El día a día de muchas constructoras está compuesto por abundancia de documentos físicos, trámites manuales, uso de hojas de cálculo para el control de los procesos, altos costos de mensajería para el transporte y administración de los documentos, por mencionar algunos.
Dentro de los principales objetivos de cualquier constructora está mantener un control total para cada una de sus obras, manteniendo la eficiencia y buena gestión de sus documentos que son parte fundamental del negocio.
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El módulo de Gestión Documental del BPMS llega como solución a las problemáticas con las que muchas constructoras viven.
Beneficios
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Reducción del uso del papel: con gestión documental se logra reducir en promedio entre el 40 % 50 % de la papelería.
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Reducción de costos de mensajería: algunas constructoras deben reportar y enviar todos los documentos provenientes de las obras a una oficina central, esto genera unos costos derivados del envío entre ambas dependencias, que con gestión documental pueden reducirse en promedio en un 50 %.
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Acelerar el tiempo que se invierte en recibir y radicar una factura: implementar gestión documental ayuda a que el proceso de recibo y radicación de una factura sea más ágil, ya que las facturas son escaneadas e inician un procedimiento en donde cada persona involucrada en el proceso es notificada para que realice la actividad que le corresponde hasta finalizar con el radicado.
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Mejoras en el Sistema de gestión de calidad: con gestión documental el sistema de calidad se ve beneficiado ya que permite tener un control de documentos, realizar auditorías internas de calidad, tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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