¿Es tu empresa de las que está teniendo problemas con la entrega oportuna de productos? ¿Sufres de muchas quejas por parte de los clientes? ¿Tienes demoras en la elaboración de reportes? ¿Tu trabajo está centrado últimamente en solucionar problemas para mantener en marcha la compañía? Si las respuestas anteriores son afirmativas es probable que tengas cuellos de botella en tus procesos. En este artículo te contamos cómo detectarlos y qué hacer para eliminarlos.
Los comúnmente llamados “cuellos de botella” en el mundo de los negocios son aquellos procesos que a nivel interno no se ejecutan de manera rápida, aumentando los tiempos de espera, reduciendo la productividad y eficiencia de la organización.
Si estas fallas no se paran a tiempo, las organizaciones están en riesgo de aumentar el número de clientes insatisfechos, tener pérdidas importantes en los ingresos, incrementar los tiempos de espera, bajar la calidad de sus productos y servicios, e incrementar un mayor número de empleados insatisfechos y estresados.
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Para evitar que las situaciones anteriores pasen, en primer lugar se debe identificar qué está ocasionando los problemas.
¿Cómo descubrir los cuellos de botella?
Para descubrir los cuellos de botella dentro de su empresa, se debe analizar muy bien cuál es la fuente de estrés de los empleados. Para ello es importante responder unas preguntas que pueden ayudar a descifrar de dónde viene la causa del problema.
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¿Cúal actividad o tarea está tomando más del tiempo estipulado por los empleados y a qué se debe?
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¿Qué tarea al interior de la empresa genera el mayor estrés para los empleados?
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¿El trabajo de los empleados depende de reportes, otros recursos o de mayor información?
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¿Existen áreas con sobrecarga de trabajo?
Si al responder estas preguntas sigues sin encontrar la causa, lo más recomendado es diagramar el proceso y analizarlo en cada una de sus etapas. Es posible que dentro de un mismo proceso haya más de un cuello de botella, es decir, si en el proceso de radicación de una factura hay demoras en el paso #2 porque la factura no llegó donde la persona indicada, y más adelante en el #6 porque el sistema está caído, se debe considerar automatizar este proceso para evitar este tipo de situaciones sigan sucediendo.
Una vez se detecta el cuello de botella, sigue los siguientes consejos para eliminarlo:
1. Busca salidas sencillas: en un principio es importante reunir todos los esfuerzos para buscar salidas rápidas que no requieran altas inversiones de tiempo y dinero.
2. Reorganiza tus flujos de trabajo: analiza y examina qué tipos de tareas son posibles eliminar y las cuáles no son necesarias en el proceso. Manténte enfocado en tus prioridades.
3. Selecciona los líderes de tu equipo: escoge las personas más productivas de tu equipo y apóyate en tecnología para agilizar los cuellos de botella. Una herramienta BPM es una solución sencilla para problemas no sofisticados, que puede ser puede ser muy útil para hacer correcciones a tiempo y maximizar el talento de tus trabajadores.
4. Invierte en capacidad: si cuentas con el capital realiza inversiones en tecnología o contrata nuevo personal que te permita agilizar tu trabajo y mantener un control sobre el mismo.
Si sientes que todavía no encuentras una solución, llámanos, nosotros te ayudaremos a optimizar tus procesos.
