John Restrepo A. y CIA logr una transformacin de su negocio con el software BPMS de Process OnLine.

 

Sobre la empresa:

Cliente: John Restrepo A. y CIA
Direccin: Carrera 43 No 38 Sur 35
Pgina web: http://www.johnrestrepoa.com/
Sector: Comercializadora

John Restrepo A. y CIA es una distribuidora colombiana de gran trayectoria en el pas. Se destaca por importar a Colombia marcas de bebidas alcohlicas y alimentos reconocidos en el mundo. Cuenta con 9 sucursales, bodegas en 18 ciudades y ms de 250 vendedores para todos los canales.

Para poder responder a las dinmicas cambiantes del mercado, John Restrepo A y CIA deba hacer cambios inmediatos en varios de sus procesos, entre los que se destacan:

 

  • Cuentas por pagar
  • Administracin de expedientes laborales
  • Historial crediticio

 

La gestin del proceso de cuentas por pagar se haca de forma manual y fsica a travs de herramientas como Excel, lo cual era susceptible de errores, prdidas, retrasos y cobros de moras.

As mismo, el histrico de gestin documental no estaba centralizado y la bsqueda de la informacin de los empleados era complicada, difcil de rastrear, y ocupaba mucho espacio. A todo esto se le sumaba la ausencia de un sistema que soportara toda esta documentacin.

En el caso del historial crediticio, no se tenan los registros ni los estudios de crdito otorgados, dificultando la situacin y retrasando aprobaciones.

 

Objetivos

    • Incrementar la transparencia y calidad de los procesos de Administracin y Finanzas
    • Lograr la sistematizacin del proceso de cuentas por pagar
    • Digitalizar e indexar el histrico de gestin documental en la serie recursos humanos.
    • Centralizar la documentacin para hacer que la informacin sea ms fcil de encontrar y rastrear
    • Disminuir el uso del papel
    • Llevar una trazabilidad de los procesos

Solucin

John Restrepo A y CIA, decidi implementar el BPMS de Process OnLine como la plataforma tecnolgica que mejor se adecu a las necesidades del negocio en lo relacionado con la gestin de sus procesos en las reas de finanzas, contabilidad y RRHH.

El proceso de cuentas por pagar fue automatizado e integrado con su sistema SAP para realizar las respectivas aprobaciones de pago de facturas.

En el rea de recursos humanos se centraliz todo el archivo de documentos, facilitando la bsqueda de la informacin relacionada con los empleados. Se realizaron las tablas de retencin documental para sus archivos, lo cual permiti reducir el uso del papel y tener un conocimiento del ciclo de vida de cada documento.

Hasta la fecha se han iniciado 15.234 procesos, cuenta con 118 usuarios activos y registrados en el sistema y lleva radicado 82.531 documentos.

Gracias al trabajo conjunto entre Process OnLine y los lderes que participaron al interior de la compaa, John Restrepo A y CIA cuenta con una solucin que se ha adaptado a sus necesidades, permitindoles mejorar sus procesos de negocio y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y empleados.

Logros

  • Mejora en los tiempos de atencin y de pago de facturas
  • Desempeo y productividad incrementados en el departamento de Finanzas y Administracin
  • Reduccin de papeleo, actividades manuales y retrasos innecesarios
  • Facilidad para acceder a la informacin en lnea
  • Procesos gestionados de una manera transparente, cumpliendo con los estndares de la industria.
  • Generacin de estadsticas para las reas de Contabilidad, Tesorera y Centro Documental.
  • Reduccin de costos
  • Reduccin en el tiempo de elaboracin de estados financieros.
  • Servicios a terceros mejorados