Municipio de Envigado

El Municipio de Envigado ha radicado 4.923.704 documentos y se han automatizado más de 30 procesos.

 

Sobre la empresa

Cliente: Municipio de Envigado
Dirección: Carrera 43 No 38 Sur 35
Página web: http://www.envigado.gov.co
Sector: Gobierno

Envigado es una comunidad social ubicada en el sur del Valle de Aburrá, cuenta con alrededor de 212.235 habitantes asentados en 39 barrios y 6 veredas.

Una de las necesidades del Municipio es automatizar la gestión de los procesos de los servicios misionales, actualizar el sistema de Gestión Documental y hacer la integración entre los procesos y los documentos para facilitar la gestión y seguimiento de las solicitudes de los ciudadanos.

Toda la información que llegaba a las secretarías se hacía de forma manual, cada Secretaría hacía el registro de los servicios prestados en hojas de Excel llenando los datos del solicitante, el responsable y la fecha de cierre. Este método estaba impidiendo tener un control y seguimiento a los servicios que recibía cada ciudadano, alargando las búsquedas, retrasando los servicios y acumulando toneladas de papel.

Objetivos

  • Automatizar los procesos misionales
  • Ofrecer un servicio de calidad al ciudadano, basado en la transparencia y visibilidad de todos los servicios y beneficios recibidos
  • Definir procesos para garantizar respuestas oportunas y rápidas
  • Tener mayor control de la información sobre los ciudadanos
  • Gestionar de forma rápida las PQRS (Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias)
  • Integrar la gestión documental con la gestión de los procesos

 

Solución

El Municipio de Envigado acogió el software Process OnLine BPMS, sobre el cual está realizando un plan de automatización incremental para atender los más de 300 servicios que presta la entidad a la comunidad al momento están funcionando los siguientes procesos:

  • Servicios de Asesoría y Asistencia de Comisarías de familia
  • Gestión de Correspondencia.
  • Solicitudes de actualización de fichas del Sisben
  • Servicios de Oficina de la Gestión del Riesgo
  • Servicios de la Secretaría de Obras Públicas
  • Subsidios de vivienda nueva, usada y materiales
  • PQRS

 

En el tema documental se migraron 4.000.000 millones de documentos del sistema anterior y a la fecha se han implementado 27 tipos documentales de la tabla de retención documental.

Todo esto ha permitido que el Municipio preste un mejor servicio a la ciudadanía, tenga un mayor control de sus procesos internos y sea un referente para otros municipios.[/vc_column_text]

Para implantar esta gestión por procesos dentro del municipio, se requería una orientación a procesos (BPM) que no mirara las áreas funcionales de la organización como departamentos independientes, sino que las viera como un todo, donde los procesos atendieran a los objetivos trazados por el municipio.

Ahora gracias al trabajo conjunto entre Process OnLine y los líderes que participaron al interior del municipio, la Alcaldía de Envigado dispone de indicadores que les permiten seguir optimizando los procesos de su gestión.

En definitiva un caso de éxito en el que el Municipio ha logrado sus objetivos de su unión tecnológica con Process OnLine.

  • Más de 30 procesos automatizados
  • Eficiencia en la consulta de documentos y relación con la gestión del proceso
  • Generación de reportes rápidos y oportunos
  • Información disponible en línea
  • Respuesta oportuna a las PQRS
  • Entrega de servicio de alta calidad, transparente y enfocado en el cliente
  • Movilidad para la gestión de servicios desde dispositivos móviles.
  • Implementación de estrategia cero papel en los procesos automatizados

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