El Municipio de Envigado ha radicado 7.341.484documentos y se han automatizado ms de 30 procesos.

 


Sobre la empresa

Cliente: Municipio de Envigado
Direccin: Carrera 43 No 38 Sur 35
Pgina web: http://www.envigado.gov.co
Sector: Gobierno

Envigado es una comunidad social ubicada en el sur del Valle de Aburr, cuenta con alrededor de 232.000 habitantes asentados en 39 barrios y 6 veredas.

Una de las necesidades del Municipio es automatizar la gestin de los procesos de los servicios misionales, actualizar el sistema de Gestin Documental y hacer la integracin entre los procesos y los documentos para facilitar la gestin y seguimiento de las solicitudes de los ciudadanos.

Toda la informacin que llegaba a las secretaras se haca de forma manual, cada Secretara haca el registro de los servicios prestados en hojas de Excel llenando los datos del solicitante, el responsable y la fecha de cierre. Este mtodo estaba impidiendo tener un control y seguimiento a los servicios que reciba cada ciudadano, alargando las bsquedas, retrasando los servicios y acumulando toneladas de papel.

Objetivos

  • Automatizar los procesos misionales
  • Ofrecer un servicio de calidad al ciudadano, basado en la transparencia y visibilidad de todos los servicios y beneficios recibidos
  • Definir procesos para garantizar respuestas oportunas y rpidas
  • Tener mayor control de la informacin sobre los ciudadanos
  • Gestionar de forma rpida las PQRS (Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias)
  • Integrar la gestin documental con la gestin de los procesos

 

Solucin

El Municipio de Envigado acogi el software Process OnLine BPMS, sobre el cual est realizando un plan de automatizacin incremental para atender los ms de 300 servicios que presta la entidad a la comunidad al momento estn funcionando los siguientes procesos:

  • Servicios de Asesora y Asistencia de Comisaras de familia
  • Gestin de Correspondencia.
  • Solicitudes de actualizacin de fichas del Sisben
  • Servicios de Oficina de la Gestin del Riesgo
  • Servicios de la Secretara de Obras Pblicas
  • Subsidios de vivienda nueva, usada y materiales
  • PQRS

 

En el tema documental se migraron 4.000.000 millones de documentos del sistema anterior y a la fecha se han implementado ms de 150 tipos documentales de la tabla de retencin documental.

Todo esto ha permitido que el Municipio preste un mejor servicio a la ciudadana, tenga un mayor control de sus procesos internos y sea un referente para otros municipios.[/vc_column_text]

Para implantar esta gestin por procesos dentro del municipio, se requera una orientacin a procesos (BPM) que no mirara las reas funcionales de la organizacin como departamentos independientes, sino que las viera como un todo, donde los procesos atendieran a los objetivos trazados por el municipio.

Ahora gracias al trabajo conjunto entre Process OnLine y los lderes que participaron al interior del municipio, la Alcalda de Envigado dispone de indicadores que les permiten seguir optimizando los procesos de su gestin.

En definitiva un caso de xito en el que el Municipio ha logrado sus objetivos de su unin tecnolgica con Process OnLine.

  • Ms de 30 procesos automatizados
  • Eficiencia en la consulta de documentos y relacin con la gestin del proceso
  • Generacin de reportes rpidos y oportunos
  • Informacin disponible en lnea
  • Respuesta oportuna a las PQRS
  • Entrega de servicio de alta calidad, transparente y enfocado en el cliente
  • Movilidad para la gestin de servicios desde dispositivos mviles.
  • Implementacin de estrategia cero papel en los procesos automatizados

El software Process OnLine BPMS es una solucin web que est implementada en la nube, usando los servicios de computacin que ofrece Amazon Web Services (AWS), lo cual ha permitido al municipio de Envigado contar con los siguientes beneficios:

  • Infraestructura en condiciones ptimas para la operacin del software
  • Alta disponibilidad del servicio a los ciudadanos
  • Respaldo de informacin de forma segura y confiable
  • Seguridad y fiabilidad en el tratamiento de la informacin de acuerdo al marco de conformidad de AWS para entidades gubernamentales