En artículos anteriores, hemos explorado de manera superficial algunos de los conceptos que trabajamos todos los días como lo son BPM, BPMN, BPMS y BPMM; con el ánimo de explorar un poco más, este artículo estará dirigido a que vayamos un poco más profundo con BPM (Business Process Management) que en ocasiones se confunde con ¿Buenas Prácticas de Manufactura? o con sistemas tipo BPMS (Business Process Management Suite).
BPM es una disciplina de gestión que adoptan las organizaciones con el fin de mejorar sus variables operacionales de negocio, cambiando la cultura de la organización de reactiva a proactiva y buscando siempre mayores niveles de productividad y eficiencia a partir del mejoramiento permanente de sus procesos pero bueno, ¿cómo es eso en la vida real? Una cosa es decirlo y otra es aplicarlo, ya que al tratarse de una disciplina, existe un compromiso mucho más poderoso: ser tomado como filosofía de gestión, ser comunicado a todos los colaboradores y que cada uno de ellos lo entienda, adopte y crea firmemente en los beneficios personales y laborales que obtendrá al incorporarlo en sus hábitos y gestión diaria.
BPM busca la integración de las personas, datos y sistemas de información a través de procesos diseñados para ser más transparentes, efectivos y ágiles, de esta forma logramos que pueda permear y transformar la organización desde 3 dimensiones como lo explican los autores Kiran Garimella, Michael Lees y Bruce Williams:
1. La dimensión del Negocio:
Esta dimensión es la que BPM crea valor tanto para clientes como para stakeholders; en esta dimensión encontramos que BPM mejora el rendimiento, los resultados obtenidos en crecimiento sostenido de ingresos brutos, incrementa la innovación, mejora la productividad y se enfoca en el cliente, generando mayores niveles de satisfacción y fidelidad. BPM inyecta la capacidad de alinear la operación del negocio con la estrategia y sus objetivos, además de dar mayor flexibilidad y agilidad a los procesos del negocio frente a cambios inesperados del entorno.
2.La dimensión de Proceso:
Aquí, BPM transforma las actividades estructuradas llamadas procesos, que no son nada más y nada menos que la fórmula mágica que tiene la organización para transformar materias primas y recursos, en productos y servicios que el cliente está dispuesto a comprar y atiendan una necesidad de mercado. Mientras más efectiva sea la transformación, mayor valor se generar. BPM incorpora las diferentes metodologías (Lean, Six Sigma, Shingo, Deming, etc.) y las acelera con sistemas de definición, medida, análisis y control mejorados drásticamente.
Con BPM, los procesos de negocio son más: 1) Efectivos, al generar menos pérdidas y coordinar de manera automática los sistemas, personas e información, 2) Rápidos, al permitir reaccionar de manera ágil a cambios y requerimientos del negocio, permitiendo convertir diseños en procesos en ejecución, modificar rápidamente reglas de negocio y medir en tiempo real los resultados, y 3) visibles, ya que permite identificar las anteriores cajas negras del negocio y poder ver al interior de ellas, visualizando, controlando y midiendo en tiempo real el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes, facilitando la detección de errores y problemas aun antes de que ocurran.
3.La dimensión de Gestión:
Para la gestión, los procesos son las herramientas con las que se logra el éxito empresarial, de ahí que BPM tome tanta importancia al poner las personas y los sistemas en movimiento, empujando la acción hacia los objetivos del negocio, permitiendo automatizar flujos sin tener inconvenientes de sistemas aislados, métodos manuales y fuerza bruta.
Como lo puede ver querido lector, BPM es una filosofía de gestión que impacta la organización en general y tiene objetivos medibles, los cuales se traducirán en beneficios palpables para su compañía. No olvide que, si bien la filosofía es probada y aplicada en miles de compañías alrededor del mundo, también existen miles de casos en los cuales BPM no dio el resultado esperado, ¿por qué? fácil, pensar en BPM como comprar una cartilla o verlo como la compra de un sistema de información, sin considerar la transformación cultural y de dirección que esto conlleva, no hará más que encaminarlo a un fracaso rotundo, muchas reuniones largas y la posibilidad de no quedar muy bien parado. Nuestra recomendación es simple: BPM es lo que usted y su compañía necesitan para generar esos ahorros e incrementar la satisfacción de sus clientes, pero antes, estudie, profundice y, sobre todo, asesórese bien por alguna organización que tenga experiencia y está dispuesta a ponerse su camiseta y que sus retos sean los de ellos, ya que lograr BPM como filosofía, tomara de un tiempo considerable y mucho trabajo en equipo.
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