Algunas empresas viven situaciones en sus labores diarias que no saben cómo manejar sin que éstas se vuelvan un problema para toda la organización. Con el desarrollo de la tecnología, el módulo de Gestión Documental del BPMS llega como la herramienta que resuelve los problemas inherentes a la producción de documentos.
Estos problemas hacen que este módulo se convierta en un mecanismo indispensable para cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.
El valor que tiene la información para una empresa permite ejecutar una estrategia de gestión de documentos que se adapte a las necesidades del negocio, además de que sea confiable y eficiente.
Problemas típicos:
1. Un documento que es utilizado por varias áreas?
Para aquellas empresas que deben compartir los mismos documentos se vuelve un problema a la hora de controlar los duplicados, verificar las versiones, saber qué persona tiene el original, etc. Para este tipo de problemas, el módulo de Gestión Documental del BPMS llega como solución para que los usuarios tengan disponibilidad de la información al mismo tiempo, sin generar duplicados y guardando la trazabilidad de todo lo que en él se hace.
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2. Dificultad para controlar el acceso a la información
Mucha de la información que se genera en las compañías es confidencial y debe ser guardada en lugares seguros, en muchos casos los documentos son guardados en archivadores y carpetas físicas, lo cual dificulta su control y vulnera su acceso al espacio físico donde están. Con el módulo de Gestión Documental del BPMS se pueden definir roles especéficos para leer, editar, compartir o eliminar un documento, de esta manera el control de la información se hace efectivo para todas las personas.
3. Dificultad para conservar la información relevante?
Es una situación general de las empresas crear y recibir información, el problema radica en que después de un tiempo no se sabe qué información se debe conservar y cuál se puede eliminar, lo que genera un cúmulo innecesario de documentos. Parte del plus del módulo de Gestión Documental del BPMS es que permite administrar las tablas de retención documental. Con esto se determina el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos y su disposición final. De esta manera las empresas evitan acumular información innecesaria.
4. Incremento del volumen del papel?
La información que se genera día a día al interior de las organizaciones es de gran volumen, uno de los beneficios del módulo de Gestión Documental del BPMS es que esta información puede ser digitalizada y almacenada en la nube (siempre y cuando el software tenga esta característica), reduciendo significativamente el uso de papel y liberando espacio físico de las oficinas.
Son muchos los problemas a los que nuestra solución pone freno, el éxito radica en concientizar a todos los usuarios de la importancia de utilizar esta herramienta como facilitador de sus labores.
