Es una pregunta que surge cada vez que se va a emprender una iniciativa de este tipo.

Los proyectos BPM intervienen directamente los procesos de la compaa, por lo tanto, es necesario ser consciente del impacto que estos generan. Hay que tener presente el nivel estratgico de la compaa, buscando estar enfocado con lo que persigue la alta direccin, pero en ningn momento se debe prescindir del conocimiento tcnico que se tiene a nivel operativo, dado que son estos quienes conocen la minucia de la operacin y se encargan de mostrar las barreras a superar para llegar al anhelado ToBe.

Generalmente se contar con una visin ambiciosa por parte de la alta direccin y con una resistencia al cambio en el nivel operativo, debido a que este debe superar las limitaciones del modelo actual en su da a da y se le dificulta pensar que estos obstculos tienen una solucin definitiva, desde su visin sistmica y su enfoque centrado en generar valor, solo fantasea con llegar a aquel ideal que le permitira ampliar la brecha entre los costos y los ingresos.

Es cierto que en muchas ocasiones la visin de un lder puede parecer alejada de la realidad, vista desde la minucia que consume al nivel operativo, pero es aqu donde el lder ejercer su funcin mostrando a la mesa de trabajo los riesgos de seguir con la situacin actual, identificando cuales son los factores que generan resistencia al cambio, presentando los beneficios de lo esperado y mostrando porque no se debe temer al adoptar el nuevo modelo. De esta forma, impulsar a su equipo a trabajar en pro de la meta planteada, pero su acompaamiento debe ser permanente porque van a ser comunes los baches y son en estos momentos que l debe tener presente cul es la meta para reafirmarla y llevar al equipo hacia el norte deseado.

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Es por esto que al conformar un equipo de trabajo para un proyecto BPM se debe contar con los siguientes perfiles:

Representante del nivel operativo: Debe ser una o varias personas con amplio conocimiento del proceso, su papel en el proyecto es brindar el detalle que solo desde su conocimiento puede ser identificado, son estos los que aterrizan las ideas al presentar los obstculos que se pueden presentar al tratar de implementar lo planteado.

Su aporte es fundamental porque si se trabaja un proyecto sin su apoyo, es seguro que se tendrn inconvenientes al momento de salir en vivo por no haber tenido en cuenta pequeos detalles que son invisibles para la parte directiva.

Lderes del proceso a intervenir: Un proceso es el resultado de la interaccin de varias reas buscando un propsito, cada una de estas, debe tener su lder presente en la mesa de trabajo, porque son estos los encargados de velar porque se cumplan con sus intereses. Cada lder tiene su propia visin del proceso y slo este podr velar por el cumplimiento de sus necesidades.

A este nivel se debe perseguir el cumplimiento de leyes que enmarcan el proceso o de polticas que lo gobiernan.

Su participacin es fundamental porque sin estos podemos hacer procesos con vacos que finalmente crearn casos puntuales de resistencia al cambio.

Representante de TI: Debe ser alguien con pleno conocimiento de la infraestructura de TI que soporta el proceso, buscando resolver cualquier inquietud que se presente a nivel de integraciones o posibles automatizaciones del proceso que requieran de otros sistemas diferentes al BPMS.

Representante de la alta direccin: Este es quien garantiza la alineacin del proyecto con la estrategia. No se requiere su presencia continua en la mesa de trabajo, pero su apoyo al proyecto debe ser incondicional y el seguimiento detallado para evitar que el equipo se desve hacia falsas metas.

Representante del rea de Gestin de Proyectos: Debe garantizar que el proyecto est en armona con todas las iniciativas que la compaa est emprendiendo en el momento. Este por tener una visin global del desarrollo de la empresa, puede enfocar a la mesa trabajo en ciertas situaciones en las que se requiere una visin sistmica de la empresa. Adems, tambin puede ser ese apoyo al proyecto que garantiza un adecuado desarrollo del cronograma planteado, gestionando todo lo que el proyecto requiera para as garantizar un desarrollo dentro de lo planeado.

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