BPMM y sus niveles de madurez

A menudo escuchamos sobre BPMM como metodología para medir el nivel de madurez de los procesos en una organización, pero ¿qué significa estar en uno de sus niveles?

BPMM establece 5 niveles y plantea por cada nivel una serie de referentes que se deben cumplir para decir que el proceso ha alcanzado cierta madurez. Cada nivel se centra en ciertas cosas puntuales y cada vez es más exigente, siempre buscando una organización madura, controlada y administrada.

El nivel 1 es aquel en el que se encuentra toda organización por defecto, es decir, en este nivel están aquellas organizaciones que tienen poco estandarizados sus procesos, que tienen pocas mediciones de eficiencia, que no están enfocadas en la mejora continua, entre otras cosas.

Luego, cuando la organización logra la estandarización de sus procesos, define responsables encargados del programa de mejora continua, se establece un gobierno claro de la organización, se administran adecuadamente cada uno de los requerimientos de cada unidad de trabajo, se monitorea el rendimiento, se establecen metas y se asegura la calidad de los productos, se puede hablar de una organización que se encuentra en nivel 2.

Si realmente se han entendido las implicaciones de los estándares expresados en los niveles uno y dos, se comprenderá que la mayoría de organizaciones se encuentran en estos niveles, es por esto que comúnmente cuando realiza una evaluación BPMM, se hace con base a un artefacto diseñado para el nivel 2.

Como control para saber si se ha utilizado o no el artefacto adecuado se debe tener como guía una calificación de 3.5 en una escala entre 1 y 4, es decir, si la mayoría de elementos medidos dan 3.5 o superior quiere decir que el foco de medición está por encima del nivel medido y debería medirse con un artefacto diseñado con base a un nivel superior.

Para llevar a una empresa a lograr el nivel dos de forma suficiente, se deben tomar acciones enfocadas a los elementos antes mencionados, que se deben tener como estándares de una compañía de este nivel.

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Para eso, es necesario trabajar en la alineación estratégica de todos los componentes que conforman la organización, lograr una alta correlación entre los procesos, tener claramente definidos y estandarizados los métodos, actividades y tareas, contar con el personal adecuado para el desarrollo de la las actividades, gestionar los riesgos asociados al proceso, contar con el apoyo de sistemas de información orientados al que hacer misional del proceso, tener datos estructurados y de fácil acceso, procesar estos datos para convertirlos en información, contar con una infraestructura de sistemas y física adecuada para el desarrollo de las actividades, y finalmente estar consciente del marco legal que rige las actividades desarrolladas para no infringir normas que regulan el proceso.

Trabajando en estos focos, se logrará tener una organización madura en el nivel 2 lista para pasar a un nivel 3 que profundizaremos en otro artículo.

A simple vista parece simple de lograr, pero dada la cultura organizacional predominante en muchas compañías, se dificulta institucionalizar estas prácticas que deberían ser naturales en una compañía exitosa.

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