Hoy día, todas las empresas tienen claro un objetivo: conseguir más con menos. Y eso no es tan difícil como creen.

Todas las organizaciones en su labor diaria generan cientos de documentos que en su mayoría contienen información importante para la compañía. Estos documentos están relacionados con diversos procesos y su producción, administración y distribución, representa el gasto aproximadamente del 10% de sus ingresos, sin contar que entre el 15% y 25% de los documentos archivados en papel se encuentran perdidos o mal clasificados.

Uno de los métodos de la industria sea cual sea su sector es el de ahorrar papel y mantener sus documentos en la nube o en servidores, y esta acción se lleva a cabo gracias a la llamada y tan mencionada Gestión Documental. Para comenzar a reducir los gastos derivados de la administración de documentos, es necesario comenzar a implementar buenas prácticas de Gestión Documental.

La Gestión Documental en palabras simples es la forma como se produce, recibe, registra, clasifica, conserva, organiza, distribuye y tramita un documento dentro de las organizaciones. Las tareas anteriormente mencionadas consumen gran parte del tiempo y recursos, por lo que es importante comenzar a analizar cada uno de estos procesos en detalle para lograr optimizarlos.

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Un programa de Gestión Documental ayuda a la captura y organización de todos los documentos de forma digital, ordenando la información en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples datos, permitiendo que los usuarios puedan buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios. Los documentos en papel son escaneados y luego son archivados y clasificados según los parámetros de la compañía.

Ventajas de la Gestión Documental:

  • Mejora el servicio al cliente
  • Reduce costos y tiempos de respuesta
  • Fácil y rápido acceso a todos los documentos las 24 horas
  • Disminución en tiempos de búsqueda
  • Cumplimiento a las regulaciones del Gobierno
  • Reducción de espacios de almacenamiento
  • Convertirse en una empresa responsable con el medio ambiente
  • Control y seguridad de la información
  • Evita pérdidas de documentos

Para poder lograr todos los beneficios mencionados anteriormente, debes trabajar en dicho proceso con personas capacitadas y con la experticia necesaria para que se apliquen correctamente los principios de Gestión Documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.

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