Todas las empresas en su labor diaria ejecutan procesos que relacionan documentos importantes que soportan las tareas y/o actividades. Sistematizar estos procesos a través de BPM trae grandes beneficios para las organizaciones.
Algunos de los beneficios con los que cuenta las compañías que automatizan sus procesos documentales están:
- Reducción del uso del papel
- Disminución en la dependencia del papel
- Ahorros en costos y tiempo
- Búsqueda de la información en segundos
7 pasos para sistematizar
1. Seleccionar el proceso
Parte crucial de los procesos consiste en saber seleccionar por cuál de todos comenzar. A la hora de seleccionar se debe tener en cuenta su importancia para la organización y el nivel de complejidad.
Lo más recomendado en estos casos es seleccionar un proceso simple pero de gran repercusión para la organización, en donde los actores involucrados sean consciente de la importancia de hacerlo y los beneficios que esto traería.
2. Diseñarlo
El segundo paso es diagramar este proceso de tal forma que sea comprendido gráficamente. Se recomienda utilizar la notación BPMN, modelo estándar de notación de procesos aceptado a nivel mundial.
3. Identificar los involucrados
En esta etapa se definen los roles y las personas que estarán involucradas en el proceso, así como las etapas en las cuales hará parte. En este punto también se definen los tipos de permisos y accesos que tendrá cada usuario, es decir, quien puede editar, ver, eliminar, etc. un documento.
4. Crear los formularios
La cuarta etapa consiste en definir los tipos de datos que son necesarios en el proceso documental. Por ejemplo, en el proceso de selección de personal existe un formulario con los datos generales del nuevo empleado como cédula de identificación, nombre completo, fecha de nacimiento, etc.
En este mismo punto se definen cuáles serán esos campos de carácter obligatorio, cuáles serán visibles y se identifican las necesidades de búsqueda para filtrar la información según la clasificación que defina la organización.
5. Asociar los documentos
Se definen los tipos de documentos que van a soportar el proceso documental , por ejemplo, fotocopias de la cédula, hojas de vida, certificado de cuenta bancaria, libreta militar (para hombres), etc.
6. Seleccionar la herramienta
Es importante hacer una buena selección del software BPM que tenga las características necesarias para suplir las necesidades de tu negocio.
- BPM orientado a documentos
- BPM orientado a producción
- BPM orientado a la integración de aplicaciones
Para realizar la selección más efectiva se debe tener un conocimiento exhaustivo de las reglas de negocio y cuales son los objetivos que se quieren lograr.
7. Indicadores
- Tiempo que tardan las actividades en realizarse
- Cumplimiento de las reglas de negocio
- Cantidad de procesos iniciados
- Detectar los cuellos de botella por medio de los indicadores
- Verificar que todos los procesos estén alineados a los objetivos planteados
