La era digital, una transformación de los procesos

Hoy más que nunca la tendencia mundial es hacer todo por internet, lo que no está soportado en este medio pasa a ser obsoleto. Cada vez más cientos de usuarios, aplicaciones y dispositivos se unen a la red para seguir generando flujos de datos e información. Esto constituye la Era Digital. 

Aquellas empresas que no tengan como parte de su estrategia la innovación están destinadas a desaparecer, pues la era digital ha cambiado no solo la forma de hacer negocios sino también el comportamiento de los consumidores.

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Como parte de esta innovación las organizaciones deben repensar sus procesos en marketing, comunicación, selección de personal, atención al cliente, gestión de la crisis, relación con proveedores, etc.

En este artículo nos enfocaremos en cómo internet ha cambiado los procesos de negocio a través de seis ejes:

Eje 1:

Muchas empresas deben comenzar a distinguir cuáles son las ventajas, riesgos, oportunidades de mejora y amenazas de la era digital en sus mercados, es a partir de esta visión que la incursión en este mundo puede ayudar a crecer y transformar sus procesos de negocio.

Eje 2:

Toda introducción a la era digital en las empresas inicia a través de sus procesos, las organizaciones en un comienzo buscan mecanizarlos y optimizarlos, sin embargo, este cambio se da de forma desigual para todos los procesos, los más esenciales para la compañías son los primeros en sufrir las transformaciones, a medida que se van viendo lo beneficios y el retorno de la inversión (ROI), empiezan a expandirse a más de ellos.

Eje 3:

Actualmente el contacto con los clientes se da a través de diferentes canales. Internet y las redes sociales han permitido que la interacción con el público sea constante e inmediata. Gracias a los omnicanales los clientes pueden mantener una comunicación coherente y consistente por los distintos canales las 24 horas.

Eje 4:

Cuando una empresa ya ha optimizado sus procesos y ha mejorado su atención al cliente, el paso a seguir es personalizar sus productos o servicios, ofrecerle al cliente lo que este está buscando, esto hace parte de adaptarse al entorno.

Eje 5:

En esta etapa es importante reconsiderar el modelo de negocio. Actualmente internet de las cosas, el Cloud Computing y el Big Data son los que están marcando la parada sobre los nuevos modelos. Todos tienen como soporte la tecnología, que es la base del negocio.

Eje 6:

El gran reto de las organizaciones a parte de optimizar sus procesos y en mejorar la relación con los clientes, está en inculcar una cultura digital en todo la organización que permita generar conocimiento colectivo, así como facilidades para elaborar el trabajo y promover la innovación.

Es así como la Era Digital ha puesto a considerar muchos modelos de negocio, no solo en cuanto a los procesos sino también en cuanto a canales de venta, comunicación y estrategias de fidelización.

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El valor de los Building Blocks

En aras de entender el valor del concepto de Building Blocks, es importante reconocer que este tiene relevancia en el contexto de una arquitectura empresarial. Antes debemos hacer algunas reflexiones:

  • ¿Tiene conocimiento de cómo funciona la compañía hoy y cuál es su futuro en términos predictivos?
  • ¿Existe un plan estratégico de tecnología alineado y acorde al desarrollo de su negocio y a la planeación estratégica?
  • ¿Se entienden las relaciones sistemáticas que existen entre las diferentes capas que componen el diseño de su organización?
  • ¿Su organización tiene claro cómo los procesos y los sistemas de información generan valor para su negocio?
  • ¿La tecnología actual de su compañía es la que requiere el negocio?
  • ¿El modelo actual de procesos que soporta su negocio es el adecuado?
  • ¿Es consciente desde una perspectiva cuantitativa de cómo funciona?
  • ¿Cuál es la madurez de su compañía en temas de ingeniería de procesos y de Arquitectura Empresarial?

Arquitectura empresarial es la respuesta que usted está buscando a quizás estas y otras preguntas sobre su negocio, pues ella se entiende como: ¿la práctica de aplicar un método comprensivo y riguroso para describir una estructura y el comportamiento actual y/o futuro de los procesos de una organización, los sistemas de información, las personas, la infraestructura, los productos y otras sub-unidades del negocio, de tal forma que se alineen con las metas base de la organización y la dirección estratégica?, esto a fin de:

  • Identificar el estado actual de la organización y describirla como una estructura coherente desde todos sus componentes, entendiendo las relaciones cuantitativas entre estos, sus correlaciones, impactos y relaciones que permitan gestionarlos de manera efectiva.
  • Establecer la brecha que existe entre lo actual y lo deseado, y emprender acciones hacia la optimización y alineación de todos los componentes de la arquitectura.
  • Proporcionar la hoja de ruta a seguir, las inversiones y el valor de los cambios tecnológicos y empresariales que requiere la estrategia.

La Arquitectura Empresarial, hoy por hoy es la mejor práctica en la industria para pensar y gobernar un negocio.

La implementación de un proyecto de Arquitectura Empresarial, se apoya de manera efectiva en la intervención de cada uno de los Building Blocks del negocio.

Un Building Blocks puede verse como el átomo de intervención para la transformación productiva de una organización, pues es allí donde a partir de la generación de valor individual se aporta al EBITDA general del negocio.

Un Building Blocks se interviene a partir de la gestión efectiva de sus capas (Negocio, Datos, Aplicaciones y tecnología) a través de acciones que operen integradas y en sistemático con el diseño organizacional completo, a fin de asegurar la alineación entre los componentes de la arquitectura y el mejor desempeño de las variables operacionales del negocio.

Así las cosas, el proyecto de Arquitectura Empresarial, es una gran sombrilla de la transformación productiva y optimización de una organización, y es a través de la intervención de cada Building Blocks como se crea el Valor.

Business Process Management (BPM) como filosofía de Transformación Productiva y los diferentes Frameworks de Arquitectura Empresarial existentes (TOGAF, Zachman, FEAF, y otros) son la base para la intervención efectiva de cada Building Block. En otros artículos desarrollaremos el valor de cada uno de estos enfoques y de cómo sacarle el mejor provecho en beneficio del negocio.

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Mejoramiento Continuo: Replantearlo o Gestionarlo

El ciclo Deming, también llamado de mejoramiento continuo, es una herramienta avanzada de administración probada en diferentes economías del mundo con amplio reconocimiento por los resultados obtenidos en su aplicación. Más que una herramienta administrativa debe considerarse una metodología de trabajo, manera de hacer las cosas o filosofía aplicada a las actividades y tareas de los procesos en las organizaciones; consta de cuatro elementos: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, y son componentes diferenciados, interdependientes y secuenciales.

Las características de los componentes del ciclo exigen la visualización del mismo de manera sistémica, es decir, el ciclo en sí es parte del sistema general de desarrollo del conocimiento en la empresa y bien implementado, garantiza una etapa cada vez más cualificada del pensamiento administrativo de la organización. No tiene metas, ni se plantea horizontes como límites específicos, ya que implícitamente supone la adaptación de las actividades y tareas de los procesos en la organización como respuesta a la dinámica de cambio del mercado.

Como filosofía de trabajo, supone en su adopción un cambio cultural significativo en la manera como se realizan las actividades en cada proceso de la organización. Capacitación, actuación deliberada y consciente en cada uno de los componentes de los procesos al adoptar esta filosofía de trabajo, es la exigencia. Excluye el comportamiento espontáneo no reflexivo de las tareas del proceso.

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A partir del siguiente gráfico, se definen los componentes del ciclo en la que simulamos el proceso de desarrollo del conocimiento considerando las etapas previamente definidas por el ciclo.

En la etapa inicial del conocimiento planteamos un ciclo conformado por: Establecer (E), Hacer (H), Verificar (V) y Actuar (A). Establecer (E), significa identificar en un conjunto de procesos, actividades y tareas, fenómenos de una empresa, aquel elemento que se va a constituir en objeto de estudio, transformación y mejoramiento de la empresa. Al ser identificado, debe procederse a ejecutar el plan elaborado para resolver las inquietudes planteadas en la identificación del problema (H).

La Verificación (V) significa corroborar que los elementos constitutivos del plan son los que se ejecutan. En esta fase, es recomendado por Deming, realizar una pequeña investigación que conduzca a proponer mejores acciones, comparándolas con el mercado (especie de Benchmarking). Al definir la Verificación (V), se procede a estandarizar el resultado (A), incorporándolo como acción cotidiana de la empresa. Terminado este primer ciclo (E-H-V-A) se alcanza una fase superior en el conocimiento, planteándose un nuevo ciclo (P-H-V-A) y como tal, ofrece un conocimiento cada vez más elaborado y mejorado. Se repite de manera indefinida el ciclo.

Sobre el plano cartesiano definimos dos variables Mejoramiento (eje Y) respecto al Tiempo (eje X) observamos respecto a las variables la evolución del pensamiento empresarial de la organización, razón suficiente para considerar esta concepción la base de gestión de procesos en una empresa. Sobre ella no solo se levanta la Cultura de la Organización, sino que se convierte en orientación básica para la gestión del día a día.

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Implementación de procesos

3 razones por las que fracasa una implementación de procesos

¿Quién dijo que una mejora de procesos era el arma infalible para hacer eficiente y rentable un negocio? Puede que en parte sea cierto, pero hay factores que están inmersos dentro de esa gestión y que son significativos para que el negocio adquiera sostenibilidad en su sistema de implementación de procesos.

Según la revista Forbes, fallan el 70% de las iniciativas de transformación de procesos, ya que la visión estratégica de gestión no está involucrada con los cambios. De acuerdo a eso he identificado tres aspectos claves por los cuales fracasa una implementación:

1. Relevamiento deficiente:

Relevar un proceso no se limita a conocer su estado actual y contemplar todos los factores de una licitación de requerimientos, implica conocer la estrategia organizacional y cómo está enfocada al negocio a fin de que el sistema de gestión sea dinámico conforme ocurran variantes en el negocio.

2. El proceso está lejos de la necesidad de negocio:

Esto puede incidir directamente en el alcance de la implementación. Crear una estrategia de recolección de información que está estrechamente implicada en los objetivos de negocio, es una buena estrategia para que los procesos no están fuera del enfoque de permanecer centrados en el cliente. Con habilidades y herramientas adecuadas puede identificar las áreas de la organización que necesitan atención, rediseñar los procesos para mejorarlos, y poner en práctica un programa de cambio para que logre beneficios reales.

3. Insuficiencia en gestión del cambio:

Aunque la mayoría de los gerentes reconocen la necesidad de mejorar sus procesos, a menudo se sienten preocupados por las consecuencias de la implementación del cambio y personalmente vulnerables mientras sucede debido a una carente gestión del mismo.

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Los procesos son ejecutados por personas y estas requieren nuevas competencias para manejar, administrar y dominar las necesidades de la organización mediante diversos sistemas; hacer que las personas se involucren y comprometan con los nuevos desafíos, requiere el desarrollo de planes y habilidades organizacionales que motiven a las personas a tomar responsabilidad con los nuevos retos.

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Fases del Proceso de Transformación Digital

Es crucial conocer las diferentes fases de la Transformación Digital cuando una empresa desee habilitar este proceso en las operaciones de su compañía. Para esto, debe tener en cuenta que esto no solo implica invertir en tecnología.

Digitalizar una compañía, no significa que todas las actividades que se realizan dentro de esta se van a llevar a canales digitales. Tiene un fondo más profundo, y es identificar la verdadera necesidad del usuario y replantear la oferta de los productos y servicios. Además de encaminar la organización a ser más eficiente en todos los procesos que constituyen la operación de la misma, ocasiona cambios a nivel operativo, cultural, humano y tecnológico.

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Es por esto que mostraremos los pasos que se deben realizar para implementar de manera correcta el Proceso de Digitalización y Transformación Digital de una organización:

Al INICIAR este proceso es importante determinar cuatro ítems: Entender al usuario/cliente, realizar un análisis y evaluación interno de los recursos y el talento humano, determinando si se tiene lo necesario para realizar la transformación digital y por último diseñar una estrategia tecnológica empresarial enfocada en los objetivos del negocio.

Después del análisis exhaustivo y la preparación, se da pie a EJECUTAR cada uno de los planes concretos y estratégicos para realizar la transformación digital que requiere la empresa. Esto consta de cuatro partes: acciones centradas en el cliente, el desempeño y desarrollo del talento humano, generar una cultura digital empresarial y gestionar la estrategia tecnológica.

Una vez finalizada esta etapa, se inicia la OPTIMIZACIÓN, teniendo como objetivo definir dónde debería estar la empresa en el futuro, en corto, mediano y largo plazo, yendo más alláde la experiencia del cliente, reinventando la visión corporativa, empoderando el talento humano de la organización e identificando a los colaboradores que tienen el potencial de impulsar el cambio por medio de su proactividad, creatividad y capacidad de liderazgo, logrando así un foco a seguir que determinará las acciones que llevarán a perfeccionar la facilidad y uso de los servicios.

Para que la Transformación Digital se realice de manera efectiva, se debe comprobar siempre el nivel de madurez de la empresa, por lo que te invitamos a leer el siguiente artículo y evaluar en qué nivel se encuentra su compañía: https://pol.com.co/bpmm-y-sus-niveles-de-madurez/

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Gestión Documental Inteligente

Si analizamos bien, la Gestión Documental es mucho más que una simple forma de custodiar o conservar los documentos que genera, produce o tramita una organización. Va mucho más allá. Se trata de poder acceder a ellos en el menor tiempo posible cuando son necesarios, poder extraer información de esos documentos para utilizarla, saber que pasa con la información, llevar la trazabilidad; y que no sean simplemente un cúmulo de papeles que hay que analizar manualmente. De esto hablamos cuando nos referimos a Gestión Documental Inteligente

Para lograr esto, nos gustaría darte algunos consejos que te ayudarán a llevar una Gestión Documental más inteligente y eficiente en tu empresa:

Analiza detalladamente la seguridad de tus documentos

¿Quién subió por última vez un documento a tu servidor? ¿Quién fue el que modificó ese archivo? Con frecuencia se pueden producir malentendidos y dudas en la gestión de documentos.

De ahí la importancia de que el módulo de Gestión Documental de ProcessOnLine BPMS pueda registrar la fecha en que se sube, entrega o modifica cualquier documento. De esta manera, se prevé el fraude o los errores humanos en la gestión de los archivos.

Simplifica el uso de tu plataforma tecnológica

En lugar de tener múltiples herramientas tecnológicas para hacer diferentes tareas, lo ideal es que todos nuestros programas puedan interactuar entre sí. Muchas empresas invierten en software a medida para poder encontrar soluciones personalizadas, pero no siempre es fácil hacer esta inversión.

En cualquier caso, simplifica el uso del software y evita duplicidades en la gestión de documentos. Por ejemplo, si vas a gestionar tus documentos en la nube, puedes reducir o eliminar los recursos destinados a la gestión de archivos en papel.

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Evita la dispersión de documentos

Con frecuencia, los documentos se generan desde diferentes ordenadores. Solo cuando los ordenadores están conectados en red a un servidor interno se puede acceder fácilmente a todos los documentos. También cuando trabajamos con una solución de software como servicio o SaaS.

Es muy común que en las organizaciones los documentos sean generados por diferentes responsables o diferentes departamentos y estos queden almacenados en sus respectivos ordenadores y al mismo tiempo son enviados y tramitados por otros departamentos o responsables lo que hace que la información viaje por toda la organización y se tramite desde diferentes partes. Si no hay un control sobre dónde está cada documento, localizarlos después se vuelve una tarea más complicada.

Racionaliza el flujo de documentos en la empresa

Los documentos pasan con frecuencia de unas manos a otras. A veces este proceso es puramente espontáneo, no se ha establecido un protocolo de actuación. ¿Cuál es la consecuencia? Se producen errores humanos porque los documentos no han pasado antes por el departamento o el responsable adecuado.

Marketing y ventas, tesorería, contabilidad, dirección de la empresa; sigamos un proceso para determinar qué personas tienen que visualizar y validar un documento. Y sigamos siempre el mismo proceso.

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Beneficios tangibles e intangibles de la Sistematización

Los Grandes beneficios de la sistematización BPM 

Mejores procesos producen mejores resultados, empleados satisfechos y motivados producen clientes felices y un ROI (Retorno de la inversión) más próximo, se ahorran costos y se optimizan labores. En la actualidad, nos piden mejorar continuamente y hacer más con menos, esto lo lograremos de manera más rápida a través de la aplicación de proyectos de BPM. Descubre los beneficios de la sistematización BPM. 

Como cualquier empresa el objetivo siempre va a ser vender, generar oportunidades de negocio y que dicho proceso se haga de una forma más eficaz, eficiente y productiva, y la mejor forma de lograrlo es la sistematización/automatización.

Por medio de la sistematización e integración de tecnologías de la información obtenemos grandes ventajas tales como:

  • Generación de informes de cumplimiento.
  • Gestión de cambios y resolución de problemas.
  • Gestión de la configuración.
  • Automatización de procesos de TI.
  • Publicación de las aplicaciones.
  • Visibilidad e informes.
  • Consolidación de licencias.
  • Ahorros en personal y/o reacomodación de roles.
  • Comunicación abierta entre líderes y empleados.
  • Re-distribución de los recursos.
  • Disminución del error humano.
  • Servicio al cliente sólido.
  • Cultura organizacional para la aceptación de los usuarios.

Acá se podrían mencionar distintos factores que demostrarían los beneficios en dinero y tiempo ya que son muchísimos; pero este es solo un abrebocas de lo que se puede llegar a cuantificar y a cualificar como resultado de una adecuada intervención de los procesos.

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Cuando se sistematizan procesos se acelera el ciclo de venta y hace que los acuerdos con el cliente se cierren con mayor rapidez, de forma que ayuda también a incrementar los ingresos de la compañía.

La empresa de investigación y análisis, Gartner, ha planteado que el 80% de las empresas que utilizan BPM experimentarán una tasa interna de retorno sobre el 15%. La encuesta tomó de muestra a 20 compañías que realizaron 154 proyectos de BPM, el 95% experimentaron más del 90% de éxito en los proyectos. Los que no fueron exitosos obtuvieron una tasa interna de retorno menor al 10%, Gartner encontró que el 78% de la muestra obtuvo una ganancia superior al 15% de lo normal; El 77% tuvieron retornos mayores de $100,000 dólares por proyecto y el 55% obtuvieron tasas en un rango entre los $100,000 y los $500,000 dólares.

Como vemos, BPM permite conseguir los objetivos de su empresa, reducir costos, una mayor productividad, relación con el cliente one-to-one, y es una disciplina cada vez más utilizada por las compañías. Las ventajas concretas que puede conseguir una organización determinada de la sistematización de procesos dependen en cada caso de sus operaciones y circunstancias.

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Gestión Documental en pro de los Recursos Humanos

Los desafíos a los que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos en las organizaciones son cada vez más grandes ya que deben procesar, archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y segura posible, además de cumplir con los requisitos legales, complicando mucho más la situación.

La gestión del volumen de documentos generadas en el día a día de las empresas, pueden ser un punto de partida para la elaboración de un plan estratégico de gestión de documentos que les ayude a solucionar los principales desafíos a los que se enfrentan:

  • Abundante uso de papel
  • Lentitud en la búsqueda y recuperación de la información asociada a un empleado
  • Gran número de papeleía asociada a hojas de vida, lo cual retrasa los procesos de selección
  • Dificultad en el control, manejo y actualización de la información de los empleados
  • Pérdida de tiempo en labores de búsqueda de información
  • Almacenamiento descontrolado de documentos sin importar si son necesarios o no
  • Demandas por no proveer información a tiempo del empleado
  • Reprocesos

Con la implementación de un programa de Gestión Documental logrará que todos estos desafíos queden en el pasado, además, los departamentos de Recursos Humanos tendrán una herramienta que les permitirá administrar todo el flujo de información de manera rápida y organizada.

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Beneficios de Gestión Documental para RRHH

  • Mayor eficiencia al disminuir la labores manuales.
  • Reducción de papel al digitalizar todos los documentos para que estos queden almacenados de forma electrónica.
  • Rapidez en búsquedas de la información se hace con una operación sencilla que garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.
  • Seguridad de documentos, los profesionales de recursos humanos gestionan la mayor parte del tiempo información que es confidencial y sobre la cual se deben llevar registros detallados, con un programa de Gestión Documental se evita que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que los documentos son guardados de manera segura, conservando un historial de los usuarios que vieron el documento, los cambios que se realizaron y las fechas de cambio.
  • Actualización de documentos se hace de forma rápida e inmediata, ayudando a las empresas que tienen un alto índice de rotación de personal.

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Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos?

Con la evolución de la industria y la maduración de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, también ha progresado la gestión de documentos permitiendo el acceso, consulta, transparencia y disponibilidad de la información. Sin embargo, para que esto funcione de manera efectiva se deben establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final porque cada decisión que se tome con el tratamiento de cada uno de los documentos tiene efectos en el patrimonio documental. De esto respecta un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. 

Este avance ha permitido que la información independientemente de ser un documento, un documento de archivo, un dato o contenido se conciba de manera electrónica y que ésta deba ser gestionada por al menos un componente tecnológico.

Los términos que se deben tener en cuenta cuando se habla de sistemas de información asociados al control y gestión de documentos son:

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Cuando se habla de un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS), se hace referencia a un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización sin importar que se denomine como un documento electrónico de archivo o no.

Los EDMS a diferencia de los ERMS, es que no permiten modificar los documentos una vez que se declaran como documentos de archivo, son herramientas que facilitan la creación, edición, modificación y distribución de documentos electrónicos que se generan en cada uno de los procesos de la gestión operativa de una organización o empresa, teniendo la posibilidad de conservar varias versiones de un mismo documento, según modificaciones o comentarios realizados durante el mismo, y almacenar documentación de apoyo que se considere pertinente para cada uno de los trámites o tareas.

Esto es lo que hace el módulo de Gestión Documental de ProcessOnLine BPMS, un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS) que permite a nuestros clientes y a sus usuarios no solo crear, editar, modificar y distribuir los documentos, sino que también permite acceder y consultar los documentos desde cualquier parte, almacenarlos, preservarlos y determinar su disposición final.

Información tomada de la Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

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