Son muchos los sectores que requieren una correcta gestin documental para su funcionamiento. Los documentos son una constante en la vida profesional de los seres humanos, se puede afirmar que, de uno u otro modo, todos los empleados de cualquier sector, manejan documentos ya sea buscando, creando, utilizando, relacionndolos entre s, firmando, archivando y custodindolos de manera intensiva. Hasta hace unos aos, todos los documentos revestan la misma forma fsica; el papel, que aportaba cierta seguridad en su manejo y conservacin, pero sta prctica conlleva grandes riesgos de seguridad en el manejo de la informacin, adems de su difcil almacenamiento y conservacin.

Un sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin, clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin. Las siguientes 3 razones sern suficientes para comenzar con su implementacin.

1.Mejoramiento de la eficiencia y la eficacia:

Segn la norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Define eficacia como:

Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados y eficiencia como: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

El manejo exitoso del sistema de gestin documental aporta una cantidad de beneficios claves para la estrategia de tu compaa y se ver reflejado en el incremento de la eficiencia y eficacia; permitiendo contribuir de manera significativa a mejorar los procesos de direccin, la seguridad jurdica, la calidad de la documentacin, la imagen interna de la empresa, la cultura corporativa, entre otros.

El trnsito de la informacin se optimiza brindando la agilidad necesaria para no perder tiempo valioso en encontrar documentos y de este modo los empleados se pueden focalizar an ms en los procesos realmente importantes y significativos, adems de tomar decisiones acertadas y alineadas con los objetivos del negocio.

2.Reduccin en los costos de archivo y espacio de almacenamiento

Una de las ventajas ms importantes que permiten la gestin documental, es la reduccin de espacio de almacenamiento, la obtencin de un medio de archivo seguro y durable, la reduccin de costos, el respaldo legal en informacin contable, entre otras.

Se reducen los espacios donde se conservan los documentos, ya que no se cuenta con la presencia de la papelera arrumada o en estorbosos archivadores, adems de facilitar la bsqueda y/o consulta de dichos documentos.

Ahorro de gastos en copias, duplicados, tiempo, dinero y uso racional de los recursos. Al implementar gestin documental se reducen los costos, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organizacin. (Gestin.org/gestion-documental: Informacin tomada el da 17 de marzo de 2016)

3.Informacin segura y cumplimiento de la norma

El sistema de gestin documental permite controlar el acceso a la informacin que es confidencial y aplicar las respectivas medidas de seguridad. As mismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatizacin y organizacin de los procesos documentales.

Se evita la prdida y robo de documentos, ya que estn todos seguros en un servidor documental central y pueden tener acceso slo las personas que la empresa considere pertinente para dicha labor.

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Todas estas prcticas deben ser supervisadas y monitoreadas por un grupo de personas que tengan la capacidad y conocimiento del tema, ya que la mala utilizacin y aplicacin de la gestin documental provoca esfuerzos y gastos elevados que no son fciles de detectar ni de cuantificar. En Process OnLine nos preocupamos por su empresa, por eso cualquier inquietud sobre el tema estamos abiertos a escucharlos y brindarles la mejor asesora al respecto.

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