John Restrepo A. y CIA logró una transformación de su negocio con el software BPMS de Process OnLine.
Sobre la empresa:
Cliente: John Restrepo A. y CIA
Dirección: Carrera 43 No 38 Sur 35
Página web: http://www.johnrestrepoa.com/
Sector: Comercializadora
John Restrepo A. y CIA es una distribuidora colombiana de gran trayectoria en el país. Se destaca por importar a Colombia marcas de bebidas alcohólicas y alimentos reconocidos en el mundo. Cuenta con 9 sucursales, bodegas en 18 ciudades y más de 250 vendedores para todos los canales.
Para poder responder a las dinámicas cambiantes del mercado, John Restrepo A y CIA debía hacer cambios inmediatos en varios de sus procesos, entre los que se destacan:
- Cuentas por pagar
- Administración de expedientes laborales
- Historial crediticio
La gestión del proceso de cuentas por pagar se hacía de forma manual y física a través de herramientas como Excel, lo cual era susceptible de errores, pérdidas, retrasos y cobros de moras.
Así mismo, el histórico de gestión documental no estaba centralizado y la búsqueda de la información de los empleados era complicada, difícil de rastrear, y ocupaba mucho espacio. A todo esto se le sumaba la ausencia de un sistema que soportara toda esta documentación.
En el caso del historial crediticio, no se tenían los registros ni los estudios de crédito otorgados, dificultando la situación y retrasando aprobaciones.
Objetivos
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- Incrementar la transparencia y calidad de los procesos de Administración y Finanzas
- Lograr la sistematización del proceso de cuentas por pagar
- Digitalizar e indexar el histórico de gestión documental en la serie recursos humanos.
- Centralizar la documentación para hacer que la información sea más fácil de encontrar y rastrear
- Disminuir el uso del papel
- Llevar una trazabilidad de los procesos
Solución
John Restrepo A y CIA, decidió implementar el BPMS de Process OnLine como la plataforma tecnológica que mejor se adecuó a las necesidades del negocio en lo relacionado con la gestión de sus procesos en las áreas de finanzas, contabilidad y RRHH.
El proceso de cuentas por pagar fue automatizado e integrado con su sistema SAP para realizar las respectivas aprobaciones de pago de facturas.
En el área de recursos humanos se centralizó todo el archivo de documentos, facilitando la búsqueda de la información relacionada con los empleados. Se realizaron las tablas de retención documental para sus archivos, lo cual permitió reducir el uso del papel y tener un conocimiento del ciclo de vida de cada documento.
Hasta la fecha se han iniciado 15.234 procesos, cuenta con 118 usuarios activos y registrados en el sistema y lleva radicado 82.531 documentos.
Gracias al trabajo conjunto entre Process OnLine y los líderes que participaron al interior de la compañía, John Restrepo A y CIA cuenta con una solución que se ha adaptado a sus necesidades, permitiéndoles mejorar sus procesos de negocio y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y empleados.
Logros
- Mejora en los tiempos de atención y de pago de facturas
- Desempeño y productividad incrementados en el departamento de Finanzas y Administración
- Reducción de papeleo, actividades manuales y retrasos innecesarios
- Facilidad para acceder a la información en línea
- Procesos gestionados de una manera transparente, cumpliendo con los estándares de la industria.
- Generación de estadísticas para las áreas de Contabilidad, Tesorería y Centro Documental.
- Reducción de costos
- Reducción en el tiempo de elaboración de estados financieros.
- Servicios a terceros mejorados
