Todava existen empresas que tienen cierto temor de implementar un Sistema de Gestin Documental y dejar atrs el uso del papel. No son muchas, sin embargo, son escpticas a hacerlo. Por qu? Seguramente debido a mitos que se crean en torno a las oficinas cero papel.

En el mbito empresarial el concepto de oficina cero papel an genera temor, pues estamos en un mundo donde el papel es el soporte fundamental para la mayora de las organizaciones. Tiempo atrs, la nica forma que tenan las compaas para organizar su informacin era archivar todos sus documentos fsicos en carpetas y archivadores, as mismo, las copias de seguridad era el medio ms usado para evitar perder documentos.

Lo anterior generaba ms problemas que beneficios, ya que por un lado el espacio de las oficinas se vea realmente reducido; y por otro, la bsqueda y acceso a la informacin era ms tediosa.

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Con la llegada de la tecnologa algunas empresas han adoptado el concepto de oficina cero papel, pero todava no es una prctica muy generalizada en el medio.

 

Los mitos ms mencionados:

 

1. El software es una herramienta que no es fcil de usar

Todo lo que el hombre desconoce genera miedo, y ms an cuando se viene trabajando por aos de una misma manera, con papel. Los principales opositores de implementar un Software de Gestin Documental son las personas involucradas en el proceso, es decir, las que tendrn que trabajar con la herramienta. No obstante, una vez ellos vean los beneficios de encontrar rpido los documentos, saber su estado o quin los tiene, comenzarn a apreciar el cambio.

 

2. La gestin electrnica de documentos no es segura

Con un Software de Gestin Documental la seguridad es mayor que la generada por los procesos basados en papel, pues el software permite definir unos roles para cada persona, controlando quin puede ver el documento, editarlo, compartirlo etc. Mientras que el control de la forma tradicional (en papel) est limitada al espacio fsico en donde se encuentre el documento.

 

3. Los beneficios de implementar gestin documental se ven a largo plazo

Las empresas que ya han adoptado la digitalizacin de documentos pueden dar testimonio que los beneficios se comienzan a ver de inmediato. Dentro de las grandes ventajas se destacan el ahorro en tiempos de bsqueda, rendimiento y eficiencia del proceso. As mismo, la reduccin de espacios fsicos y la disminucin del uso de papel tambin son notorias.

 

4. Todo el papel debe eliminarse para lograr una oficina cero papel

Todo cambio se da de forma gradual, as mismo con la implementacin de un Software de Gestin Documental la reduccin de papel no se da de forma inmediata. Es importante resaltar que hay ciertos documentos que por ley no deben destruirse o tienen un tiempo de caducidad especfico. Lo realmente importante es que las empresas gozarn ms de los beneficios de la digitalizacin de los documentos y la automatizacin de los procesos durante la adopcin de gestin documental.

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