A menudo escuchamos sobre BPMM como metodologa para medir el nivel de madurez de los procesos en una organizacin, pero qu significa estar en uno de sus niveles?

BPMM establece 5 niveles y plantea por cada nivel una serie de referentes que se deben cumplir para decir que el proceso ha alcanzado cierta madurez. Cada nivel se centra en ciertas cosas puntuales y cada vez es ms exigente, siempre buscando una organizacin madura, controlada y administrada.

El nivel 1 es aquel en el que se encuentra toda organizacin por defecto, es decir, en este nivel estn aquellas organizaciones que tienen poco estandarizados sus procesos, que tienen pocas mediciones de eficiencia, que no estn enfocadas en la mejora continua, entre otras cosas.

Luego, cuando la organizacin logra la estandarizacin de sus procesos, define responsables encargados del programa de mejora continua, se establece un gobierno claro de la organizacin, se administran adecuadamente cada uno de los requerimientos de cada unidad de trabajo, se monitorea el rendimiento, se establecen metas y se asegura la calidad de los productos, se puede hablar de una organizacin que se encuentra en nivel 2.

Si realmente se han entendido las implicaciones de los estndares expresados en los niveles uno y dos, se comprender que la mayora de organizaciones se encuentran en estos niveles, es por esto que comnmente cuando realiza una evaluacin BPMM, se hace con base a un artefacto diseado para el nivel 2.

Como control para saber si se ha utilizado o no el artefacto adecuado se debe tener como gua una calificacin de 3.5 en una escala entre 1 y 4, es decir, si la mayora de elementos medidos dan 3.5 o superior quiere decir que el foco de medicin est por encima del nivel medido y debera medirse con un artefacto diseado con base a un nivel superior.

Para llevar a una empresa a lograr el nivel dos de forma suficiente, se deben tomar acciones enfocadas a los elementos antes mencionados, que se deben tener como estndares de una compaa de este nivel.

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Para eso, es necesario trabajar en la alineacin estratgica de todos los componentes que conforman la organizacin, lograr una alta correlacin entre los procesos, tener claramente definidos y estandarizados los mtodos, actividades y tareas, contar con el personal adecuado para el desarrollo de la las actividades, gestionar los riesgos asociados al proceso, contar con el apoyo de sistemas de informacin orientados al que hacer misional del proceso, tener datos estructurados y de fcil acceso, procesar estos datos para convertirlos en informacin, contar con una infraestructura de sistemas y fsica adecuada para el desarrollo de las actividades, y finalmente estar consciente del marco legal que rige las actividades desarrolladas para no infringir normas que regulan el proceso.

Trabajando en estos focos, se lograr tener una organizacin madura en el nivel 2 lista para pasar a un nivel 3 que profundizaremos en otro artculo.

A simple vista parece simple de lograr, pero dada la cultura organizacional predominante en muchas compaas, se dificulta institucionalizar estas prcticas que deberan ser naturales en una compaa exitosa.