La gestin de procesos de negocio tambin conocido como Business Process Management (BPM) ha permitido a organizaciones de todos los tamaos e industrias automatizar procesos manuales, disminuir errores, reducir gastos y mejorar los ingresos. Cuando los directivos aprenden acerca de los resultados positivos de los que gozan aquellos que implementan BPM, quieren entrar en esa lista de beneficiados.

Una de las grandes ventajas de BPM es que es una disciplina que funciona para todo tipo de negocios y tamaos. No obstante, existe el peligro de pensar que el software de BPM por s solo puede resolver los problemas del negocio. De hecho, hay una serie de errores comunes que las compaas cometen con el software BPM. Aqu hay 4 de ellos.

1. Tratar el BPMS como una herramienta de proyectos en lugar de una herramienta para hacer negocios

Este error consiste en ver el BPMS de una manera exclusiva para realizar un proyecto en particular y no una de manera integral para hacer la cosas. Si es usted de los que piensa en BPMS como un proyecto discreto o como un proyecto exclusivo de TI, est en un error. Este tipo de pensamientos no permitirn obtener los mximos beneficios, y en el peor de los casos, perder su tiempo y dinero. Es necesario entender que el BPMS es una forma de hacer negocios para toda la organizacin y no solo una iniciativa.

2. Ignorar al usuario final en su adopcin y gestin del cambio

Puede que las empresas ya tengan un BPMS dentro de sus organizaciones, pero esto no garantiza que todos los involucrados lo vayan a adoptar. Cuando se inicia un proyecto BPM, usualmente se comienza por automatizar y optimizar un solo proceso, sin embargo, es necesario tener en cuenta a todos los usuarios desde el primer da. Se deben aplicar metodologas para la gestin del cambio, de esta forma todos los usuarios estarn preparados, educados y motivados.

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3. Falta de acuerdo de roles y responsabilidades

Si desde un inicio las tareas y responsabilidades de los participantes no estn claramente definidas, los errores y la confusin sern el denominador comn. Cuando se implementa BPM, es necesario dejar claro cules son los roles de cada persona, a quines responden y cmo se va a medir para evitar fracasos.

4. Desinters en revisar la efectividad del BPMS

Ejecutar el BPMS no es suficiente, muchas compaas creen que por el hecho de ejecutar e implementar el software ya todo va a salir bien, no obstante, parte importante para el xito en estos proyectos consiste en hacerle un seguimiento contnuo a los resultados obtenidos frente a los esperados y examinar las dificultades presentadas. Para lograr que la optimizacin sea ms eficaz, es necesario hacer seguimiento contnuo, ya que es a partir de estas mtricas donde las compaas pueden medirse y mejorar, asegurando que su gestin se d de forma ms inteligente.

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