Al comienzo de un proceso como este siempre nos encontraremos con obstculos, principalmente la resistencia de las personas a realizar nuevas labores; la tarea y compromiso de parte de los lderes y la gerencia es el enamorar a los empleados de sus actividades y generar a travs de la concientizacin, la responsabilidad del compromiso con la gestin documental, ya que de no ser as, desistirn de todo lo propuesto.

Les contaremos a grandes rasgos como comenzar un sistema de gestin documental de forma prctica, sencilla y clara.

Situacin actual

Para comenzar como se debe, primero debemos planificar, investigar y tener claros nuestros objetivos, y lo logramos respondindonos las siguientes preguntas:

  • Quines somos?
  • Qu normas nos rigen?
  • Cmo estamos organizados?
  • Cules son nuestros objetivos?
  • Cmo se encuentran nuestros archivos?

 

Al levantar esta informacin podremos sentarnos a organizar y estructurar el plan de accin: Diagnstico, normograma, si el proyecto es viable, constitucin del comit interno de archivo, etc.

Organizacin

Realizar un anlisis estructural y funcional de la organizacin, conocer la empresa a fondo y definir con total claridad a partir de la aplicacin de encuestas documentales; fondo documental, secciones, funciones y evidencias (los papeles y trmites que soportan toda la organizacin).

Plantear y disear un cuadro de estructura documental donde se especifica la necesidad y las estrategias para suplirlas, adems de revisar los sistemas existentes. Todas estas necesidades y estrategias deben estar aprobadas por el comit interno documental.

Es importante tener en cuenta que, si ya se tiene un sistema de gestin de documentos, la labor consiste en mantenerlo y mejorarlo para seguir alineados con el objetivo de negocio.

Disear el proyecto de gestin documental

Una vez aprobado el paso anterior es hora de comenzar con la elaboracin del diseo del proyecto de gestin de documentos.

Debemos tener claro que todo lo que se haga en el da de hoy necesitar ajustes en el tiempo si no, se volver obsoleto. Hay que tener claro que para el diseo del proceso el objetivo es ser ms efectivos en la cadena del documento donde se tenga como prioridad la proteccin de la informacin.

Para que todo marche de forma adecuada debe ponerse en marcha el proceso en fase de prueba, socializar el proyecto y brindarle la capacitacin necesaria al personal ya que el 90% del xito se encuentra en las personas.

Supervisin del proyecto

Revisar posteriormente y con regularidad a la implementacin del proyecto de gestin documental, medir la eficacia del sistema y trabajar en la mejora continua.

(Pasos tomados del mtodo Scrates utilizado por la Red de Gestin Documental para la implantacin de procesos de este tipo).

Si decides contratar externamente un servicio de gestin documenta, asegrate que la empresa que te ofrecer este servicio tenga la experiencia y la tecnologa necesarias para acceder eficazmente a tus archivos activos, y que as mismo te ofrezca la posibilidad de realizar tareas esenciales de gestin de documentos tales como:

  • Clasificacin
  • Reubicacin
  • Expurgacin
  • Destruccin

 

Lea tambin: 4 problemas que puedes evitar con Gestin Documental

Asegrate tambin que la estrategia que dicha empresa te ofrezca para manejar su archivo documental, se identifique con las necesidades particulares de tu negocio y te garantice que tus datos y la forma en que stos se manejan le proporcionen valor a la informacin de tu empresa.

Quiero obtener Gestin Documental!