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La competitividad del mercado empresarial actual exige que las organizaciones asuman retos de transformación e innovación de cara al futuro. Lo anterior se explica por la evolución de la gestión empresarial, que desde la década de los 90 y con la llegada de Internet ha experimentado cambios significativos.

Por esta razón, si una empresa está interesada en aumentar la rentabilidad de su negocio, no debería pasar por alto la elaboración y ejecución de un plan de acción que articule estrategias y metodologías, con el fin de optimizar sus procesos, reducir sus costos de operación y maximizar sus rendimientos.

La tecnología BPM como estrategia para mejorar la rentabilidad de tu negocio

Una de las metodologías que sin duda contribuye al incremento de la rentabilidad de cualquier empresa es la tecnología BPM (Business Process Management). En este artículo te presentamos algunos aspectos clave que debes tener en cuenta al momento de integrar esta tecnología a los objetivos definidos por tu organización.

Antes de entrar en materia, repasemos en términos sencillos lo que significa BPM. Esta tecnología puede definirse como una estructura cohesionada que posibilita la coordinación de los siguientes elementos:

• Plataformas de gestión
• Tecnologías de colaboración
• Herramientas de software empresarial
• Procesos automatizados

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El resultado de esta coordinación es la optimización de los procesos de negocio, la cual puede medirse a través de indicadores de eficiencia y eficacia. La mejora permanente de estos indicadores se verá reflejada entonces en la rentabilidad de la organización.

En este punto, tal vez te preguntes qué tienen que ver la eficiencia y la eficacia con la rentabilidad de una empresa. La respuesta es simple. Un proceso eficiente es aquel que se lleva a cabo con éxito, utilizando la menor cantidad de recursos. Por su parte, un proceso eficaz es el que cumple con la totalidad de los objetivos propuestos.

Ahora bien, si la rentabilidad expresa la relación entre los beneficios que se obtienen de un proceso y la inversión de recursos que este proceso demanda, es claro que un proceso eficiente será también un proceso rentable.  De igual forma, una empresa ineficiente en sus procesos será una empresa en la que los recursos se desaprovechan: una empresa que no es rentable.  

Es aquí donde la tecnología BPM, entendida en los términos ya expuestos, puede aportar soluciones integrales a problemas complejos de ineficiencia e ineficacia en operaciones y procesos empresariales. ¿Cómo? En palabras de Flor Nancy Díaz (2008), la clave está en la adecuada articulación de tres pilares básicos: la estrategia, los procesos y la tecnología.

¿Cómo articular los tres pilares básicos para obtener una mayor rentabilidad?

Para que estos pilares puedan integrarse de manera apropiada, la tecnología BPM debe intervenir sobre un conjunto de dimensiones que interactúan de forma dinámica en cada uno de los procesos. Según Luis Sanchez (2006), son 6 las dimensiones que se ven afectadas de manera positiva en la aplicación de BPM:

1. Talento Humano
2. Políticas, normas y reglas
3. Condiciones de infraestructura física
4. Infraestructura implementada en tecnologías de información y comunicaciones
5. Trabajos y roles
6. Estructura de la organización

Si quieres conocer más sobre arquitectura empresarial, dale un vistazo a nuestro artículo: “Las cuatro dimensiones de la arquitectura empresarial”.

La tecnología BPM no solo interviene en cada una de estas dimensiones, sino que analiza la interacción entre ellas, es decir, la manera como se relacionan y se ordenan en función de los objetivos estratégicos de la empresa y de los parámetros de eficiencia y eficacia.

Para explicar el impacto del BPM en la rentabilidad de una empresa, tomemos como ejemplo la segunda dimensión, relativa a las políticas, normas y reglas. La evaluación y el monitoreo de esta dimensión supone la revisión detallada de las actividades implicadas en un proceso específico, con el fin de identificar las acciones que no adicionan valor o aquellas que no cumplen con los lineamientos del negocio.

Es posible que los resultados del análisis de esta dimensión muestren que una de las causas de la ineficiencia de un proceso está en la carencia de competencias y habilidades necesarias para la ejecución de las actividades. De este modo, la dimensión concerniente a las políticas deberá trabajar de la mano con la dimensión de talento humano para integrar dentro de los lineamientos de la empresa la capacitación permanente de sus trabajadores.

¿Qué ventajas se obtienen de implementar la tecnología BPM?

El informe obtenido del análisis de procesos a partir de una metodología BPM proporcionará, por lo tanto, una base sólida para la toma de decisiones acertadas en términos de costos y beneficios. La optimización y la articulación de las seis dimensiones se traducirá no solo en una mayor rentabilidad, sino también, y en igual o mayor orden de importancia, en la sostenibilidad de la empresa a lo largo del tiempo.

En una época donde el mercado empresarial exige soluciones ágiles a problemas complejos, así como la reducción de los tiempos de producción, la implementación de la tecnología BPM representa una oportunidad gigantesca de crecimiento y sostenibilidad empresarial.

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Entre los desafíos empresariales en la era digital se encuentra la gran inversión que deben realizar las empresas en Hardware y Software, la contratación de equipos especializados de trabajo que conozcan como implementarlos, la cultura de mejora continua que debe desarrollarse para adaptarse a los tiempos actuales y una infinidad de desafíos que deben sobrepasar las empresas para poder triunfar. Sin embargo, existe una que en mis años laborados es la que mas llama mi atención y en la que quisiera enfocarme en este escrito.

La resistencia al cambio o salir de nuestra zona de confort es para mí el desafío mas importante al que deben enfrentarse las empresas en la era digital. Somos conscientes de que las personas son el activo mas importante de las empresas, por esto, deben estar convencidas de que las nuevas tecnologías nos ayudan a mejorar nuestra calidad de vida en el ámbito personal y laboral. Ya que esto tiene un impacto en la relación que tenemos con nuestros clientes y la rentabilidad que generan nuestros negocios.

Las consecuencias de la resistencia al cambio

Un equipo de trabajo no empoderado con las nuevas tecnologías es una “piedra en el zapato” para nuestra empresa y pone en riesgo la existencia de esta en el mercado. Con esto, no quiero decir que las nuevas tecnologías son la excusa perfecta para despedir a nuestros equipos, sino la razón para buscar estrategias corporativas y culturales que permitan el empoderamiento.

Un grave error que se he escuchado en mi labor es que las nuevas tecnologías reemplazan el trabajo de las personas y que pueden ayudar a los empresarios a ahorrar dinero en contrataciones. Sin embargo, esto no debe venderse de esta manera. Por el contrario, se debe explicar a los equipos de trabajo el gran valor que tienen sus labores y que estás pueden ser utilizadas en otras áreas de las empresas.

Por esto, las empresas deben enfocar su atención, antes que nada, en gestionar el cambio de sus equipos de trabajo y contar las ventajas de la era digital.

¿Qué es la automatización de procesos BPM? Aquí te contamos todo lo que debes saber sobre el modelo de gestión sobre el cuál puedes optimizar el funcionamiento de tus procesos. Además, te explicamos qué conlleva este para tu empresa, cómo funciona y qué procesos concibe automatizar.  

¿Qué es BPM?  

BPM son las siglas de Business Process Management, o Gestión por Procesos de Negocio en español. Este se refiere al conjunto de mecanismos, herramientas, tecnologías y formas en las que se realiza la gestión de los procesos de una empresa. El BPM se sustenta en una gestión por procesos empresariales integrados coan un sistema tecnológico para combinar las metodologías de proceso con las de gobierno.  

Conoce más sobre BPM aquí: ¿Qué es el BPM? 

¿Qué es la RPA? 

La RPA significa, por sus siglas en inglés, Automatización Robótica de Procesos. Este hace referencia a todos aquellos procesos dirigidos a la implementación y programación de software inteligentes o “robots” de software que imitan y replican las acciones de los usuarios humanos. Esta tecnología se ha logrado instaurar en una amplia gama de industrias en las que las personas realizan tareas de manera repetitiva y en las que por medio de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) se pueden simplificar y optimizar -sin cometer error alguno- los procesos.  

En este sentido, la RPA significa la utilización de robots para imitar las acciones de los humanos y realizarlas de forma repetitiva. El principal rol de la RPA es reemplazar el trabajo humano por sistemas o robots automáticos que tomen menos tiempo y recursos en realizar la misma tarea. 

RPA y BPM  

Entendiendo el RPA como el término por el que se define la utilización de sistemas de automatización para procesos empresariales, seguro que debes estarte preguntando por su relación con la metodología BPM.  

Bueno, pues, en primer lugar, es importante aclarar que estos no son términos mutuamente excluyentes. La implementación de un modelo BPM y la utilización de herramientas de RPA puede ser complementaria y, en realidad, ampliamente beneficiosa para la empresa.  

Mientras que, en una mano, el modelo de automatización BPM busca la definición de flujos de trabajo genéricos, la tecnología RPA se aplica de forma específica para un subproceso. Es decir, el BPM se aplica para gestionar un proceso operacional general de la empresa en donde se deben articular los trabajos entre los diferentes sistemas y personas. Mientras que, la RPA utiliza un robot de software para reemplazar el trabajo específico y repetitivo que en otras ocasiones realiza un humano.  

Para entender la relación simbiótica de estos dos, vale la pena poner en perspectiva el uso de la RPA. Esta tecnología solamente puede ser utilizada para aquellas tareas manuales que son altamente repetitivas y que poco o nada cambian a lo largo del tiempo. En este sentido, se usa para: contabilidad, procesos de conciliaciones bancarias, conciliaciones inter-compañias, procesos de causación, procesos de cargue y descargue de información, etc.  

Así siendo, el BPM, entendida como una metodología holística, puede hacer uso de herramientas de RPA y también de sistemas de automatización propias.  

Las posibilidades de interconexión son tales, que hoy incluso se habla sobre Automatización Inteligente, en donde se combinan el BPM, la RPA y la IA para crear procesos automatizados más avanzados.  

¿Qué procesos se pueden automatizar en un modelo BPM?  

A continuación, te contamos algunos de los mejores proceso para automatizar que debes tener en cuenta en la aplicación de estrategias de BPM que busquen optimizar tus procesos.  

Relacionamiento con los clientes: De los procesos principales más importantes para una empresa se encuentran aquellos directamente relacionados con el cliente y su experiencia. A través de una buena customer experience se puede asegurar la fidelización del cliente y una continuidad en el servicio o compra del producto. Hoy, uno de los principales hábitos de consumo del cliente depende de la agilidad y velocidad en el manejo de Quejas y reclamos y la efectividad para responder a sus preguntas. Por eso, implementar sistemas que agilicen los tiempos de respuesta en la relación empresa-cliente, es una obligación para la era digital. Esto se puede hacer a través de:  

Procesos contables: En realidad, los procesos del servicio contable son de los más automatizados a través de herramientas de RPA. En estos, se busca eliminar casi por completo la intervención humana de subprocesos relacionados con la contabilidad empresarial. La razón es la mecanicidad de estos procesos que los hace perfectos para la aplicación de softwares de robot.   

• Causación: Se puede aplicar un sistema automático de reconocimiento de recibos y su respectiva causación con otras compañías o causación bancaria.  

• Cuentas por pagar: Se puede crear un sistema automatizado de recepción, aprobación, auditoría y pago de cuentas por pagar a los proveedores y acreedores de la empresa.  

Beneficios de la automatización  

1. Libera potencial humano  

Automatizando aquellas tareas manuales y repetitivas puedes estar seguro de que el potencial humano de tu empresa está siendo aprovechado al máximo. En tanto los robot de software toman bajo su operación aquellas tareas automatizables, los humanos enfocan su energía en los procesos que producen valor agregado para la organización.  

2. Mejora la experiencia de cliente  

En un mundo virtualizado, la velocidad es un requerimiento esencial para los usuarios. Esta regla es la línea diferenciadora entre una experiencia de cliente positiva y una negativa. Automatizando los procesos empresariales relacionados con la experiencia del cliente, la empresa puede estar segura de estar respondiendo a esta necesidad humana producto del mundo online.  

3. Controla mejor los procesos más importantes  

Mediante el control y el monitoreo adaptativo, la empresa puede eliminar aquellos errores que antes eran producidos por los humanos, a la vez que asegura la obtención de resultados en tiempos estrictamente determinados. En este sentido, la empresa mejora la calidad y la homogeneidad de los productos ofrecidos.  

4. Reduce los costos  

La automatización, indudablemente, produce una amplia reducción en aquellas tareas que requieren poco conocimiento de fondo y producen poco valor añadido. Utilizando un software, la empresa reduce el costo de llevar a cabo estas funciones del back-office, mientras optimiza la inversión en talento humano.  

5. Impulsa la flexibilidad de la empresa 

Los software proporcionan flexibilidad y adaptabilidad a la empresa ya que son reprogramables frente al cambio. De esta forma, implementar una nueva tarea automática dentro de la cadena de producción no requiere horas o días de entrenamiento de un humano, sino un reajuste del software automatizado.