Algunas empresas viven situaciones en sus labores diarias que no saben cmo manejar sin que stas se vuelvan un problema para toda la organizacin. Con el desarrollo de la tecnologa, el mdulo de Gestin Documental del BPMSllega como la herramienta que resuelve los problemas inherentes a la produccin de documentos.

Estos problemas hacen que este mdulo se convierta en un mecanismo indispensable para cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.

El valor que tiene la informacin para una empresa permite ejecutar una estrategia de gestin de documentos que se adapte a las necesidades del negocio, adems de que sea confiable y eficiente.

Problemas tpicos:

 

1. Un documento que es utilizado por varias reas

Para aquellas empresas que deben compartir los mismos documentos se vuelve un problema a la hora de controlar los duplicados, verificar las versiones, saber qu persona tiene el original, etc. Para este tipo de problemas, el mdulo de Gestin Documental del BPMS llega como solucin para que los usuarios tengan disponibilidad de la informacin al mismo tiempo, sin generar duplicados y guardando la trazabilidad de todo lo que en l se hace.

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2. Dificultad para controlar el acceso a la informacin

Mucha de la informacin que se genera en las compaas es confidencial y debe ser guardada en lugares seguros, en muchos casos los documentos son guardados en archivadores y carpetas fsicas, lo cual dificulta su control y vulnera su acceso al espacio fsico donde estn. Con el mdulo de Gestin Documental del BPMS se pueden definir roles especficos para leer, editar, compartir o eliminar un documento, de esta manera el control de la informacin se hace efectivo para todas las personas.

3. Dificultad para conservar la informacin relevante

Es una situacin general de las empresas crear y recibir informacin, el problema radica en que despus de un tiempo no se sabe qu informacin se debe conservar y cul se puede eliminar, lo que genera un cmulo innecesario de documentos. Parte del plus del mdulo de Gestin Documental del BPMS es que permite administrar las tablas de retencin documental. Con esto se determina el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos y su disposicin final. De esta manera las empresas evitan acumular informacin innecesaria.

4. Incremento del volumen del papel

La informacin que se genera da a da al interior de las organizaciones es de gran volumen, uno de los beneficios del mdulo de Gestin Documental del BPMS es que esta informacin puede ser digitalizada y almacenada en la nube (siempre y cuando el software tenga esta caracterstica), reduciendo significativamente el uso de papel y liberando espacio fsico de las oficinas.

Son muchos los problemas a los que nuestra solucin pone freno, el xito radica en concientizar a todos los usuarios de la importancia de utilizar esta herramienta como facilitador de sus labores.

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