10 razones para implementar Gestión Documental

Muchas empresas se debaten aún entre las razones para contratar un Sistema de Gestión Documental como un servicio más para administrar sus documentos. A continuación repasamos algunas de las buenas razones que tenemos para implementar esta solución:

1. Inmediatez en la información

Cuando implemente gestión documental puede hacer llegar la información a quién la necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la información extraída de documentos a sistemas externos.

2. Mejor servicio al cliente

Con gestión documental obtendrá un mayor control de todos sus documentos, los cual le permitirá saber su estado, ubicación y la persona a cargo, mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo si automatiza este proceso, garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de ejecución.

3. Aumento de la eficacia

El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que antes eran manuales pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. Lo anterior, permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error.

4. Aumento de la productividad

Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.

5. Ahorro de espacio

Con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento óptimo del archivo físico.

Lea también: ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

6. Ahorro de costos

Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:

  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
  • Reducción del 50% en los costos de copiado.
  • Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.

 

7. Acceso rápido a la información

El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales.

8. Cumplimiento de la ley

Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.

9. Ahorro de papel:

Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que toda la información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma, no sólo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se adoptan buenas prácticas que permiten el uso eficiente de los recursos minimizando el impacto ambiental y maximizando su viabilidad económica.

10. Control de la información

Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.

Los beneficios anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva un Sistema de Gestión Documental y se logran con un adecuado manejo en la implementación con personal altamente calificado en conocimiento y experiencia, por eso, no dude en comunicarse con nosotros y consultarnos sea cual sea su inquietud o necesidad.

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