Las 5 razones por las que DEBES invertir en automatización BPM en los procesos de tu empresa

La automatización BPM de procesos empresariales ya no es una opción, es una regla. En este blog te contamos a qué nos referimos con la automatización de los mismos con una metodología BPM y por qué es urgente que implementes esta estrategia tan pronto como puedas.

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¿Qué es la automatización?

En pocas palabras, la automatización hace referencia a la utilización de máquinas o softwares para la ejecución automática de los procesos. En BPM, esto significa la utilización de sistemas que replican los procesos (automatización) con el fin de incorporar sistemas y personas en una estructura operacional sólida.

La automatización es una herramienta más que permite reducir los costos de operación de una empresa a través de la utilización de sistemas que replican las acciones humanas. Los procesos automatizados cuestan menos a la empresa (pues no requieren de intervención humana), tienen menos riesgo de error y se realizan mucho más rápido que aquellos que dependen de intervención manual.

Sin embargo, no todos los procesos son complemente automatizables, ni todos los sistemas de automatización son de automatización completa. Hay equipos o procesos de semi-automatización en los que la intervención humana sigue teniendo un rol importante.

El primer ejemplo de automatización real en el mundo fue el Telar de Jacquard que a inicios del S. XVIII utilizó tarjetas perforadas para tejer sin necesidad de intervención humana. Este primer ejemplo de automatización impulsó la productividad en más de 10 veces ya que mientras una persona telaba 2cm de brocado en una semana, el telar de Jacquard hacía hasta 60 centimetros.

Las 5 razones por las que es crucial la automatización BPM

  1. El aumento de las necesidades de seguridad en el trabajo:

En un ambiente empresarial altamente interconectado y competitivo, las tecnologías digitales han tomado un rol fundamental para las empresas y su relacionamiento con los clientes. En este espacio, la implementación de tecnologías en la nube, on-premise y los sistemas de gestión digitalizados plantean retos sobre la seguridad del trabajo. La aplicación de sistemas de automatización BPM permite centralizar e integrar los procesos en los que intervienen humanos y sistemas en una plataforma segura y eficaz. De hecho, estos sistemas incorporan medidas de seguridad que permiten controlar el acceso a la información y gestionar la accesibilidad de los datos tanto para robots como para personas. asegurando uno de los activos más importantes de la empresa; su conocimiento.

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  • Los cambios en los hábitos de consumo:

Otra de las consecuencias más claro procesos de transformación digital han sido los cambios en los hábitos de consumo dentro de los clientes de todo tipo de industrias. En general, los clientes dentro del ambiente digital tienden a preferir aquellas soluciones o empresas que priorizan la agilidad y la eficacia. Justamente estos son 2 de los objetivos principales de la metodología BPM en la optimización de los procesos.

  • Un nuevo ambiente más competitivo e interconectado:

De la misma forma, las empresas no solamente deben atender a las necesidades que han generado los clientes dentro del espacio digital, sino que también deben responder a un nuevo ambiente de competitividad. Así, la optimización de los procesos a través de robots automatizados permite a la empresa aumentar sus ventajas competitivas en el mercado y reducir los tiempos de operación frente otros.

  • Mayor control de los procesos:

A través de la aplicación de sistemas de automatización de los procesos bajo un modelo de BPM la empresa puede asegurarse de tener mayor control de la operación en general. Esto se debe a que los procesos automatizados dependen de sistemas de código y reglas estipuladas que pueden ser cambiadas a voluntad conforme se necesite. Lo que, a su vez, produce empresas más flexibles y adaptables al cambio. 

  • Reorganización de los recursos:

Los sistemas de automatización del modelo BPM le permiten a la empresa reorganizar sus recursos humanos y redirigir las horas de trabajo hacia actividades con valor añadido. Así, pueden estar seguras de estar optimizando sus recursos financieros y humanos y empleandolos en el corazón del negocio y no en las tareas del back-office.

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POL, una de las 20 compañías de tecnología más promisorias de América Latina

En la versión 2021 para Latinoamérica de la revista CIO Review, POL ha sido seleccionada como una de las 20 compañías de tecnología más promisorias de la región.

CIO Review es una de las más importantes revistas de Estados Unidos, Europa y Latinoamérica que presenta a los CIO y CTO de las principales compañías del sector empresarial en tecnología. Además, es una valiosa plataforma de información para los ejecutivos, los especialistas comerciales, los compradores de TI y otros responsables de la toma de decisiones sobre las nuevas tendencias tecnológicas en el mundo.

En la versión 2021 y después de 6 meses de proceso, POL ha sido seleccionada junto a otras 19 empresas de América Latina como una de las 20 compañías de tecnología más promisorias de la región.

En la nota completa, encontrada en la página oficial de CIO Review Latinoamérica, se resalta la capacidad transformadora de los servicios de POL para el impulso de las empresas de la región en sus procesos de Transformación Digital en la postpandemia. Además, se exalta nuestra capacidad innovadora para entender el cambio de paradigma del contexto y el rol que tiene la automatización y los procesos tecnológicos en la ampliación del espectro de las compañías de un marco local a uno internacional.

El diseño, la transformación y optimización de los procesos a través de soluciones de BPMS, gestión documental y arquitectura sistematizada posicionan a POL como una empresa disruptiva. En palabras de la revista:

“La compañía está actualmente camino de convertirse en «El Google» de los procesos basados en el conocimiento y permanentes esfuerzos de experimentación que se materializan en soluciones tecnológicas.”

Gracias a los más de 10 años de experiencia de nuestra empresa, una tasa de éxito del 98%, el apoyo de nuestros clientes y la participación de cada uno de nuestros colaboradores, vemos hoy con orgullo este reconocimiento. Afrontamos este como reflejo de nuestro trabajo, a la vez que mantenemos nuestro enfoque de convertirnos en una de las principales empresas en proveer soluciones tecnológicas para optimizar procesos, mejorar la experiencia del cliente y maximizar la rentabilidad.

Te invitamos a leer la nota completa en: https://latin-america.cioreview.com/vendor/2021/pol

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BigData y la Inteligencia de Negocios

La información como un activo de las compañías

CRM, ERP, BPMS, ECM e IA son siglas de tecnologías que muy probablemente tiene tu empresa. Estamos en la era digital, la mayoría de nuestras acciones quedan registradas en una base de datos, ya sea porque hacemos nuestro trabajo en el ERP de la compañía, porque conducimos por una vía vigilada por cámaras capaces de analizar nuestros rasgos faciales o porque simplemente nuestro teléfono, auto, televisor, bocina inteligente, etc. tienen la capacidad de escucharnos y entender nuestro lenguaje natural.

Siempre hemos querido entender al ser humano y descubrir qué tipos de incentivos lo llevan a desarrollar una acción deseada.

¿La razón?

Si logramos descubrir esta fórmula, podremos realizar acciones puntuales que destaquen nuestro producto o servicio sobre los demás y así conseguir mayor porción del mercado.

La anterior, es una de las razones por las cuales hoy en día se considera que la información es uno de los mayores activos de las compañías. Sin embargo, el hecho de que tengas cientos de gigas o teras de datos, no quiere decir que tengas el mundo en tus manos, esto sería el equivalente a tener un terreno sobre una mina de oro, pero quizás ni has descubierto que la tienes.

La era digital se ha encargado de inundarnos de datos, de ti depende que estos se conviertan en información que se transforme en conocimiento y finalmente sea la sabiduría que lleve a tu negocio a destacarse sobre los demás.

Puede que empieces solo con ordenar tus datos y analizarlos en tablas dinámicas, o quizá ya estés preparado para implementar tus primeros tableros de control en una aplicación de BI. Incluso, puede que estés preparado para emprender un ambicioso proyecto de Big Data. No importa en qué nivel de madurez estés, lo que importa es que hagas conciencia de que tienes un lote de tierra sobre una mina de oro y es hora comenzar con las exploraciones.

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¿Qué es la automatización de procesos? 

¿Qué es la automatización de procesos BPM? Aquí te contamos todo lo que debes saber sobre el modelo de gestión sobre el cuál puedes optimizar el funcionamiento de tus procesos. Además, te explicamos qué conlleva este para tu empresa, cómo funciona y qué procesos concibe automatizar.  

¿Qué es BPM?  

BPM son las siglas de Business Process Management, o Gestión por Procesos de Negocio en español. Este se refiere al conjunto de mecanismos, herramientas, tecnologías y formas en las que se realiza la gestión de los procesos de una empresa. El BPM se sustenta en una gestión por procesos empresariales integrados coan un sistema tecnológico para combinar las metodologías de proceso con las de gobierno.  

Conoce más sobre BPM aquí: ¿Qué es el BPM? 

¿Qué es la RPA? 

La RPA significa, por sus siglas en inglés, Automatización Robótica de Procesos. Este hace referencia a todos aquellos procesos dirigidos a la implementación y programación de software inteligentes o “robots” de software que imitan y replican las acciones de los usuarios humanos. Esta tecnología se ha logrado instaurar en una amplia gama de industrias en las que las personas realizan tareas de manera repetitiva y en las que por medio de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) se pueden simplificar y optimizar -sin cometer error alguno- los procesos.  

En este sentido, la RPA significa la utilización de robots para imitar las acciones de los humanos y realizarlas de forma repetitiva. El principal rol de la RPA es reemplazar el trabajo humano por sistemas o robots automáticos que tomen menos tiempo y recursos en realizar la misma tarea. 

RPA y BPM  

Entendiendo el RPA como el término por el que se define la utilización de sistemas de automatización para procesos empresariales, seguro que debes estarte preguntando por su relación con la metodología BPM.  

Bueno, pues, en primer lugar, es importante aclarar que estos no son términos mutuamente excluyentes. La implementación de un modelo BPM y la utilización de herramientas de RPA puede ser complementaria y, en realidad, ampliamente beneficiosa para la empresa.  

Mientras que, en una mano, el modelo de automatización BPM busca la definición de flujos de trabajo genéricos, la tecnología RPA se aplica de forma específica para un subproceso. Es decir, el BPM se aplica para gestionar un proceso operacional general de la empresa en donde se deben articular los trabajos entre los diferentes sistemas y personas. Mientras que, la RPA utiliza un robot de software para reemplazar el trabajo específico y repetitivo que en otras ocasiones realiza un humano.  

Para entender la relación simbiótica de estos dos, vale la pena poner en perspectiva el uso de la RPA. Esta tecnología solamente puede ser utilizada para aquellas tareas manuales que son altamente repetitivas y que poco o nada cambian a lo largo del tiempo. En este sentido, se usa para: contabilidad, procesos de conciliaciones bancarias, conciliaciones inter-compañias, procesos de causación, procesos de cargue y descargue de información, etc.  

Así siendo, el BPM, entendida como una metodología holística, puede hacer uso de herramientas de RPA y también de sistemas de automatización propias.  

Las posibilidades de interconexión son tales, que hoy incluso se habla sobre Automatización Inteligente, en donde se combinan el BPM, la RPA y la IA para crear procesos automatizados más avanzados.  

¿Qué procesos se pueden automatizar en un modelo BPM?  

A continuación, te contamos algunos de los mejores proceso para automatizar que debes tener en cuenta en la aplicación de estrategias de BPM que busquen optimizar tus procesos.  

Relacionamiento con los clientes: De los procesos principales más importantes para una empresa se encuentran aquellos directamente relacionados con el cliente y su experiencia. A través de una buena customer experience se puede asegurar la fidelización del cliente y una continuidad en el servicio o compra del producto. Hoy, uno de los principales hábitos de consumo del cliente depende de la agilidad y velocidad en el manejo de Quejas y reclamos y la efectividad para responder a sus preguntas. Por eso, implementar sistemas que agilicen los tiempos de respuesta en la relación empresa-cliente, es una obligación para la era digital. Esto se puede hacer a través de:  

  • Chatbots: Crear un sistema de software que pueda dar información unificada al cliente en poco tiempo y de forma automática.  
  • Correspondencia: Implementar un sistema automatizado de gestión de la correspondencia que redirija las entradas de la empresa hacia el lugar óptimo para su respuesta. De esta forma se puede, radicar, indexar, distribuir y responder a correspondencia en poco tiempo y así mejorar la experiencia de quien la radica.  
  • PQRSF: El proceso de radicación, asignación, distribución, respuesta, revisión y calificación de las entradas de Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones puede ser automatizado para impulsar la velocidad de la información.  

Procesos contables: En realidad, los procesos del servicio contable son de los más automatizados a través de herramientas de RPA. En estos, se busca eliminar casi por completo la intervención humana de subprocesos relacionados con la contabilidad empresarial. La razón es la mecanicidad de estos procesos que los hace perfectos para la aplicación de softwares de robot.   

  • Causación: Se puede aplicar un sistema automático de reconocimiento de recibos y su respectiva causación con otras compañías o causación bancaria.  
  • Cuentas por pagar: Se puede crear un sistema automatizado de recepción, aprobación, auditoría y pago de cuentas por pagar a los proveedores y acreedores de la empresa.  

Beneficios de la automatización  

  1. Libera potencial humano  

Automatizando aquellas tareas manuales y repetitivas puedes estar seguro de que el potencial humano de tu empresa está siendo aprovechado al máximo. En tanto los robot de software toman bajo su operación aquellas tareas automatizables, los humanos enfocan su energía en los procesos que producen valor agregado para la organización.  

  1. Mejora la experiencia de cliente  

En un mundo virtualizado, la velocidad es un requerimiento esencial para los usuarios. Esta regla es la línea diferenciadora entre una experiencia de cliente positiva y una negativa. Automatizando los procesos empresariales relacionados con la experiencia del cliente, la empresa puede estar segura de estar respondiendo a esta necesidad humana producto del mundo online.  

  1. Controla mejor los procesos más importantes  

Mediante el control y el monitoreo adaptativo, la empresa puede eliminar aquellos errores que antes eran producidos por los humanos, a la vez que asegura la obtención de resultados en tiempos estrictamente determinados. En este sentido, la empresa mejora la calidad y la homogeneidad de los productos ofrecidos.  

  1. Reduce los costos  

La automatización, indudablemente, produce una amplia reducción en aquellas tareas que requieren poco conocimiento de fondo y producen poco valor añadido. Utilizando un software, la empresa reduce el costo de llevar a cabo estas funciones del back-office, mientras optimiza la inversión en talento humano.  

  1. Impulsa la flexibilidad de la empresa 

Los software proporcionan flexibilidad y adaptabilidad a la empresa ya que son reprogramables frente al cambio. De esta forma, implementar una nueva tarea automática dentro de la cadena de producción no requiere horas o días de entrenamiento de un humano, sino un reajuste del software automatizado.  

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¿Qué es el BPM? 

¿Qué es el BPM? BPM son las siglas de Business Process Management, o Gestión por Procesos de Negocio en español. Este se refiere al conjunto de mecanismos, herramientas, tecnologías y formas en las que se realiza la gestión de los procesos de una empresa. El BPM se sustenta en una gestión por procesos empresariales integrados con un sistema tecnológico para combinar las metodologías de proceso con las de gobierno.  

El BPM es un modelo que tiene su foco centrado en los procesos y cuya labor es entender, analizar, diseñar, presentar, probar, evaluar y gobernar estos procesos con el fin de optimizar la generalidad de la empresa. Para esto, combina los esfuerzos de las tecnologías de software con los modelos de negocio para hacer procesos más efectivos y funcionales.  

Definiendo qué es el BPM

Entendiendo los procesos y su funcionamiento, es entender el foco del BPM y, en general, el funcionamiento y éxito de esta metodología. Un proceso se define como una serie de actividades y comportamientos que realizan los sistemas o personas de forma ordenada y esquemática. Ya sea con la articulación de personas, softwares o recursos tecnológicos, los procesos se definen como la organización de estos para la consecución de metas.  

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En este sentido, uno de los factores diferenciales del BPM es la adopción de un enfoque integrador de aquellos elementos propios de la gestión de procesos con soluciones tecnológicos. A esto se le hace referencia con las siglas Bhttps://www.process-on-line.com/PMS, cuya “s” final significa “software”. En este, se integran personas, dispositivos y herramientas de gestión de procesos que permiten optimizar el trabajo y operación de la empresa en general a través de: el flujo amplio de información, generación de sistemas de gestión documental, organización de data, modelación de procesos, reconocimiento de reglas y simulación y testeo de procesos.  

¿Por qué sirve el BPM? 

No es necesario recopilar los múltiples estudios y trabajos sobre los negocios, los procesos y la gestión de la empresa. Por el contrario, hoy está dado el conocimiento alrededor de la importancia de la inclusión de sistemas tecnológicos. Y por eso, el BPM hoy es vital. ¿La razón por la que es tan efectivo? Es simple, este modelo de gestión 1. Se adelantó en su tiempo y ha desarrollado modelos BPMS óptimos para crear estrategias de gestión estructuradas e integrales. 2. Tiene soluciones tecnológicas que pueden adaptarse a las diferentes industrias. 3. Puede integrar otros modelos como el CPI.

5 beneficios claros del BPM 

A hoy, el BPM ya no es un modelo de gestión innovador. Por el contrario, lo que antes fue un punto diferenciador entre la competencia y quien implantaba el BPM, hoy es una obligación. Aquella empresa que no tenga un modelo basado en BPM no puede ascender en la escena de la transformación digital y, mucho menos, modernizar su negocio a los hábitos de consumo cambiantes.  

  1. Mejorar la automatización de los sistemas para impulsar la productividad, coherencia, reducción de errores y experiencia de cliente.  
  1. Flexibilizar los procesos con la combinación de sistemas de información ágiles y tecnologías que permitan cambiar los procesos de forma rápida y con pocas trabas.  
  1. Permite la colaboración entre el equipo de TI y el equipo de gobierno del negocio de forma directa.  
  1. Impulsa la optimización de los procesos y reduce los gastos y recursos invertidos en la operación del negocio.  
  1. Le da visibilidad a la estrategia de gestión de procesos y la hace abierta para que cada parte de la empresa pueda ser transparente en la mejora de los subprocesos propios de la operación.  
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Facturación Electrónica

¿Sabes para qué sirve la Facturación Electrónica?

La Facturación Electrónica es un documento que sirve para describir el costo de un producto o servicio y además desglosar toda aquella información importante que el comprador, vendedor y la autoridad fiscal deben conocer. Por lo tanto, viene siendo la versión digital de una factura tradicional soportada en un papel, pero que a diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico.

Por su formato digital, estas facturas permiten ser guardadas, almacenadas o intercambiadas por medios digitales. Además, sirven para certificar su autenticidad, ya que estas llevan un código que es registrado en la DIAN, el cual no permite que se generen facturas fraudulentas o no soportadas.

Según el decreto 2242 expedido por el Ministerio de Hacienda de Colombia, toda empresa obligada a facturar deberá manejar la facturación electrónica a partir del 1 de enero del presente año. Su objetivo principal es la masificación del uso de la factura electrónica en Colombia, y por ello, facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes o servicios.

¿Y qué elementos debe llevar una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida es necesario que contenga la siguiente información:

  • Poseer un Código Único de Facturación.
  • La fecha y los datos principales tanto del emisor como del receptor (nombre y apellido o razón social, el domicilio y el NIF)
  • Debe hacerse una breve descripción de la operación realizada.

Además de estos datos mínimos requeridos, una factura electrónica debe contar con una firma electrónica y también debe ser enviada de un ordenador a otro, con el consentimiento de ambas partes. Solo de esta manera el documento puede ser totalmente válido.

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Los beneficios de la facturación electrónica.

De este modo, la facturación electrónica trae múltiples beneficios para todas aquellas empresas que implementan este formato. Aquí nombraremos algunos de ellos:

  1. Tiempo de entrega.
  2. Mejoramiento de la calidad en los datos.
  3. Impacto positivo en el flujo de caja.
  4. Mejoras en el tiempo de contabilización y reducción de costos.
  5. Aumenta la satisfacción y fidelización de los clientes.
  6. Reduce los gastos operacionales relacionados con los procesos.
  7. Aumenta la capacidad de procesamiento de datos e información.

Finalmente, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, es probable que se estas se vean incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.

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¿Por qué implementar Gestión Documental en su empresa?

Implementar Gestión Documental se ha convertido no solo en un tema recurrente de interés para las empresas, sino también de cumplimiento de ley.

Entendiendo que el Sistema de Gestión Documental ayuda a mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, se mueven o salen en una empresa, se entiende la importancia de su implementación.

Y es que cuando una organización mejora la gestión de sus documentos y la involucra con un sistema de información, a su vez puede mejorar sus procesos y productividad, lo que se demuestra en:

  • Una reducción de costos hasta del 40%.
  • Al tener un sistema de información que gestione los documentos, como lo hace el BPMS, en el que se puede sistematizar y automatizar los documentos, se mejora la satisfacción del cliente.
  • Con la producción y manejo de documentos de manera digital y automática, se aumenta la productividad y eficiencia de la empresa y los colabores, ya que dejan de perder tiempo, realizando las mismas actividades en un menor lapso.
  • Se reducen los espacios de almacenamiento de los documentos hasta en un 30%.
  • La información se encuentra organizada, además de tener conocimiento del lugar en el que se encuentra el documento, teniendo trazabilidad sobre el mismo, ya que de ser utilizado o requerido por alguno de los colaboradores, se puede hacer seguimiento del documento, evitando así la pérdida del mismo.
  • Y por último, se tiene la información centralizada en un solo lugar y accesible para las personas cuando lo necesiten y no dispersa por toda la compañía.

Por estas razones, además de la exigencias realizadas por las entidades gubernamentales responsables, las empresas deben implementar un Sistema de Gestión Documental que cumpla con éstas y con sus necesidades particulares.

Para saber que debe tener en cuenta al momento de implementar un sistema de Gestión Documental, lea también: Gestión Documental Inteligente

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7 buenas prácticas de mediciones de Procesos de Negocio

Resulta inútil el uso de métricas orientadas exclusivamente a aspectos financieros y de operación debido a que no advierten sobre la capacidad que tienen los procesos de la organización en relación al negocio y al cliente. Sin embargo, es posible adaptar las métricas existentes a un sistema más óptimo. Sigue las buenas prácticas de mediciones de procesos que aquí te mostramos y transforma la toma de decisiones de tu empresa. 

¿Cómo está haciendo la organización para capturar las necesidades del cliente, (tales como la precisión, capacidad de respuesta, servicio, rapidez, integridad)? y ¿cómo es el proceso para que la empresa sea eficiente y eficaz a fin de que pueda ser competitiva en el mercado a un buen precio?

Si usted no puede cuantificar los resultados de negocio de sus proyectos BPM, es poco probable que obtenga beneficios a largo plazo de los mismos o gane apoyo para iniciativas futuras.

Leer también: Gestión del Rendimiento Corporativo

En este post enumero siete buenas prácticas de mediciones de procesos que deberían llevar a cabo las organizaciones a medida que empiezan una iniciativa de mejora.

Buenas pr?cticas

¿Su organización tiene buenas prácticas en mediciones? ¿Tiene muchas mediciones o sirven para algo? Coméntanos.

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10 razones para implementar Gestión Documental

razones para implementar gestión documental

Muchas empresas se debaten aún entre las razones para contratar un Sistema de Gestión Documental como un servicio más para administrar sus documentos. A continuación, repasamos algunas de las buenas razones para implementar Gestión Documental a través de una solución tecnológica :

1. Inmediatez en la información

Cuando implemente gestión documental puede hacer llegar la información a quién la necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la información extraída de documentos a sistemas externos.

2. Mejor servicio al cliente

Con gestión documental obtendrá un mayor control de todos sus documentos, los cual le permitirá saber su estado, ubicación y la persona a cargo, mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo, si automatiza este proceso, garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de ejecución.

3. Aumento de la eficacia

El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que antes eran manuales pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. Lo anterior, permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error.

4. Aumento de la productividad

Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.

5. Ahorro de espacio

Con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento óptimo del archivo físico.

Lea también: ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

6. Ahorro de costos

Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:

  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
  • Reducción del 50% en los costos de copiado.
  • Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.
7. Acceso rápido a la información

El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales.

8. Cumplimiento de la ley

Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.

9. Ahorro de papel:

Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que toda la información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma, no solo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se adoptan buenas prácticas que permiten el uso eficiente de los recursos minimizando el impacto ambiental y maximizando su viabilidad económica.

10. Control de la información

Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.

Los beneficios anteriores son solo algunos de tantos que conlleva un Sistema de Gestión Documental y se logran con un adecuado manejo en la implementación con personal altamente calificado en conocimiento y experiencia, por eso, no dude en comunicarse con nosotros y consultarnos sea cual sea su inquietud o necesidad.

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