¿Cómo el BPM complementa el ERP?

Actualmente las empresas se enfrentan a las presiones de las cadenas globales de suministro, a las reducciones de costos y a la oferta de soluciones a la medida con servicios consistentes a las necesidades de los clientes, es por esto, que deben implementar tecnologías de la información y comunicación (TIC) que permitan tener tiempos de respuesta eficientes y efectivos.

Lo anterior representa un desafío para las áreas de tecnología que deben alinearse a la estrategia de negocio, además de prestar un servicio óptimo. Hoy un área de TI debe elegir soluciones en tecnologías de la información que centralice el uso de diferentes base de datos, el uso de múltiples aplicaciones, que sea portable, está disponible, sea segura, genere mayor y mejor experiencia de usuario, por mencionar algunas de las características.

Para responder a estos desafíos muchas compañías han recurrido al ERP como la solución a todo lo expuesto anteriormente, sin embargo, a pesar de los beneficios que trae implementarlo, las organizaciones se encuentran frente a una estructura que no logra dar una visión global del negocio, haciendo que el BPM entre como el complemento perfecto para mejorar lo que ya se tiene.

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Los ERPs integran información transaccional pero esta está limitada a los módulos adquiridos en cada empresa. Los procesos de negocio automatizados y gestionados con BPM, pueden utilizar la información definida y gestionada mediante el ERP; y al mismo tiempo la construcción de la información del negocio realizada por el ERP, puede ser automatizada por el BPM. De esta forma el BPM mejora, complementa y fortalece las conexiones entre el ERP, actores, información y otros sistemas de información adicionales.

Ambas soluciones ayudan en gran medida al acceso rápido y organizado de la información, acelerando la automatización de procesos en las compañías y posibilitando el desarrollo mismo del negocio.

Es importante resaltar que el correcto funcionamiento y complemento de BPM y de ERP depende en gran medida de tener una cultura organizacional basada en la gestión por procesos, así como de implementar políticas corporativas regidas por ERP.

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4 cosas que la automatización hace por su empresa que posiblemente usted no sabía

Muchas empresas han recurrido a la automatización para hacer más rentables sus negocios, sin embargo, más allá de este gran beneficio en este artículo nos enfocaremos en 4 ventajas que la automatización hace por su empresa que posiblemente usted no sabía.

Dentro de las ventajas destacamos:

1. Menores costos laborales: la automatización permite la disminución de los errores humanos al eliminar muchas tareas manuales. Sumado lo anterior, los empleados comenzarán a enfocar su atención en tareas que le aporten valor a la empresa, reduciendo significativamente los costos laborales y aumentando la eficiencia operativa.

2. Estandarización del conocimiento: con la automatización el conocimiento de la organización no se va con la persona, sino que comienza a hacer parte del mismo proceso, haciendo que este está siempre disponible para todos.

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3. Visión integral de la compañía: cuando se automatizan los procesos el trabajo y la participación de las personas se basa en un modelo de roles y responsabilidades, lo anterior permite que cada área comience a pensar en procesos. Cuando se logra pensar en procesos se genera una visión integral de los mismos por parte de los departamentos implicados, lo que hace que el conocimiento de la empresa sea general y no excluido entre dependencias.

4. Adaptación al cambio: cuando se logra la automatización, el proceso puede sufrir cambios de forma ágil y flexible de acuerdo a las necesidades del negocio o a los mismos cambios del mercado, permitiendo a las compañías ser más competitivas para enfrentar la competencia y atender las necesidades de sus clientes.

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¿Cómo saber si mi empresa necesita BPMS?

Muchas empresas aún desconocen el término de Business Process Management (BPMS), sin embargo, su práctica ha inrrumpido en la escena global para convertirse en una disciplina de gestión empresarial y tecnolígica de gran acogida.

Antes de mirar los síntomas que padecen muchas compañías y a los cuales responde el BPM, es importante definir qué es el BPM (Business Process Management) o la Gestión de Procesos de Negocio.

Según Kiram Garimella BPM es el conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizadas para diseñar, presentar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales, un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno?.

En otras palabras BPM es la disciplina que se encarga de mejorar los procesos de las compañías a través de la integración de sistemas, personas y tecnología.

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Para saber si su empresa necesita implementar un BPMS, aquí le contamos algunos de los síntomas:

Si la compañía refleja alguno de los síntomas mencionados al interior, la respuesta es sí, su organización necesita un BPMS.

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Bien Raíz

GreenDoc logró reducir en un 70% el volumen del papel

Sobre la empresa

Compañía: Bien Raíz
Dirección: Carrera 43E #7D-70 El Poblado
Página web: http://www.bienraiz.com.co/
Sector: Inmobiliaria

Bien Raíz es una empresa especialista en arrendamiento y corretaje que estaba presentando problemas para archivar sus documentos provenientes de los arrendamientos y los papeles correspondientes a Gestión Humana. Al ser una empresa dedicada al alquiler de bienes raíces, debía procesar un amplio rango de documentación durante sus transacciones de negocio. Cuando los documentos llegaban, Bien Raíz se encargaba de guardarlos en un cuarto destinado sólo para este fin, lo cual hacía difícil el control y la búsqueda de información.

Objetivos

  • Incrementar la transparencia y calidad de los procesos de administración
  • Reducir la dependencia de los registros y procesos en papel
  • Tener mayor control de la información
  • Disminuir el espacio físico que ocupaba las toneladas de papel

Bien Raíz acogió el sistema GreenDoc que permitió depurar los papeles y comenzar con su proceso de escanear sus documentos para tenerlos en la nube

Solución

  • Disminución en un 70% el uso del papel
  • Acceso a la información en tiempo real
  • Control de la información
  • Organización y ampliación de la sede
  • Optimización de la distribución y asignación de cargas de trabajo, recursos y responsabilidades
  • Ahorros en tiempo
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Amarilo

Amarilo ha radicado 76.417 facturas desde que implement BPMS

 

Sobre la empresa

Compaa: Amarilo
Direccin: Carrera 19 A # 90-12
Pgina web: http://www.amarilo.com.co/
Sector: Construccin

  • Mejorar el sistema de cuentas por pagar
  • Acelerar el tiempo que se inverta en recibir y radicar una factura
  • Implementar la aceptacin de BPM en el departamento de contabilidad y capacitar al personal
  • Acceder a la informacin de forma inmediata
  • Tener visibilidad y control sobre el proceso de facturacin

Amarilo implement dentro de su sistema de facturacin la herramienta BPMS que permiti automatizar este proceso.

 

  • Acceso gil a la informacin pas de 24 horas a ser INMEDIATO
  • Se pas de radicar 8000 anuales facturas a 76.417 en un ao
  • Eficiencia en el rastreo de pago de facturas
  • Organizacin de documentos
  • Mejoras en el tiempo de respuesta
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BPM más que una herramienta una disciplina.

La mejor estructura no garantizar? los resultados ni el rendimiento.
Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso?. Peter Drucker

Actualmente las exigencias del mercado son mayores gracias a la gran variedad de productos y servicios que ofrecen diferentes compañías. Sobresalir en un mundo cada vez más globalizado y cumplir con los objetivos internos requiere de estrategias que están muy bien enfocadas en generar valor agregado en los clientes. Para lograrlo muchas organizaciones han acudido a soluciones como Business Process Management ?(BPM) o Gestión de procesos de Negocio. Pero, ?Qu? es el BPM? ?para qu? sirve? y ?qu? beneficios trae implementarlo? serán algunas de las preguntas que responderemos en este art?culo.

BPM es una herramienta que permite integrar a las personas, la tecnolog?a y los procesos en pro de un mismo objetivo: mejorar el rendimiento para llegar a la eficiencia.

Es importante resaltar que BPM no es una tecnolog?a de software, pero s? se apoya y hace uso de ella para facilitar la integraci?n y alienaci?n de las actividades operacionales con las metas y estrategias del negocio. En otras palabras, m?s que una herramienta se podr?a decir que es un disciplina, pues se basa de procedimientos y m?todos en un orden l?gico para lograr conseguir objetivos espec?ficos.

La implementaci?n de BPM en las empresas ha posibilitado grandes beneficios, sin embargo, para que las compa??as vean los resultados debe existir una orientaci?n hacia los procesos, es decir, la existencia de las empresas est? regulada en gran medida por sus procesos; y dependiendo de c?mo estos est?n implementados, la existencia de las organizaciones podr?a ser m?s larga o corta.

Dado lo anterior, las compa??as deber?n conocer y distinguir muy bien sus procesos para poder analizarlos, medirlos y organizarlos, permitiendo as? que la estrategia de negocio est? alineada con la operaci?n.

Principales beneficios del BPM:

  • Efectividad en los procesos: los procesos efectivos son m?s consistentes, generan menos desperdicios y crean mayor valor para los clientes y principales actores.
  • Transparencia de los procesos: permite hacer seguimiento de los procesos, los resultados y sus causas.
  • Agiliza los tiempo de ejecuci?n de los procesos mientras se reducen los costos.
  • Incrementa la seguridad de la informaci?n.
  • Alinea la operaci?n con la estrategia de negocio.
  • Flexibilidad y agilidad para adaptarse al cambio.

Los factores de ?xito que garantizan los beneficios de implementar BPM radican en un alto compromiso de la alta gerencia y contar con personal capacitado.

BPM representa hoy en d?a la herramienta que facilita la integraci?n entre procesos, tecnolog?a y personas, como un factor clave y estrat?gico para la consecuci?n de los objetivos y metas organizacionales. Es el punto de partida para reducir los costos e incrementar los ingresos al transformar situaciones complejas en simples.

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