Al comienzo de un proceso como este siempre nos encontraremos con obstáculos, principalmente la resistencia de las personas a realizar nuevas labores; la tarea y compromiso de parte de los líderes y la gerencia es el enamorar a los empleados de sus actividades y generar a través de la concientización, la responsabilidad del compromiso con la gestión documental, ya que de no ser así, desistirán de todo lo propuesto.
Les contaremos a grandes rasgos como comenzar un sistema de gestión documental de forma práctica, sencilla y clara.
Situación actual
Para comenzar como se debe, primero debemos planificar, investigar y tener claros nuestros objetivos, y lo logramos respondiéndonos las siguientes preguntas:
- ¿Quiénes somos?
- ¿Qué normas nos rigen?
- ¿Cómo estamos organizados?
- ¿Cuáles son nuestros objetivos?
- ¿Cómo se encuentran nuestros archivos?
Al levantar esta información podremos sentarnos a organizar y estructurar el plan de acción: Diagnóstico, normograma, si el proyecto es viable, constitución del comité interno de archivo, etc.
Organización
Realizar un análisis estructural y funcional de la organización, conocer la empresa a fondo y definir con total claridad a partir de la aplicación de encuestas documentales; fondo documental, secciones, funciones y evidencias (los papeles y trámites que soportan toda la organización).
Plantear y diseñar un cuadro de estructura documental donde se especifica la necesidad y las estrategias para suplirlas, además de revisar los sistemas existentes. Todas estas necesidades y estrategias deben estar aprobadas por el comité interno documental.
Es importante tener en cuenta que, si ya se tiene un sistema de gestión de documentos, la labor consiste en mantenerlo y mejorarlo para seguir alineados con el objetivo de negocio.
Diseñar el proyecto de gestión documental
Una vez aprobado el paso anterior es hora de comenzar con la elaboración del diseño del proyecto de gestión de documentos.
Debemos tener claro que todo lo que se haga en el día de hoy necesitará ajustes en el tiempo si no, se volverá obsoleto. Hay que tener claro que para el diseño del proceso el objetivo es ser más efectivos en la cadena del documento donde se tenga como prioridad la protección de la información.
Para que todo marche de forma adecuada debe ponerse en marcha el proceso en fase de prueba, socializar el proyecto y brindarle la capacitación necesaria al personal ya que el 90% del éxito se encuentra en las personas.
Supervisión del proyecto
Revisar posteriormente y con regularidad a la implementación del proyecto de gestión documental, medir la eficacia del sistema y trabajar en la mejora continua.
(Pasos tomados del método Sócrates utilizado por la Red de Gestión Documental para la implantación de procesos de este tipo).
Si decides contratar externamente un servicio de gestión documenta, asegúrate que la empresa que te ofrecerá este servicio tenga la experiencia y la tecnología necesarias para acceder eficazmente a tus archivos activos, y que así mismo te ofrezca la posibilidad de realizar tareas esenciales de gestión de documentos tales como:
- Clasificación
- Reubicación
- Expurgación
- Destrucción
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Asegúrate también que la estrategia que dicha empresa te ofrezca para manejar su archivo documental, se identifique con las necesidades particulares de tu negocio y te garantice que tus datos y la forma en que éstos se manejan le proporcionen valor a la información de tu empresa.
