La Universidad Eafit seleccion a Process OnLine como una solucin para documentar sus procesos usando como enfoque la notacin BPMN (Business Process Modeling Notation).

 

Cliente: Universidad Eafit
Direccin: Carrera 49 # 7 sur -50, Medelln, Antioquia
Pgina web: http://www.eafit.edu.co/Paginas/index.aspx
Sector: Educacin

Contexto

La Universidad Eafit es una institucin privada de Colombia que se encarga de la formacin de profesionales competitivos. A lo largo de sus 55 aos de experiencia, cuenta con la acreditacin otorgada por el Ministerio de Educacin Nacional, como una institucin de alta calidad.

Eafit decidi implementar BPM dentro de su gestin como una de las soluciones para lograr la excelencia operativa en algunos de sus procesos.

Dentro de las oportunidades de mejora se buscaba intervenir tres procesos en especfico:

  1. La documentacin de procesos proveniente del Departamento de prcticas profesionales, Centro de Innovacin, Consultora y Empresarismo, Centro de Informtica, EAFIT Virtual, Secretara General y Direccin de investigaciones.

  2. Automatizar el proceso de Gestin de Proyectos de Investigacin y el de las solicitudes de los estudiantes.

  3. Monitorear el desempeo de los procesos y de la estrategia de cada dependencia.

La documentacin de estos procesos se haca de forma manual con la ayuda de MS Word , MS Excel y una herramienta encargada del repositorio de los documentos. No tenan un soporte sistematizado a travs de alguna tecnologa de software que agilizara las diferentes gestiones, tornando los procesos largos y tediosos para todos los involucrados.

Objetivos

  • Mejorar y agilizar el sistema de las solicitudes realizadas por los estudiantes

  • Identificar, disear y mejorar los modelos de cuadro de mando integral, y permitir su operacin a travs del uso de tecnologas especializadas tipo Business Analytics para la gestin de la medicin.

  • Tener mayor control del presupuesto destinado a los proyectos internos de las diferentes dependencias

  • Lograr la excelencia operativa en los procesos de admisiones y registro, Secretara General, Centro para la innovacin, consultora y Empresarismo, Departamento de prcticas profesionales por mencionar algunos.

Soluciones

Despus de un profundo estudio de las soluciones posibles, la Universidad Eafit decidi implantar la plataforma ProcessOnLine BPMS por sus caractersticas perfectamente adecuadas a sus necesidades particulares.

Con la herramientas BPMS Eafit comenz un proceso de automatizacin de procesos en diferentes dependencias como:

  • AYRE Admisiones y Registro
  • CICE Centro para la innovacin, consultora y Empresarismo
  • BU Bienestar Universitario
  • EV Eafit Virtual
  • DEEP Departamento de prcticas profesionales
  • SG Secretara General

Logros

De la automatizacin / sistematizacin del proceso:

  • Se increment la visibilidad y transparencia de las tareas del proceso

  • Se redujeron los tiempos de ejecucin del proceso

  • Se incrementaron la eficiencia operativa y/o variables de servicio en promedio entre un 20 30 %

  • Se facilit el control de las actividades y trazabilidad de las tareas en tiempo real

  • Se facilit la generacin de reportes con informacin del proceso

  • Se integraron todos los actores alrededor del proceso

  • Se logr normalizar las polticas y se facilit la estandarizacin del proceso

De la documentacin:

  • Se facilit la administracin y gestin de la documentacin de los procesos a travs del uso de TI

  • Se facilit el acceso de las personas a la documentacin del proceso

  • Se increment la seguridad en el tratamiento de la informacin del proceso

  • Reduccin del uso del papel

De la automatizacin de los indicadores:

  • Se normaliz el proceso de definicin, recoleccin, medicin y anlisis de indicadores

  • Se logr tener una base de medicin para cada una de las dependencias intervenidas

  • Se facilitaron las actividades de recoleccin, anlisis y divulgacin de los resultados de los indicadores

  • Se dej un respaldo tecnolgico como mecanismo habitante y generador de eficiencia en el proceso.