Three Major BPM Trends to Watch in 2018

The business process management (BPM) sector is undergoing a large shift as more organizations transform around digital technologies. With a greater emphasis on digital, many companies are realizing that the technology itself doesn’t necessarily change how they work. Instead, it optimizes their already existing operations. With BPM gaining such momentum, 2018 is a big year in terms of how businesses use the technology to change the way they meet customer demands. Here are three major BPM trends that we are witnessing now and will in the future:

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1. Businesses are Transforming Customer and Employee Experiences

Many organizations are becoming acutely aware that they can’t make life better for their customers without eliminating the roadblocks that limit how employees handle key tasks. If workers are jumping through hoops to collaborate with colleagues, and access important data, those workers aren’t going to be able to support customer experience excellence.

BPM software streamlines the backend workings of an organization to create better employee experiences. This lays a foundation for smarter, more responsive customer interactions. All of this is made possible through a combination of process optimization and automation, transforming the way workers and customers engage with one another.

2. Organizations are Embracing RPA

Robotic Process Automation (RPA) allows organizations to capture data within backend systems and take action on that information based on predetermined parameters. In its simplest form, this innovation can be used for a simple workflow, but modern RPA solutions can incorporate artificial intelligence and robust analytics functionality to handle incredibly complex workflows.

RPA can connect processes, workflows, and applications out to the devices a user works on. As such, RPA can eliminate the manual processes that have long held companies back. All of this is happening as companies shift from having many divergent apps and services into one central platform. This brings us to our third major BPM trend.

3. App Platforms are Driving Digital Transformation

As BPM solutions continue to evolve, they are increasingly being built into app platforms. If a user needs an app to serve as a central hub for a product development initiative, the individual can:

  • Drag-and-drop interface elements to craft a GUI.
  • Use pre-built data workflows and APIs to pull the right data into the app.
  • Establish user roles and permissions in a simple directory system.
  • Leverage BPM tools to map out processes that interact with the app and automatically pull in relevant data, send notifications to stakeholders or otherwise streamline operations.

With platforms that are founded on BPM functionality, organizations can keep up with the enterprise app revolution. With BPM and backend security systems in place, contemporary app platforms are becoming central hubs for digital transformation, providing an avenue where data and processes flow freely within the controls that IT teams put in place.

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Ventanilla Única

Durante los últimos años, Process Online ha venido desarrollando con sus aliados estratégicos proyectos que impactan directamente a los siguientes ejes temáticos de la estrategia de gobierno en línea: TIC para Servicios, TIC para la Gestión Seguridad y Privacidad de la Información propuesta por el Gobierno Nacional. Hoy queremos contarles como la Ventanilla Única ayuda a las entidades públicas a ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía.

Según Gobierno en Línea, la Ventanilla Única busca que el usuario gestione de manera integrada los trámites y servicios agrupados por temáticas, intereses o poblaciones, que están en cabeza de una o varias entidades. De esta manera se provee una solución completa al usuario presentando una cara unificada del Estado. 

Las ventajas para los ciudadanos son:

  • Evita desplazamientos.
  • Evita hacer filas.
  • Fácil acceso y uso.
  • Permite hacer seguimiento a los procesos en línea (conocer los pasos, estado y trámites).

Las ventajas para las entidades son:

  • Ahorra tiempo y dinero.
  • Permite caracterizar los usuarios.
  • Permite el mejoramiento continuo.
  • Ofrecer trámites y servicios en línea.
  • Buena imagen de cara a la ciudadanía.

Lea también: BPM y el Sector Público

Ello nos permite concluir que las entidades públicas deben hacer un gran esfuerzo por ofrecer a los ciudadanos herramientas que faciliten la relación entre el estado y la ciudadanía. La Ventanilla Única es el inicio de un gran reto pues los invita a evaluar los procesos y procedimientos internos y buscar herramientas tecnológicas que soporten los suyos propios.

El desarrollo y la implementación de la Ventanilla Única apoya e invita a la sistematización y/o automatización de los procesos internos, tarea que desempeña Process OnLine de manera exitosa.

Nuestro equipo mediante los componentes de:

  • Ingeniería de procesos,
  • Ingeniería de sistemas,
  • Seguimiento y acompañamiento de los procesos

Diseña portales web que permiten el registro de la información básica del ciudadano y su solicitud. Esta información activa procesos específicos dependiendo de la solicitud construidos mediante la metodología BPMN y soportados en nuestro sistema Process OnLine BPMS que permite la recepción, revisión, gestión y cierre de las solicitudes.

Nuestra experiencia lo soporta y nos hace conocedores de como la constante búsqueda de las entidades públicas por ser mas eficientes y productivas a través de un sistema de información, puede darles ventajas competitivas sobre otras entidades.

Te invitamos a hacer parte de nuestros aliados estratégicos y juntos construir la Transformación Empresarial que el país requiere.

¿Qué esperas?

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BPMM: características de una organización nivel 3

Retomando los niveles de madurez del BPMM, esta vez nos centraremos en el nivel 3. Podemos recordar que en el artículo «BPMM y sus niveles de madurez» se describen las empresas de nivel 1 y 2, y como conclusión se menciona que, si realmente se han entendido las implicaciones de estar en un nivel 2, se podrá deducir que la mayoría de empresas en Colombia se encuentran en estos dos niveles iniciales.

Cuando una empresa logra tener dentro de su ADN la estandarización de sus procesos y responsables claros encargados del programa de mejora continua, cuenta con un gobierno claro de la organización, administran adecuadamente cada uno de los requerimientos de cada unidad de trabajo, monitorea el rendimiento, establecen metas, se asegura la calidad de los productos, y todo esto se hace forma natural en la compañía como parte de su cultura empresarial, se puede hablar de que está lista para nuevos retos que nos plantea el nivel 3.

Para llegar al nivel 3, hablamos de prácticas estandarizadas de principio a fin, este es el nivel para gestionar el proceso y como en los otros niveles se debe contar con artefacto para medir a las organizaciones que se encuentren en este nivel de madurez, es decir, no se puede utilizar el mismo artefacto del nivel 2 para medir a organizaciones que están en nivel 3, porque este se va a centrar en un nivel de exigencia bajo para la empresa y no va a permitir identificar las brechas a atacar para aumentar el nivel de madurez de la empresa.

Una empresa nivel 3, está en la etapa en la cual está buscando administrar los procesos organizacionales, desarrollar las competencias, administrar los recursos, una gestión de la configuración organizacional, gestionar los productos y servicios, gestionar el trabajo para lograr los productos y servicios, mejorar la preparación de los productos y servicios, administrar la implementación de estos, la operación y el soporte.

Lea también: En simples palabras: ¿Qué es BPM y cómo puede beneficiar a su negocio?

Es decir, es pasar de preocuparse por estandarizar, para pasar a pensar en aspectos más estratégicos de la compañía, donde ya se habla de administración y no de estandarización y es que cuando ya se tiene un método claro de ejecución de los procesos, ya se tiene un proceso administrable, dado que se pueden definir compromisos con base a resultados esperados y definidos por el estándar. Además, como se tienen claros los procesos, se comienza a pensar en los recursos y su eficiencia y en la forma en cómo se tiene estructurada la empresa para generar valor.

Estas ya son variables enfocadas más en la arquitectura de la empresa, en cómo se está organizado y cómo se gestionan los recursos para lograr la generación de valor, atrás han quedado esas malas prácticas por falta de estandarización.

Como ya se es consciente de los procesos, una empresa nivel 3 también se enfoca en estudiar sus productos y servicios para buscar el valor que estos aportan al mercado y encontrar nuevas formas de contribuir con productos y servicios mejorados y mejor soportados, es por esto, que en este nivel también se revisa toda la cadena de valor desde la preparación del producto o servicio, hasta el soporte posterior a la entrega con el fin de garantizar una mejora en la calidad y la relación con los clientes.

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Optimizar, Sistematizar, Automatizar

Cuando se abordan proyectos de intervención en procesos es común que aparezcan términos como optimizar, sistematizar y automatizar. En muchos casos, no se tiene total claridad de lo que significa cada uno de ellos y se pueden utilizar indistintamente, generando confusión, trayendo consigo una falta de alineación en los objetivos y en lo que se pretende alcanzar. Con este breve artículo, buscamos dar claridad sobre estos términos, con el fin de lograr intervenciones de procesos más certeras.

En primer lugar, comenzaremos con optimizar, utilizando este término para indicar todas las acciones tendientes a lograr un mejor desempeño en la ejecución de procesos y puede abarcar desde incluir nuevas tecnologías, hasta pasar por definir nuevas políticas, indicadores, puntos de control, redefinir las actividades a realizar hasta realizar ejercicios de simulación que nos permitan entender el comportamiento de nuestro proceso bajo nuevas condiciones. Es importante señalar que una optimización, o en términos coloquiales una mejora, puede desembocar en una sistematización o automatización, según sea el caso.

Al hablar de sistematizar, nos referimos a la utilización de sistemas de información, tecnologías, apoyos informáticos que permitan una más eficiente y controlada ejecución de las labores. Una sistematización puede involucrar cambios en el proceso, en las actividades y controles realizados, pero no es su enfoque principal, podríamos mencionar que son cosas que se derivan del hecho de incorporar nuevas tecnologías. Al momento de sistematizar, es cuando aparecen opciones como los BPMS que tienen como foco principal al proceso y brindar una excelente opción que permite la estandarización de los flujos de trabajo.

El foco principal de la sistematización es brindar al usuario final herramientas que le ayuden a la realización de sus labores y eventualmente se pueden incluir ciertos cálculos, tareas, procedimientos de manera automática como una manera de apoyar su labor, pero no es esencialmente su fin.

Finalmente automatizar, es la ejecución de tareas de manera automática, autónoma por parte de un sistema de información, tecnología, con base a unos insumos o condiciones determinadas. En este punto estamos hablando de tecnologías como RPA (Robotic Process Automation), que permiten la ejecución controlada de tareas en las cuales la intervención humana es más limitada y se puede limitar a ciertos puntos de control o verificación.

En resumidas cuentas, fruto de un ejercicio de optimización pueden surgir iniciativas que involucren una sistematización o automatización, pero no se limita a la incorporación de nuevas tecnologías, puede incluir desde temas de carácter operativo y organizacional como definición de nuevas políticas, hasta reorganización, incorporación, supresión de puestos de trabajos o incorporación de nuevas metodologías para la ejecución de las labores. Al hablar de sistematizar y automatizar, estamos haciendo referencia a la incorporación de tecnologías de información para apoyar la realización de las actividades del proceso, entendiendo que la automatización busca que tareas repetitivas y con reglas claras de ejecución, puedan ser desarrolladas de manera autónoma por asistentes tecnológicos, mientras la sistematización busca ofrecer a los usuarios finales plataformas tecnológicas en las cuales desarrollar de manera más eficiente y controlada sus labores.

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Automatización Robótica de Procesos: amenaza u oportunidad

El mundo empresarial y organizacional, a medida que ha ido avanzando el siglo XXI, ha traído consigo una serie de retos que implican que se enfoque en el tema de la efectividad (es decir, hacer las cosas de la forma correcta, con calidad, y haciendo un uso óptimo de los recursos involucrados), con el fin de lograr competitividad en un entorno cada vez más globalizado; surgiendo diversas metodologías administrativas para lograr la optimización de proceso y alcanzar dicha efectividad.

A lo largo de la historia, se han visto diversos modelos productivos que rigen la dinámica empresarial, y actualmente estamos hablando de la cuarta revolución industrial, la cual pretende alcanzar una asignación de recursos más eficiente a través de fábricas inteligentes, capaces de adaptarse mejor a las necesidades productivas del siglo XXI. Inmerso en esta cuarta revolución industrial, se encuentra el concepto de Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés), que implica el uso de una aplicación de software que replica la interacción de un ser humano con una interfaz de usuario de un sistema informático. Esto representa un ahorro de tiempo en ejecución de tareas de nivel muy operativo, y al mismo tiempo reducción de errores y reprocesos.

Sin embargo, estos avances en automatización se pueden ver como una amenaza o una preocupación, en la medida de que tienen un gran potencial para sustituir fuerza laboral. Ahora, ¿será posible poder ver esta situación desde otra perspectiva? En lugar de plantear el gran interrogante sobre qué trabajos realizados actualmente por el ser humano serán ejecutados por asistentes de automatización, nos podemos preguntar cómo se puede ver potencializadas las labores operativas del día a día para enfocar las energías en labores que las máquinas no pueden ejecutar, logrando así nuevas oportunidades laborales. Podemos imaginar cómo se puede lograr una sinergia y un trabajo colaborativo entre las máquinas y el ser humano para focalizar los esfuerzos en mejorar las ineficiencias en los sistemas operativos, y así lograr la ventaja competitiva que una organización requiere. Si se es lo suficientemente inteligente para entender cómo llegar de forma correcta a la implementación de un RPA, se pueden lograr soluciones de optimización de procesos que permitan aumentar la productividad, mejorar los ingresos de los empleados y aumentar la demanda de mano de obra más cualificada. El gran reto radica en cambiar la perspectiva e introyectar el hecho de que las máquinas inteligentes pueden ser nuestros aliados y colaboradores en la resolución creativa e innovadora de problemas.

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¿Cómo Process OnLine contribuye a la estrategia de Gobierno en Línea?

La estrategia de gobierno en línea busca, por medio de las tecnologías de información, construir un estado abierto, más eficiente, más transparente y más participativo que presten servicios que respondan a las necesidades actuales de los ciudadanos logrando excelencia en la gestión, empoderamiento y confianza en estos.

Sus ejes temáticos son:

TIC para Gobierno Abierto:

Busca lograr un gobierno transparente, es decir, proporcionar la posibilidad de acceder a la información pública por diversos canales electrónicos. Esto fomenta el dialogo con la ciudadanía y genera espacios de colaboración que permiten construir soluciones a problemas o retos públicos a través de acciones de colaboración con los usuarios, ciudadanos y grupos de interés. Por último, se generan espacios de participación utilizando los medios electrónicos.

TIC para Servicios:

Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, que den solución a las principales necesidades y demandas de los usuarios y empresas en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo.

Su finalidad está encaminada a desarrollar servicios centrados en el usuario, caracterizándolos, proporcionando accesibilidad, usabilidad, promoción, evaluación de la satisfacción del usuario y mejoramiento continuo, por medio de la construcción de sistemas integrados de PQRD y trámites y servicios en línea.

TIC para la Gestión:

Comprende la planeación y gestión tecnológica, la mejora de procesos internos y el intercambio de información.

Esta cuenta con los siguientes componentes: estrategia de TI, la cual busca el entendimiento estratéico, direccionamiento estratégico de TI, implementación de la estrategia de TI, seguimiento y evaluación de la estrategia de TI; gobierno de TI, que busca la alineación, esquema de gobierno de TI, gestión integral de proyectos de TI y gestión de la operación de TI; información, cuyo objetivo incluye la planeación y gobierno de componentes de información, diseño de los componentes de información, análisis y aprovechamiento de componentes de información, gestión de la calidad y de seguridad de los componentes de información; sistemas de información, encaminado a la planeación y gestión de los sistemas de información, diseño de los sistemas de información, ciclo de vida de los sistemas de información, soporte de los sistemas de información, gestión de seguridad y calidad de los sistemas de información; servicios tecnológicos buscan la planeación y gestión de los servicios tecnológicos, operación de servicios tecnológicos, soporte de servicios tecnológicos, gestión de la calidad y seguridad de servicios tecnológicos; uso y apropiación, que propende por el desarrollo de estrategias para el uso y apropiación de TI, gestión del cambio de TI, medición de resultados de uso y apropiación; y capacidades institucionales, que buscan el uso eficiente del papel, gestión de documentos electrónicos, automatización de procesos y procedimientos.

Seguridad y Privacidad de la Información:

Comprende las acciones para proteger la información y los sistemas de información.

Este cuenta con los siguientes componentes: definir marco de seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información, que busca el diagnóstico de seguridad y privacidad y plan de seguridad y privacidad de la información; implementación del plan de seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información, el cual busca la gestión de riesgos de seguridad y privacidad de la información; monitoreo y mejoramiento continuo, encaminado a la evolución del desempeño.

Process OnLine mediante la prestación de diferentes servicios, puede apoyar la implementación de gobierno en línea: Arquitectura Empresarial, Sistematización y Automatización BPMS y monitoreo de las actividades de negocio.

Arquitectura Empresarial:

A través de un ejercicio de Arquitectura Empresarial se realiza una revisión completa del municipio, esto nos permite construir lineamientos para apoyar la implementación de gobierno en línea, mayormente tic para la gestión y seguridad y privacidad de la información.

La Arquitectura Empresarial cuenta con los siguientes dominios:

  • Organizacional
  • Datos
  • Sistemas de información
  • Infraestructura tecnológica

Tal y como está contenido en el decreto 1078 de 2015 la Arquitectura Empresarial es el principal instrumento para implementar la arquitectura TI de Colombia y habilitar la estrategia de gobierno en línea.

Lea también:La Arquitectura Empresarial

Sistematización y automatización BPMS

Por medio de la sistematización y automatización de procesos en el sistema BPMS podemos impactar mayormente el componente de TIC para servicios, construyendo servicios centrados en el usuario que son mayormente apoyados por los trámites y servicios en línea.

Monitoreo actividades de negocio

El sistema BPMS por medio de los trámites y servicios ofrece el monitoreo de los mismos, generando datos y métricas que impactan mayormente el componente de TIC para gobierno en línea.

Por ello, podemos concluir que Process OnLine es un excelente aliado para los municipios en la implementación de gobierno en línea, entidades como el Municipio de Envigado han emprendido con nosotros este camino y son fieles testigos de cómo nuestros servicios integrales aportan a esta estrategia.

Anímate y construyamos un nuevo país.

Este artículo está basado en la estrategia de gobierno en línea, publicada por el Gobierno Nacional de Colombia en su página web (http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-channel.html)

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BPMM y sus niveles de madurez

A menudo escuchamos sobre BPMM como metodología para medir el nivel de madurez de los procesos en una organización, pero ¿qué significa estar en uno de sus niveles?

BPMM establece 5 niveles y plantea por cada nivel una serie de referentes que se deben cumplir para decir que el proceso ha alcanzado cierta madurez. Cada nivel se centra en ciertas cosas puntuales y cada vez es más exigente, siempre buscando una organización madura, controlada y administrada.

El nivel 1 es aquel en el que se encuentra toda organización por defecto, es decir, en este nivel están aquellas organizaciones que tienen poco estandarizados sus procesos, que tienen pocas mediciones de eficiencia, que no están enfocadas en la mejora continua, entre otras cosas.

Luego, cuando la organización logra la estandarización de sus procesos, define responsables encargados del programa de mejora continua, se establece un gobierno claro de la organización, se administran adecuadamente cada uno de los requerimientos de cada unidad de trabajo, se monitorea el rendimiento, se establecen metas y se asegura la calidad de los productos, se puede hablar de una organización que se encuentra en nivel 2.

Si realmente se han entendido las implicaciones de los estándares expresados en los niveles uno y dos, se comprenderá que la mayoría de organizaciones se encuentran en estos niveles, es por esto que comúnmente cuando realiza una evaluación BPMM, se hace con base a un artefacto diseñado para el nivel 2.

Como control para saber si se ha utilizado o no el artefacto adecuado se debe tener como guía una calificación de 3.5 en una escala entre 1 y 4, es decir, si la mayoría de elementos medidos dan 3.5 o superior quiere decir que el foco de medición está por encima del nivel medido y debería medirse con un artefacto diseñado con base a un nivel superior.

Para llevar a una empresa a lograr el nivel dos de forma suficiente, se deben tomar acciones enfocadas a los elementos antes mencionados, que se deben tener como estándares de una compañía de este nivel.

Lea también: 6 claves para que un proyecto de BPM sea exitoso

Para eso, es necesario trabajar en la alineación estratégica de todos los componentes que conforman la organización, lograr una alta correlación entre los procesos, tener claramente definidos y estandarizados los métodos, actividades y tareas, contar con el personal adecuado para el desarrollo de la las actividades, gestionar los riesgos asociados al proceso, contar con el apoyo de sistemas de información orientados al que hacer misional del proceso, tener datos estructurados y de fácil acceso, procesar estos datos para convertirlos en información, contar con una infraestructura de sistemas y física adecuada para el desarrollo de las actividades, y finalmente estar consciente del marco legal que rige las actividades desarrolladas para no infringir normas que regulan el proceso.

Trabajando en estos focos, se logrará tener una organización madura en el nivel 2 lista para pasar a un nivel 3 que profundizaremos en otro artículo.

A simple vista parece simple de lograr, pero dada la cultura organizacional predominante en muchas compañías, se dificulta institucionalizar estas prácticas que deberían ser naturales en una compañía exitosa.

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Manejo de actividades Múltiple Instancia

Definición Múltiple Instancia

Proceso

A nivel de procesos es importante resaltar que, para la automatización de estos, en determinados casos se detecta que en algunos segmentos del flujo del proceso la(s) actividad(es) debe(n) realizarse tantas veces como el proceso lo demande y de manera independiente a nivel de ejecución y de información, así los datos de entrada sean los mismos.

BPMN

Bajo la norma internacional BPMN las actividades (tareas y subprocesos) pueden contener en el interior del contorno del rectángulo que las define, lo que se conoce como un marcador o distintivo que describe su comportamiento; entre ellos está el marcador múltiple instancia, que indica que en ese punto del proceso se van a generar varias instancias o repeticiones de esa actividad, las cuales pueden resultar de un valor fijo o de la evaluación de una expresión y se pueden ejecutar en paralelo o secuencialmente.

Dentro del estándar el símbolo es el siguiente:


Comportamientos de las actividades múltiple instancia

Las actividades múltiple instancia tienen varios comportamientos en la ejecución de un proceso, las cuales serán descritas a continuación:

Comportamiento de ejecución

Describe el comportamiento interno de ejecución de las diferentes instancias creadas por la actividad múltiple instancia y son las siguientes:

  1. Secuencial: determina que cada instancia generada de la actividad múltiple instancia, será ejecutada después que termine la antecesora y así sucesivamente hasta que se cumpla el número de veces que se debe repetir dicha actividad. Se caracteriza porque puede ser ejecutada por el mismo recurso en todas sus instancias, pero su ejecución puede ser más larga en el tiempo. Muy utilizada si se tienen restricciones en cuanto a disponibilidad de recursos para ejecutar las tareas.
  2. Paralelo: este comportamiento determina que al momento de iniciar la actividad múltiple instancia, todas las instancias generadas podrán ser ejecutadas al mismo tiempo, sin restricciones de recursos. Se debe disponer de más de un recurso para la ejecución si se quiere obtener un menor tiempo total de ejecución, comparado con el comportamiento anterior.

Comportamiento de salida

Describe el comportamiento después de finalizar las instancias creadas por la actividad múltiple instancia para el resto del proceso dependiente de la ejecución de dicha actividad. Aplican de igual manera para cualquiera de los dos comportamientos de ejecución anteriormente descritos.

Imagen de ejemplo:

  1. Sincronización: exige que se deben terminar todas y cada una de las instancias creadas por la actividad múltiple instancia, para poder continuar el flujo de proceso. Lo que implica que lo que continúe en el flujo de proceso se ejecutará solo una vez cada que este abandone la ejecución de la actividad múltiple instancia. Para el ejemplo de la imagen, después de terminar la tarea 1 se instanciarán las múltiples instancias de la Tarea MI 2 y deberán terminar todas para que la Tarea 3 se ejecute una sola vez.
  2. Incontrolado: bajo este comportamiento cada una de las instancias creadas por la actividad múltiple instancia continuará de manera independiente, sin importan que suceda con las demás. Lo que implica que lo que continúe en el flujo de proceso se ejecutará tantas veces como instancias se generen en la actividad múltiple instancia. Para el ejemplo de la imagen, después de terminar la tarea 1 se instanciarán las múltiples instancias de la Tarea MI 2 y la Tarea 3 se ejecutará varias veces, una vez por cada instancia creada por la actividad múltiple instancia.
  3. Primero: determina que lo que continúe en el flujo de proceso después de la actividad múltiple instancia, se ejecutará solo una vez, tan pronto al menos una instancia generada termine, sin importar que suceda con las demás. Para el ejemplo de la imagen, después de terminar la tarea 1 se instanciarán las múltiples instancias de la Tarea MI 2 y la Tarea 3 se ejecutará solo una vez, tan pronto se ejecute por completo al menos una de las instancias generadas.
  4. Condicionado: determina que lo que continúe en el flujo de proceso después de la actividad múltiple instancia, se ejecutará sí y solo sí se cumple una condición prediseñada pero que tiene que ver con las instancias generadas por la actividad múltiple instancia. Por ejemplo, que al menos dos instancias de las generadas hayan terminado para poder continuar. Para el ejemplo de la imagen, después de terminar la tarea 1 se instanciarán las múltiples instancias de la Tarea MI 2 y la Tarea 3 se ejecutará tan pronto se cumpla la condición parametrizada en la actividad múltiple instancia.
Ejemplo

A continuación, se describe un proceso de negocio en donde se hace necesario la utilización de la múltiple instancia para que este quede bien diseñado y describa fielmente la realidad.

Una reconocida universidad privada, publica en los medios de comunicación una convocatoria para una maestría bastante exclusiva y exigente. Los posibles candidatos deben enviar su hoja de vida vía electrónica y esperar a que el comité de la maestría evalúe si puede continuar con el proceso o no, en todo caso la universidad le comunicará el resultado.

Se reciben hojas de vida durante un mes o si es el caso, la convocatoria se cierra manualmente. Una vez la convocatoria se cierre, el comité debe evaluar cada una de las hojas de vida enviadas y determinar cuáles de los aspirantes son aptos para pasar al segundo nivel, es decir, una entrevista con el comité. En caso de no ser seleccionado para seguir en el proceso, se le avisa al aspirante la decisión del comité.

Los aspirantes seleccionados son citados y se les entrevista de manera individual, allá el comité decide si el aspirante puede continuar con el siguiente nivel, es decir, una prueba de conocimiento. En caso de no ser seleccionado para seguir en el proceso, se le avisa al aspirante la decisión del comité.

Los aspirantes seleccionados son citados para que presenten una prueba de conocimiento, la cual es el último nivel de la selección.

Luego que todos los aspirantes seleccionados completen los diferentes niveles, el comité evalúa y escoge los aspirantes que pueden ingresar a la maestría. El máximo de cupos es de 20 aspirantes y si no se logra un máximo de 10 aspirantes aptos la convocatoria se declara desierta por falta de aspirantes aptos. En cualquier caso, el aspirante debe recibir una comunicación de la universidad explicando si fue admitido o no en la maestría.

Diagrama convencional

Explicación

Tal como se observa en las imágenes de ejemplo, en el diagrama convencional, aunque se puede observar que se conservan fielmente las etapas expuestas para el proceso, el desarrollo del mismo no corresponde a la realidad debido a que tal y como está diseñado el proceso, las tareas en donde se evalúa el candidato deben ser ejecutadas de manera independiente ya sea en paralelo o de manera secuencial, partiendo de un único requerimiento o convocatoria, lo que no sucede en el diagrama.

Diagrama con múltiple instancia

Explicación

En el diagrama anterior se incluyen las tareas en donde se evalúa el candidato dentro de un subproceso con el fin de poder controlar dichas tareas de manera independiente para cada uno de los candidatos, partiendo de un único requerimiento o convocatoria. Esto garantiza que el desarrollo del proceso respetará las reglas de negocio propuestas en el enunciado. Vale la pena anotar que dentro del subproceso múltiple instancia el comportamiento de ejecución es en paralelo, pero podría ser secuencial y que el comportamiento de salida es complejo, debido a que en medio de la ejecución se pueden enviar mensajes a aspirantes y al final se tiene que esperar a que todos los aspirantes aceptados terminen para que el comité evaluador pueda escoger los mejores si es el caso.

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BPM y el Sector Público

Hay muchas razones por las que BPM y el sector público son compatibles, demostrándolo con una serie de ejemplos exitosos que muestran los beneficios recibidos.

Los gobiernos y entidades públicas funcionan con presupuestos estrictos, al tiempo que tienen que cumplir con rigurosas normas de seguridad, transparencia y eficiencia, en nombre de cuidar el recurso y bienestar público. Esto hace BPM y la automatización de procesos, logrando ahorrar tiempo y dinero, además de tener coherencia y control general en su funcionamiento.

Con un Business Process Management Suite (BPMS), los gerentes y directivos podrán supervisar el funcionamiento de todas las operaciones, al tiempo que permiten que algunas de ellas se automaticen y solo se intervengan cuando surja un problema. Las capacidades únicas de BPMS incluyen temporizadores y alarmas, que generan alertas a los responsables cuando la intervención humana es necesaria.

Dentro de los gobiernos y consejos, toda la información debe ser monitoreada y registrada. El uso de un BPMS permite no solo que esto se haga automáticamente y se respalde en la nube, sino que elimina la necesidad de documentación en papel que pudiera plantear riesgos extremos de seguridad y ser propenso a pérdidas que pondrán en peligro a las poblaciones locales. La importancia de la seguridad se acentúa en el sector público y con la tecnología BPM o un BPMS las organizaciones pueden garantizar que los datos sean seguros, bien gestionados y de fácil acceso.

Lea también: 3 Tips para tener clientes felices a través de BPM

La primera combinación de BPM y gobierno ha surgido en la forma de gobierno electrónico. Este es un término amplio que significa el movimiento de los servicios gubernamentales en Internet. Esto ha hecho que las organizaciones gubernamentales sean más accesibles para los ciudadanos al permitirles comunicarse de la misma manera que lo hacen con sus amigos y familiares. Desde entonces, el gobierno electrónico se ha ampliado con el uso de Business Process Management Suites.

En el condado de Humboldt, California, BPM se utilizó para deshacerse de un sistema de recolección de datos basado en papel después de temores de que era inseguro. El nuevo sistema redujo este peligro, pero también, tuvo una consecuencia positiva no esperada. La aplicación de un BPMS les permitirá rastrear el estado de todas las solicitudes presentadas y por lo tanto proporcionar un mejor servicio a sus ciudadanos que ahora pueden ver en línea la trazabilidad de sus solicitudes.

El municipio de Envigado, Colombia ha realizado su propia solución BPM con la ayuda de Process OnLine. En donde se han resuelto problemas como: búsquedas largas, servicios retrasados, acumulación de grandes cantidades de trabajo en papel, entre muchos otros. El BPMS de Process OnLine ha permitido al municipio de Envigado ofrecer más de 300 servicios demandados por los ciudadanos en línea, y rastrear sus aplicaciones y respuestas.

Este sistema ha sido un éxito tan grande que hay planes para ponerlo en funcionamiento en otros municipios de Colombia.

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