Día a día nos preguntamos si lo que estamos haciendo en nuestras empresas está bien hecho o no. Nos invaden las dudas y los problemas; nublando nuestros pensamientos y la forma de solucionarlos. La posibilidad de nuevas herramientas nos aterra, sin saber que nos pueden ayudar a dar un vuelco total a estos problemas convirtiéndolos en oportunidades de mejora.

Dentro de las posibles soluciones, BPM es una disciplina práctica, clara, sencilla y eficaz para lograr que nuestra productividad suba a otro nivel, además de que alinea todos los procesos (diseñar y definir actividades y su comportamiento) logrando así su sistematización.

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Para poder lograr una transformación y una cultura organizacional enfocada 100% a la productividad y eficiencia a través de BPM, debemos tener en cuenta las siguientes etapas:

Modelar y diseñar el proceso:
  • A partir del uso de arquitectura empresarial, se deben tomar las medidas necesarias para que los procesos sean ejecutados y administrados de una manera más eficaz y productiva.
  • Analizar, identificar y caracterizar los procesos actuales.
  • Detectar las áreas de mejora.
  • Redefinir tareas y sus responsables, además de sus tiempos de ejecución.
  • Puntualizar con claridad las reglas del negocio (políticas, normas, tareas, pasos, datos, indicadores, definiciones y restricciones presentes en la organización y que son de vital importancia para alcanzar los objetivos misionales).
Sistematizar el proceso:
  • A través de la automatización de procesos poder transformar tareas manuales en otras realizadas por programas informáticos.
  • Desarrollar mediante tecnologías BPMS WorkFlow, los programas informáticos que permitan sistematizar las tareas del proceso, a fin de tener las herramientas necesarias para poder operar.
  • Integrar los distintos sistemas de información (herramientas tecnológicas) con BPM para lograr el conjunto ideal, y de este modo, darle solución a nuestras necesidades y requerimientos.
Monitorear:
  • Realizar un seguimiento efectivo a las variables operacionales del proceso: tiempos de ciclo, cuellos de botella, esperas, demoras, reprocesos, riesgos, entre otros.
  • Evaluar el grado de cumplimiento de metas asociado a los procesos, con el fin de pronosticar comportamientos futuros y actuar de manera preventiva para disminuir riesgos.
  • Ajustar las reglas de negocio y comportamiento del proceso a medida en que las condiciones del entorno o las variables de eficiencia lo demande.
Capacitar al talento humano:
  • Dar a conocer el proceso de BPM a toda la organización.
  • Buscar a través de la capacitación y la comunicación asertiva, un impacto positivo sobre la herramienta y su estrategia. Además de obtener un mayor compromiso, aceptación y coherencia con los objetivos del negocio.
  • Involucrar a todo el grupo humano impactado por el proceso de transformación.
  • Crear conciencia sobre la importancia que tiene reconocer los aspectos y factores que deben mantenerse, mejorarse o definitivamente cambiarse en la marcha hacia la consecución de los propósitos organizacionales.
  • Alinear el pensamiento de la gente para que desde el hacer entiendan como contribuyen a la estrategia del negocio.

Estas etapas deben estar en continua observación y acompañamiento de personas altamente capacitadas para así alcanzar el objetivo propuesto.

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