Hay muchas razones por las que BPM y el sector público son compatibles, demostrándolo con una serie de ejemplos exitosos que muestran los beneficios recibidos.
Los gobiernos y entidades públicas funcionan con presupuestos estrictos, al tiempo que tienen que cumplir con rigurosas normas de seguridad, transparencia y eficiencia, en nombre de cuidar el recurso y bienestar público. Esto hace BPM y la automatización de procesos, logrando ahorrar tiempo y dinero, además de tener coherencia y control general en su funcionamiento.
Con un Business Process Management Suite (BPMS), los gerentes y directivos podrán supervisar el funcionamiento de todas las operaciones, al tiempo que permiten que algunas de ellas se automaticen y solo se intervengan cuando surja un problema. Las capacidades únicas de BPMS incluyen temporizadores y alarmas, que generan alertas a los responsables cuando la intervención humana es necesaria.
Dentro de los gobiernos y consejos, toda la información debe ser monitoreada y registrada. El uso de un BPMS permite no solo que esto se haga automáticamente y se respalde en la nube, sino que elimina la necesidad de documentación en papel que pudiera plantear riesgos extremos de seguridad y ser propenso a pérdidas que pondrán en peligro a las poblaciones locales. La importancia de la seguridad se acentúa en el sector público y con la tecnología BPM o un BPMS las organizaciones pueden garantizar que los datos sean seguros, bien gestionados y de fácil acceso.
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La primera combinación de BPM y gobierno ha surgido en la forma de gobierno electrónico. Este es un término amplio que significa el movimiento de los servicios gubernamentales en Internet. Esto ha hecho que las organizaciones gubernamentales sean más accesibles para los ciudadanos al permitirles comunicarse de la misma manera que lo hacen con sus amigos y familiares. Desde entonces, el gobierno electrónico se ha ampliado con el uso de Business Process Management Suites.
En el condado de Humboldt, California, BPM se utilizó para deshacerse de un sistema de recolección de datos basado en papel después de temores de que era inseguro. El nuevo sistema redujo este peligro, pero también, tuvo una consecuencia positiva no esperada. La aplicación de un BPMS les permitirá rastrear el estado de todas las solicitudes presentadas y por lo tanto proporcionar un mejor servicio a sus ciudadanos que ahora pueden ver en línea la trazabilidad de sus solicitudes.
El municipio de Envigado, Colombia ha realizado su propia solución BPM con la ayuda de Process OnLine. En donde se han resuelto problemas como: búsquedas largas, servicios retrasados, acumulación de grandes cantidades de trabajo en papel, entre muchos otros. El BPMS de Process OnLine ha permitido al municipio de Envigado ofrecer más de 300 servicios demandados por los ciudadanos en línea, y rastrear sus aplicaciones y respuestas.
Este sistema ha sido un éxito tan grande que hay planes para ponerlo en funcionamiento en otros municipios de Colombia.
