En artículos anteriores hemos hablado y definido muchas características de la Gestión documental y como su implementación puede hacer maravillas por su empresa. También, recordemos que es apta para todo tipo de compañías, sean grandes o pequeñas y lo más importante es que la Gestión Documental no es un gasto sino una inversión, pero su adecuado manejo hace que realmente sea rentable.
Se encuentran diversas ventajas con respecto al uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental tales como:
- Ahorro de tiempo.
- Aumento de la productividad.
- Seguridad e inmediatez.
- Acceso a la información de forma rápida y eficaz.
- Personalización y seguridad de los documentos.
- Ahorro en los recursos tanto físicos como humanos.
Los ítems nombrados anteriormente son sólo algunas de las múltiples ganancias que deja la Gestión Documental. Gracias a una buena práctica de esta una empresa puede automatizar la información de sus clientes y, éstos, ven la eficacia de la empresa en ciertos procesos ya que los tiempos de respuesta y de accesibilidad a la información se vuelven mucho más cortos y es precisamente eso lo que quieren nuestros usuarios, todo al alcance de sus manos y de forma casi inmediata.
María Jesús Valseca, Consultora y experta en la gestión y tratamiento de la documentación, nos menciona en uno de sus artículos que:
Gestión documental = Documentos a salvo
Es una manera de no encontrarnos con la desagradable sorpresa de que el documento que buscas se ha ¿perdido?, una vez que está en la nube, está localizable y es difícil que se pierda. Todo ello ayuda a la localización de los documentos con rapidez, pues antes de tener la gestión documental incorporada en la empresa se podía tardar días en encontrar lo que se necesita. Con un buen software, la localización del documento es rápida, fácil y ágil desde cualquier puesto de la empresa que tenga acceso a los documentos.
Gracias a la Gestión Documental una empresa tiene sus documentos a salvo, ya que digitalizando y archivando (ya sea en disco o en la nube) los documentos no se perderán. De ahí que una empresa que digitaliza y organiza sus documentos reduce costes y tiempo, lo que nos dice que con una buena gestión documental una empresa es productiva.
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Las compañías donde la implementación y el uso del Sistema de Gestión Documental? se realiza de forma organizada, es una empresa que necesita poco espacio para el almacenamiento de los distintos documentos que generan los procesos ya que al digitalizar la documentación se puede reducir y optimizar entre un 30 y 40% las instalaciones por tener almacenada la información en la nube y no en disco.
Para evitar los errores más comunes que se tienen a la hora de implementar este sistema, lo mejor es consultar y contar con la asesoría constante de un especialista en Gestión Documental, es vital poder tener personal altamente calificado para todos los procesos y actividades que conlleva. Porque al creer que la Gestión Documental saldrá por sí sola sin soporte ni ayuda alguna, sería un desperdicio de tiempo y dinero por parte de la compañía. Process OnLine es experto en lo que hace. Por eso, si requiere de una asesoría, no dude en contactarnos, estamos disponibles para atender todas sus inquietudes sobre el tema.
