Todas las empresas en su labor diaria ejecutan procesos que relacionan documentos importantes que soportan las tareas y/o actividades. Sistematizar estos procesos a travs de BPM trae grandes beneficios para las organizaciones.

Algunos de los beneficios con los que cuenta las compaas que automatizan sus procesos documentales estn:

  • Reduccin del uso del papel
  • Disminucin en la dependencia del papel
  • Ahorros en costos y tiempo
  • Bsqueda de la informacin en segundos

 

7 pasos para sistematizar

 

1. Seleccionar el proceso

Parte crucial de los procesos consiste en saber seleccionar por cul de todos comenzar. A la hora de seleccionar se debe tener en cuenta su importancia para la organizacin y el nivel de complejidad.

Lo ms recomendado en estos casos es seleccionar un proceso simple pero de gran repercusin para la organizacin, en donde los actores involucrados sean consciente de la importancia de hacerlo y los beneficios que esto traera.

2. Disearlo

El segundo paso es diagramar este proceso de tal forma que sea comprendido grficamente. Se recomienda utilizar la notacin BPMN, modelo estndar de notacin de procesos aceptado a nivel mundial.

3. Identificar los involucrados

En esta etapa se definen los roles y las personas que estarn involucradas en el proceso, as como las etapas en las cuales har parte. En este punto tambin se definen los tipos de permisos y accesos que tendr cada usuario, es decir, quien puede editar, ver, eliminar, etc. un documento.

4. Crear los formularios

La cuarta etapa consiste en definir los tipos de datos que son necesarios en el proceso documental. Por ejemplo, en el proceso de seleccin de personal existe un formulario con los datos generales del nuevo empleado como cdula de identificacin, nombre completo, fecha de nacimiento, etc.

En este mismo punto se definen cules sern esos campos de carcter obligatorio, cules sern visibles y se identifican las necesidades de bsqueda para filtrar la informacin segn la clasificacin que defina la organizacin.

5. Asociar los documentos

Se definen los tipos de documentos que van a soportar el proceso documental , por ejemplo, fotocopias de la cdula, hojas de vida, certificado de cuenta bancaria, libreta militar (para hombres), etc.

6. Seleccionar la herramienta

Es importante hacer una buena seleccin del software BPM que tenga las caractersticas necesarias para suplir las necesidades de tu negocio.

  • BPM orientado a documentos
  • BPM orientado a produccin
  • BPM orientado a la integracin de aplicaciones

 

Para realizar la seleccin ms efectiva se debe tener un conocimiento exhaustivo de las reglas de negocio y cuales son los objetivos que se quieren lograr.

7. Indicadores
  • Tiempo que tardan las actividades en realizarse
  • Cumplimiento de las reglas de negocio
  • Cantidad de procesos iniciados
  • Detectar los cuellos de botella por medio de los indicadores
  • Verificar que todos los procesos estn alineados a los objetivos planteados

 

 

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