Hoy da, todas las empresas tienen claro un objetivo: conseguir ms con menos. Y eso no es tan difcil como creen.

Todas las organizaciones en su labor diaria generan cientos de documentos que en su mayora contienen informacin importante para la compaa. Estos documentos estn relacionados con diversos procesos y su produccin, administracin y distribucin, representa el gasto aproximadamente del 10% de sus ingresos, sin contar que entre el 15% y 25% de los documentos archivados en papel se encuentran perdidos o mal clasificados.

Uno de los mtodos de la industria sea cual sea su sector es el de ahorrar papel y mantener sus documentos en la nube o en servidores, y esta accin se lleva a cabo gracias a la llamada y tan mencionada Gestin Documental. Para comenzar a reducir los gastos derivados de la administracin de documentos, es necesario comenzar a implementar buenas prcticas de Gestin Documental.

La Gestin Documental en palabras simples es la forma como se produce, recibe, registra, clasifica, conserva, organiza, distribuye y tramita un documento dentro de las organizaciones. Las tareas anteriormente mencionadas consumen gran parte del tiempo y recursos, por lo que es importante comenzar a analizar cada uno de estos procesos en detalle para lograr optimizarlos.

Lea tambin:5 pasos para lograr la eficiencia en su empresa

Un programa de Gestin Documental ayuda a la captura y organizacin de todos los documentos de forma digital, ordenando la informacin en carpetas electrnicas que pueden ser indexadas por mltiples datos, permitiendo que los usuarios puedan buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios. Los documentos en papel son escaneados y luego son archivados y clasificados segn los parmetros de la compaa.

Ventajas de la Gestin Documental:

  • Mejora el servicio al cliente
  • Reduce costos y tiempos de respuesta
  • Fcil y rpido acceso a todos los documentos las 24 horas
  • Disminucin en tiempos de bsqueda
  • Cumplimiento a las regulaciones del Gobierno
  • Reduccin de espacios de almacenamiento
  • Convertirse en una empresa responsable con el medio ambiente
  • Control y seguridad de la informacin
  • Evita prdidas de documentos

 

Para poder lograr todos los beneficios mencionados anteriormente, debes trabajar en dicho proceso con personas capacitadas y con la experticia necesaria para que se apliquen correctamente los principios de Gestin Documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la informacin bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.

Quiero saber ms!