En artculos anteriores hemos hablado y definido muchas caractersticas de la Gestin documental y como su implementacin puede hacer maravillas por su empresa. Tambin, recordemos que es apta para todo tipo de compaas, sean grandes o pequeas y lo ms importante es que la Gestin Documental no es un gasto sino una inversin, pero su adecuado manejo hace que realmente sea rentable.

Se encuentran diversas ventajas con respecto al uso e implementacin de un Sistema de Gestin Documental tales como:

  • Ahorro de tiempo.
  • Aumento de la productividad.
  • Seguridad e inmediatez.
  • Acceso a la informacin de forma rpida y eficaz.
  • Personalizacin y seguridad de los documentos.
  • Ahorro en los recursos tanto fsicos como humanos.

 

Los tems nombrados anteriormente son slo algunas de las mltiples ganancias que deja la Gestin Documental. Gracias a una buena prctica de esta una empresa puede automatizar la informacin de sus clientes y, stos, ven la eficacia de la empresa en ciertos procesos ya que los tiempos de respuesta y de accesibilidad a la informacin se vuelven mucho ms cortos y es precisamente eso lo que quieren nuestros usuarios, todo al alcance de sus manos y de forma casi inmediata.

Mara Jess Valseca, Consultora y experta en la gestin y tratamiento de la documentacin, nos menciona en uno de sus artculos que:

Gestin documental = Documentos a salvo

Es una manera de no encontrarnos con la desagradable sorpresa de que el documento que buscas se ha perdido, una vez que est en la nube, est localizable y es difcil que se pierda. Todo ello ayuda a la localizacin de los documentos con rapidez, pues antes de tener la gestin documental incorporada en la empresa se poda tardar das en encontrar lo que se necesita. Con un buen software, la localizacin del documento es rpida, fcil y gil desde cualquier puesto de la empresa que tenga acceso a los documentos.

Gracias a la Gestin Documental una empresa tiene sus documentos a salvo, ya que digitalizando y archivando (ya sea en disco o en la nube) los documentos no se perdern. De ah que una empresa que digitaliza y organiza sus documentos reduce costes y tiempo, lo que nos dice que con una buena gestin documental una empresa es productiva.

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Las compaas donde la implementacin y el uso del Sistema de Gestin Documental se realiza de forma organizada, es una empresa que necesita poco espacio para el almacenamiento de los distintos documentos que generan los procesos ya que al digitalizar la documentacin se puede reducir y optimizar entre un 30 y 40% las instalaciones por tener almacenada la informacin en la nube y no en disco.

Para evitar los errores ms comunes que se tienen a la hora de implementar este sistema, lo mejor es consultar y contar con la asesora constante de un especialista en Gestin Documental, es vital poder tener personal altamente calificado para todos los procesos y actividades que conlleva. Porque al creer que la Gestin Documental saldr por s sola sin soporte ni ayuda alguna, sera un desperdicio de tiempo y dinero por parte de la compaa. Process OnLine es experto en lo que hace. Por eso, si requiere de una asesora, no dude en contactarnos, estamos disponibles para atender todas sus inquietudes sobre el tema.

Quiero implementar Gestin Documental!