Las empresas en la actualidad luchan por mantener sus posiciones en el mercado, mejorar su rendimiento, conseguir mejoras en la productividad y optimizar sus costos. Una de las soluciones a estos factores es la automatizacin de procesos.

La automatizacin de procesos consiste en pasar de hacer las tareas manuales a realizar las mismas pero de manera automtica a travs de mquinas, robots, software, etc.

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En el mundo de Business Process Management (BPM) la automatizacin de procesos se ejecuta con la ayuda de tecnologa y a travs de las siguientes etapas:

Etapa 1: Adoptar una gestin por procesos

Como primer paso, se debe pasar de una gestin de funciones a una por procesos, esto permitir dividir los flujos de trabajo en tareas y asignar a los involucrados un rol y responsabilidades. Lo anterior no solo proporcionar transparencia en el proceso sino tambin mantener un control sobre el mismo.

Etapa 2: Diagnstico

En esta etapa se evala el estado de los procesos al interior de la empresa para determinar las prioridades de automatizacin y la propuesta de mejora.

Etapa 3: Simulacin

Se identifican los diferentes escenarios para ejecutar los procesos, su comportamiento frente al cambio y aspectos importantes para su correcto funcionamiento como: anlisis de cuellos de botella y actores involucrados innecesarios o faltantes.

Etapa 4: Modelar

Se diagrama el funcionamiento completo del proceso y se configuran las propiedades principales entre las que se destacan: reglas de negocio, responsables, tiempos, costos, documentos, reglas de flujo, entre otros.

Etapa 5: Integracin

Se establecen las necesidades y los actores en la integracin para que el software BPMS orqueste los sistemas de forma natural con los procesos de negocio.

Etapa 6: Automatizacin

Los procesos son ejecutados por los actores del negocio a travs de un aplicativo. Es importante que las empresas sepan elegir bien qu tipo de herramienta es la que mejor les favorece dependiendo de las necesidades particulares de cada negocio.

Etapa 7: Capacitacin

Se capacita a todo el personal en el uso y gestin por procesos que garantice una adecuada adaptacin.

Etapa 8: Mejora

Toda automatizacin de procesos requiere de mejoras continuas, esto se hace a travs de tcnicas efectivas de medicin, anlisis y monitoreo.

Estas son las etapas esenciales para que un proceso pueda ser automatizado, es importante resaltar que todo cambio en la gestin requiere de mucho compromiso por parte de todos involucrados para lograr el xito esperado.

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