POL, una de las 20 compañías de tecnología más promisorias de América Latina

En la versión 2021 para Latinoamérica de la revista CIO Review, POL ha sido seleccionada como una de las 20 compañías de tecnología más promisorias de la región.

CIO Review es una de las más importantes revistas de Estados Unidos, Europa y Latinoamérica que presenta a los CIO y CTO de las principales compañías del sector empresarial en tecnología. Además, es una valiosa plataforma de información para los ejecutivos, los especialistas comerciales, los compradores de TI y otros responsables de la toma de decisiones sobre las nuevas tendencias tecnológicas en el mundo.

En la versión 2021 y después de 6 meses de proceso, POL ha sido seleccionada junto a otras 19 empresas de América Latina como una de las 20 compañías de tecnología más promisorias de la región.

En la nota completa, encontrada en la página oficial de CIO Review Latinoamérica, se resalta la capacidad transformadora de los servicios de POL para el impulso de las empresas de la región en sus procesos de Transformación Digital en la postpandemia. Además, se exalta nuestra capacidad innovadora para entender el cambio de paradigma del contexto y el rol que tiene la automatización y los procesos tecnológicos en la ampliación del espectro de las compañías de un marco local a uno internacional.

El diseño, la transformación y optimización de los procesos a través de soluciones de BPMS, gestión documental y arquitectura sistematizada posicionan a POL como una empresa disruptiva. En palabras de la revista:

“La compañía está actualmente camino de convertirse en «El Google» de los procesos basados en el conocimiento y permanentes esfuerzos de experimentación que se materializan en soluciones tecnológicas.”

Gracias a los más de 10 años de experiencia de nuestra empresa, una tasa de éxito del 98%, el apoyo de nuestros clientes y la participación de cada uno de nuestros colaboradores, vemos hoy con orgullo este reconocimiento. Afrontamos este como reflejo de nuestro trabajo, a la vez que mantenemos nuestro enfoque de convertirnos en una de las principales empresas en proveer soluciones tecnológicas para optimizar procesos, mejorar la experiencia del cliente y maximizar la rentabilidad.

Te invitamos a leer la nota completa en: https://latin-america.cioreview.com/vendor/2021/pol

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Facturación Electrónica

¿Sabes para qué sirve la Facturación Electrónica?

La Facturación Electrónica es un documento que sirve para describir el costo de un producto o servicio y además desglosar toda aquella información importante que el comprador, vendedor y la autoridad fiscal deben conocer. Por lo tanto, viene siendo la versión digital de una factura tradicional soportada en un papel, pero que a diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico.

Por su formato digital, estas facturas permiten ser guardadas, almacenadas o intercambiadas por medios digitales. Además, sirven para certificar su autenticidad, ya que estas llevan un código que es registrado en la DIAN, el cual no permite que se generen facturas fraudulentas o no soportadas.

Según el decreto 2242 expedido por el Ministerio de Hacienda de Colombia, toda empresa obligada a facturar deberá manejar la facturación electrónica a partir del 1 de enero del presente año. Su objetivo principal es la masificación del uso de la factura electrónica en Colombia, y por ello, facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes o servicios.

¿Y qué elementos debe llevar una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida es necesario que contenga la siguiente información:

  • Poseer un Código Único de Facturación.
  • La fecha y los datos principales tanto del emisor como del receptor (nombre y apellido o razón social, el domicilio y el NIF)
  • Debe hacerse una breve descripción de la operación realizada.

Además de estos datos mínimos requeridos, una factura electrónica debe contar con una firma electrónica y también debe ser enviada de un ordenador a otro, con el consentimiento de ambas partes. Solo de esta manera el documento puede ser totalmente válido.

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Los beneficios de la facturación electrónica.

De este modo, la facturación electrónica trae múltiples beneficios para todas aquellas empresas que implementan este formato. Aquí nombraremos algunos de ellos:

  1. Tiempo de entrega.
  2. Mejoramiento de la calidad en los datos.
  3. Impacto positivo en el flujo de caja.
  4. Mejoras en el tiempo de contabilización y reducción de costos.
  5. Aumenta la satisfacción y fidelización de los clientes.
  6. Reduce los gastos operacionales relacionados con los procesos.
  7. Aumenta la capacidad de procesamiento de datos e información.

Finalmente, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, es probable que se estas se vean incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.

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¿Por qué implementar Gestión Documental en su empresa?

Implementar Gestión Documental se ha convertido no solo en un tema recurrente de interés para las empresas, sino también de cumplimiento de ley.

Entendiendo que el Sistema de Gestión Documental ayuda a mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, se mueven o salen en una empresa, se entiende la importancia de su implementación.

Y es que cuando una organización mejora la gestión de sus documentos y la involucra con un sistema de información, a su vez puede mejorar sus procesos y productividad, lo que se demuestra en:

  • Una reducción de costos hasta del 40%.
  • Al tener un sistema de información que gestione los documentos, como lo hace el BPMS, en el que se puede sistematizar y automatizar los documentos, se mejora la satisfacción del cliente.
  • Con la producción y manejo de documentos de manera digital y automática, se aumenta la productividad y eficiencia de la empresa y los colabores, ya que dejan de perder tiempo, realizando las mismas actividades en un menor lapso.
  • Se reducen los espacios de almacenamiento de los documentos hasta en un 30%.
  • La información se encuentra organizada, además de tener conocimiento del lugar en el que se encuentra el documento, teniendo trazabilidad sobre el mismo, ya que de ser utilizado o requerido por alguno de los colaboradores, se puede hacer seguimiento del documento, evitando así la pérdida del mismo.
  • Y por último, se tiene la información centralizada en un solo lugar y accesible para las personas cuando lo necesiten y no dispersa por toda la compañía.

Por estas razones, además de la exigencias realizadas por las entidades gubernamentales responsables, las empresas deben implementar un Sistema de Gestión Documental que cumpla con éstas y con sus necesidades particulares.

Para saber que debe tener en cuenta al momento de implementar un sistema de Gestión Documental, lea también: Gestión Documental Inteligente

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7 buenas prácticas de mediciones de Procesos de Negocio

Resulta inútil el uso de métricas orientadas exclusivamente a aspectos financieros y de operación debido a que no advierten sobre la capacidad que tienen los procesos de la organización en relación al negocio y al cliente. Sin embargo, es posible adaptar las métricas existentes a un sistema más óptimo. Sigue las buenas prácticas de mediciones de procesos que aquí te mostramos y transforma la toma de decisiones de tu empresa. 

¿Cómo está haciendo la organización para capturar las necesidades del cliente, (tales como la precisión, capacidad de respuesta, servicio, rapidez, integridad)? y ¿cómo es el proceso para que la empresa sea eficiente y eficaz a fin de que pueda ser competitiva en el mercado a un buen precio?

Si usted no puede cuantificar los resultados de negocio de sus proyectos BPM, es poco probable que obtenga beneficios a largo plazo de los mismos o gane apoyo para iniciativas futuras.

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En este post enumero siete buenas prácticas de mediciones de procesos que deberían llevar a cabo las organizaciones a medida que empiezan una iniciativa de mejora.

Buenas pr?cticas

¿Su organización tiene buenas prácticas en mediciones? ¿Tiene muchas mediciones o sirven para algo? Coméntanos.

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10 razones para implementar Gestión Documental

razones para implementar gestión documental

Muchas empresas se debaten aún entre las razones para contratar un Sistema de Gestión Documental como un servicio más para administrar sus documentos. A continuación, repasamos algunas de las buenas razones para implementar Gestión Documental a través de una solución tecnológica :

1. Inmediatez en la información

Cuando implemente gestión documental puede hacer llegar la información a quién la necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la información extraída de documentos a sistemas externos.

2. Mejor servicio al cliente

Con gestión documental obtendrá un mayor control de todos sus documentos, los cual le permitirá saber su estado, ubicación y la persona a cargo, mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo, si automatiza este proceso, garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de ejecución.

3. Aumento de la eficacia

El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que antes eran manuales pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. Lo anterior, permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error.

4. Aumento de la productividad

Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.

5. Ahorro de espacio

Con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento óptimo del archivo físico.

Lea también: ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

6. Ahorro de costos

Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:

  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
  • Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
  • Reducción del 50% en los costos de copiado.
  • Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.
7. Acceso rápido a la información

El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales.

8. Cumplimiento de la ley

Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.

9. Ahorro de papel:

Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que toda la información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma, no solo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se adoptan buenas prácticas que permiten el uso eficiente de los recursos minimizando el impacto ambiental y maximizando su viabilidad económica.

10. Control de la información

Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.

Los beneficios anteriores son solo algunos de tantos que conlleva un Sistema de Gestión Documental y se logran con un adecuado manejo en la implementación con personal altamente calificado en conocimiento y experiencia, por eso, no dude en comunicarse con nosotros y consultarnos sea cual sea su inquietud o necesidad.

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Las Habilidades Blandas, más allá de la Transformación Digital

La realidad del mundo actual es digital. El impacto de éste, está modificando profundamente la sociedad y por consiguiente, a las empresas. Y no solo de una manera parcial, sino más bien, de una manera integral, es por ello, que los activos más importantes de las empresas son los conocimientos, las competencias y las comunicaciones, más conocidos como habilidades blandas.

En este contexto, denominamos conocimientos, a las ideas y tecnologías impulsadas por la innovación; las competencias, a las habilidades y la capacidad para utilizarlas; y las comunicaciones, a las relaciones estratégicas y de forma colaborativa.

Es claro entonces, que nos hemos convertido en constructores de conocimiento más allá de metodologías y herramientas, en tiempos de aprendizaje y trabajo informal, es decir, digital, en la nube, son claves las competencias o habilidades que comprenden la parte lingüística, tecnológica y las relaciones interpersonales.

Pero realmente, ¿Qué relación existe entre la llamada transformación digital y las habilidades blandas? Partiendo de la definición de Transformación Digital como la reinvención de una empresa a través de la utilización de la tecnología digital para mejorar su desempeño, donde lo digital se refiere al uso, procesamiento y almacenamiento de los datos que se transforman en conocimiento, conlleva a las empresas y sus líderes a transformar sus recursos y desarrollar las habilidades necesarias para adherirse al mundo digital.

Los líderes deben conocer sus límites y saber cómo adquirir los conocimientos que les faltan. El líder del futuro es más un administrador de la comunidad de conocimiento y no un líder autoritario al uso.

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Las empresas deben ser conscientes que son necesarias nuevas habilidades, nuevos comportamientos, nuevos roles, como aprender a aprender, como gestión eficaz de la información digital, fomentar la iniciativa personal y facilitar gestión del conocimiento y la interacción. Estos activos están enlazados en cualidades humanas: imaginación, empatía, creatividad, sociabilidad, diplomacia y confianza que irán superando gradualmente a las máquinas, equipos y tecnologías como fuentes más importantes del valor de una empresa.

Los líderes del futuro dedicarán más tiempo a la cultura para que apoye la innovación, el intercambio de conocimiento y la colaboración teniendo en mente movilizar, motivar el talento y el aprendizaje.

Efectivamente, los cambios se tornan necesarios y exitosos cuando se desarrolla una cultura corporativa que logre interiorizar y desarrollar en los líderes las competencias y habilidades basadas en referentes metodológicos que articulen todo el ecosistema de procesos de la empresa. En conclusión, las empresas necesitan un método integral de principios para evaluar la capacidad de sus procesos de negocio, el entorno organizacional y sus habilidades blandas, para determinar los riesgos de implementar con éxito la Transformación Digital.

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La Arquitectura Empresarial

Una metodología que busca entender y alinear las diferentes capas de una organización para encaminarlas hacia el logro de la estrategia, la Arquitectura Empresarial, se centra en describir al detalle las capas del negocio a nivel organizacional, de aplicaciones, datos e infraestructura y las relaciones existentes entre éstas. De esta forma, se logra tener una visión integral de los procesos, su alienación con la estrategia, cómo están apoyados desde las aplicaciones, qué datos intervienen y con qué infraestructura tecnológica están soportados.

El entendimiento y descripción de estas capas generan un plano de la organización y su estado actual, es con este plano que se detectan aspectos relevantes para la gestión y se logran capacidades en la toma de decisiones, que sin este conocimiento parecerán complejas. Cuando se tiene esta vista de la organización es fácil deducir como aporta cada componente de la arquitectura al logro de la estrategia propuesta por la alta dirección, es tener en una vista el diagrama que muestra cómo un servidor apoya a cierta aplicación, que a su vez soporta un proceso del negocio que contribuye al logro de la misión y visión de una empresa. De esta forma, se hace más fácil tomar decisiones de cambios en los componentes de cualquiera de las capas porque se es consciente de su impacto.

Otra ganancia que se tiene al desarrollar un proyecto de Arquitectura Empresarial es que se logran identificar elementos redundantes que se pueden simplificar o estandarizar, dado que se logra tener una visión integral de toda la compañía y la relación de cada uno de los elementos. De esta forma, se cuenta entonces con una excelente herramienta que puede generar grandes ahorros a la compañía, haciéndola más sencilla y aprovechando capacidades que se pueden hacer transversales o comunes entre diferentes procesos y que antes por el desconocimiento se veían como islas aparte.

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Cuando se plantea un ejercicio de Arquitectura, la idea es plasmar un plano de la organización actual y el papel de cada elemento en la estructura empresarial, pero no solo se limita a esto, sino que se debe plantear una visión futura que guíe el desarrollo de la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Para trazar esta visión futura, la Arquitectura Empresarial se basa en los lineamientos planteados por la dirección y en marcos de referencia que plantean las mejores prácticas para cada sector. Con base a estos marcos y lineamientos, es que se construyen las herramientas para gobernar la compañía a través de la Arquitectura Empresarial, estas herramientas consisten en principios y estándares que se definen para cada una de las capas de la arquitectura (organizacional, aplicaciones, datos e infraestructura) que ayudarán cada vez que se deba tomar una decisión.

Los estándares son aspectos que se establecen como predeterminados en cualquiera de las capas y ayudan a tomar decisiones empresariales de forma ágil, por ejemplo, como estándar se puede tener que en la organización todos los procesos se diagraman con notación BPMN, de esta forma, cada vez que se emprenda un proceso de documentación, no se tendrá que invertir tiempo pensando que notación utilizar, si no que se consulta el estándar y se adopta.

Los principios son aquellos que nos orientan y nos ayudan a tomar decisiones sobre aquello que no tiene un estándar definido, son elementos que la organización define como relevantes a tener en cuenta cada vez que se requiera tomar una decisión sobre la capa relacionada, por ejemplo, se puede tener en datos un principio de accesibilidad a la información y, de esta forma, cada vez que se tome una decisión sobre los datos de la compañía, se debe pensar si esta mejorará o no la accesibilidad a los datos y solo se debe adoptar la iniciativa si se ve que está alineada con el principio.

Juan David Garc?a

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3 tips de BPM para mantener felices a tus clientes

Las empresas mutan conforme varían las necesidades de sus clientes, pero estas deben cambiar para ser verdaderamente «adaptables al cliente». Esto requiere un conocimiento profundo de ellos, una sólida comprensión de la experiencia del usuario final interna y cómo se interrelaciona con la experiencia del cliente externo. He aquí 3 tips de BPM para optimizar la interacción y la experiencia del cliente.

1. Destruya la mala comunicación entre departamentos:

Esto está implícitamente definido con los silos (es claro que los odio, pero es la razón por la que BPM es tan eficiente). Su organización no puede funcionar como si tuviese pequeños feudos internos, «liderados» por un capataz que se apropia de la información y las decisiones dejando al costado los intereses de sus clientes. La organización debe buscar una armonía que pueda capturar la lealtad del cliente mediante un trabajo conjunto entre áreas, los clientes pueden sentir si esto sucede o no, basta con experimentar los tiempos de respuesta y soluciones ágiles que satisfagan realmente al cliente.

2. Su estrategia de trabajo debe ser la interacción con el cliente:

Con suerte se piensa en esto para un servicio posventa, pero este debe ser un principio que se refleje en los procesos de negocio de punta a punta. Para esto, basta con hacer una introspección dentro de la organización y preguntarse, dónde se encuentra dentro de su propia industria y qué puede hacer al respecto para mejorar.

La interacción que tiene el cliente con su negocio a lo largo de todos sus procesos, es lo que ellos valoran como una buena o pésima experiencia e influye directamente en la calidad de sus productos o servicios, aunque pareciera que una cosa no determina la otra. Por lo tanto, requerirá una alineación de las operaciones de front-office con procesos de back-office.

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3. Escuche al cliente:

Su mejora de procesos puede surgir a partir de prestar atención al comportamiento de sus clientes, sus hábitos y conductas le marcarán una ruta a seguir para responder con mayor certidumbre a las demandas del negocio. Esto lleva a repensar en que los proyectos de procesos deben ser más customer-focused y revenue-focused, en lugar de limitarse a la eficiencia operativa. Gran parte de este cambio se debe probablemente a una mejora de las perspectivas económicas, lo cual es un reflejo de la maduración de las empresas que a tiempo se dan cuenta de que no es suficiente tener una cultura de experiencia del cliente, sino que también se requiere un gran proceso de apoyo a la cultura.

Nicon Pinilla / Autora Invitada

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Documentación de Procesos

Es común que las organizaciones piensen en la documentación como un requisito o condición necesaria para alcanzar cierto tipo de certificación o responder a ejercicios de control interno o auditoría. Es así como en las organizaciones es frecuente escuchar frases como: una cosa es la que está escrita y otra muy distinta como se opera, y en estos contextos la documentación de procesos termina convirtiéndose en una labor dispendiosa que se hace con el objetivo de cumplir con políticas internas que genera una carga operativa y recae sobre un cierto número de personas.

Si bien es cierto, puede ser una exigencia explícita de ciertas normas, una documentación busca apoyar la estandarización de procesos, y previo a la labor de documentación, es necesario un ejercicio que permita a la organización hacerse consciente de su entorno operativo detallando la manera más eficiente para realizar las actividades.

También, es importante señalar que una adecuada documentación brinda un marco de referencia para todos los empleados al momento de realizar sus labores, garantizando que estos ejecuten las tareas de la misma manera para obtener los resultados deseados.

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En muchos casos, al momento de documentar los procesos, una organización se hace consciente de que no conoce a profundidad su operación y que en los distintos niveles organizacionales, se tienen diversos conceptos acerca de la ejecución de las labores, no se tiene total claridad de los responsables de las actividades o no se tienen identificados los insumos necesarios para la realización de las mismas.

Es en la realización de este ejercicio de documentación, cuando la organización se hace consciente de la necesidad, en primer lugar de tener clara su estrategia y la manera como esta será operativizada a través de la ejecución de sus procesos. Una vez se tenga claro este aspecto, el paso natural será la definición de la secuencia de actividades necesarias a realizar y todo aquello que según las necesidades internas deba dejarse por escrito.

Es importante indicar que, la documentación responde a la arquitectura de procesos de una organización y dado que esta última sufre modificaciones en el tiempo, es necesario un ejercicio continuo de revisión de la misma, de tal manera que se garantice una concordancia entre lo que está escrito y lo que se está ejecutando.

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