La gestión de procesos de negocio también conocido como Business Process Management (BPM) ha permitido a organizaciones de todos los tamaños e industrias automatizar procesos manuales, disminuir errores, reducir gastos y mejorar los ingresos. Cuando los directivos aprenden acerca de los resultados positivos de los que gozan aquellos que implementan BPM, quieren entrar en esa lista de beneficiados.
Una de las grandes ventajas de BPM es que es una disciplina que funciona para todo tipo de negocios y tamaños. No obstante, existe el peligro de pensar que el software de BPM por sí solo puede resolver los problemas del negocio. De hecho, hay una serie de errores comunes que las compañías cometen con el software BPM. Aquí hay 4 de ellos.
1. Tratar el BPMS como una herramienta de proyectos en lugar de una herramienta para hacer negocios
Este error consiste en ver el BPMS de una manera exclusiva para realizar un proyecto en particular y no una de manera integral para hacer la cosas. Si es usted de los que piensa en BPMS como un proyecto discreto o como un proyecto exclusivo de TI, está en un error. Este tipo de pensamientos no permitirán obtener los máximos beneficios, y en el peor de los casos, perderá su tiempo y dinero. Es necesario entender que el BPMS es una forma de hacer negocios para toda la organización y no solo una iniciativa.
2. Ignorar al usuario final en su adopción y gestión del cambio
Puede que las empresas ya tengan un BPMS dentro de sus organizaciones, pero esto no garantiza que todos los involucrados lo vayan a adoptar. Cuando se inicia un proyecto BPM, usualmente se comienza por automatizar y optimizar un solo proceso, sin embargo, es necesario tener en cuenta a todos los usuarios desde el primer día. Se deben aplicar metodologías para la gestión del cambio, de esta forma todos los usuarios estarán preparados, educados y motivados.
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3. Falta de acuerdo de roles y responsabilidades
Si desde un inicio las tareas y responsabilidades de los participantes no están claramente definidas, los errores y la confusión serán el denominador común. Cuando se implementa BPM, es necesario dejar claro cuáles son los roles de cada persona, a quiénes responden y cómo se va a medir para evitar fracasos.
4. Desinterés en revisar la efectividad del BPMS
Ejecutar el BPMS no es suficiente, muchas compañías creen que por el hecho de ejecutar e implementar el software ya todo va a salir bien, no obstante, parte importante para el éxito en estos proyectos consiste en hacerle un seguimiento continuó a los resultados obtenidos frente a los esperados y examinar las dificultades presentadas. Para lograr que la optimización sea más eficaz, es necesario hacer seguimiento continuó, ya que es a partir de estas métricas donde las compañías pueden medirse y mejorar, asegurando que su gestión se dá de forma más inteligente.
