Las empresas en la actualidad luchan por mantener sus posiciones en el mercado, mejorar su rendimiento, conseguir mejoras en la productividad y optimizar sus costos. Una de las soluciones a estos factores es la automatización de procesos.
La automatización de procesos consiste en pasar de hacer las tareas manuales a realizar las mismas pero de manera automática a través de máquinas, robots, software, etc.
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En el mundo de Business Process Management (BPM) la automatización de procesos se ejecuta con la ayuda de tecnología y a través de las siguientes etapas:
Etapa 1: Adoptar una gestión por procesos
Como primer paso, se debe pasar de una gestión de funciones a una por procesos, esto permitirá dividir los flujos de trabajo en tareas y asignar a los involucrados un rol y responsabilidades. Lo anterior no solo proporcionará transparencia en el proceso sino también mantener un control sobre el mismo.
Etapa 2: Diagnóstico
En esta etapa se evalúa el estado de los procesos al interior de la empresa para determinar las prioridades de automatización y la propuesta de mejora.
Etapa 3: Simulación
Se identifican los diferentes escenarios para ejecutar los procesos, su comportamiento frente al cambio y aspectos importantes para su correcto funcionamiento como: análisis de cuellos de botella y actores involucrados innecesarios o faltantes.
Etapa 4: Modelar
Se diagrama el funcionamiento completo del proceso y se configuran las propiedades principales entre las que se destacan: reglas de negocio, responsables, tiempos, costos, documentos, reglas de flujo, entre otros.
Etapa 5: Integración
Se establecen las necesidades y los actores en la integración para que el software BPMS orqueste los sistemas de forma natural con los procesos de negocio.
Etapa 6: Automatización
Los procesos son ejecutados por los actores del negocio a través de un aplicativo. Es importante que las empresas sepan elegir bien qué tipo de herramienta es la que mejor les favorece dependiendo de las necesidades particulares de cada negocio.
Etapa 7: Capacitación
Se capacita a todo el personal en el uso y gestión por procesos que garantice una adecuada adaptación.
Etapa 8: Mejora
Toda automatización de procesos requiere de mejoras continuas, esto se hace a través de técnicas efectivas de medición, análisis y monitoreo.
Estas son las etapas esenciales para que un proceso pueda ser automatizado, es importante resaltar que todo cambio en la gestión requiere de mucho compromiso por parte de todos involucrados para lograr el éxito esperado.
