Es una pregunta que surge cada vez que se va a emprender una iniciativa de este tipo.

Los proyectos BPM intervienen directamente los procesos de la compañía, por lo tanto, es necesario ser consciente del impacto que estos generan. Hay que tener presente el nivel estratégico de la compañía, buscando estar enfocado con lo que persigue la alta dirección, pero en ningún momento se debe prescindir del conocimiento técnico que se tiene a nivel operativo, dado que son estos quienes conocen la minucia de la operación y se encargan de mostrar las barreras a superar para llegar al anhelado ToBe.

Generalmente se contará con una visión ambiciosa por parte de la alta dirección y con una resistencia al cambio en el nivel operativo, debido a que este debe superar las limitaciones del modelo actual en su día a día y se le dificulta pensar que estos obstáculos tienen una solución definitiva, desde su visión sistémica y su enfoque centrado en generar valor, solo fantasea con llegar a aquel ideal que le permitiría ampliar la brecha entre los costos y los ingresos.

Es cierto que en muchas ocasiones la visión de un líder puede parecer alejada de la realidad, vista desde la minucia que consume al nivel operativo, pero es aquí donde el líder ejercerá su función mostrando a la mesa de trabajo los riesgos de seguir con la situación actual, identificando cuales son los factores que generan resistencia al cambio, presentando los beneficios de lo esperado y mostrando porque no se debe temer al adoptar el nuevo modelo. De esta forma, impulsará a su equipo a trabajar en pro de la meta planteada, pero su acompañamiento debe ser permanente porque van a ser comunes los baches y son en estos momentos que él debe tener presente cuál es la meta para reafirmarla y llevar al equipo hacia el norte deseado.

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Es por esto que al conformar un equipo de trabajo para un proyecto BPM se debe contar con los siguientes perfiles:

Representante del nivel operativo: Debe ser una o varias personas con amplio conocimiento del proceso, su papel en el proyecto es brindar el detalle que solo desde su conocimiento puede ser identificado, son estos los que aterrizan las ideas al presentar los obstáculos que se pueden presentar al tratar de implementar lo planteado.

Su aporte es fundamental porque si se trabaja un proyecto sin su apoyo, es seguro que se tendrán inconvenientes al momento de salir en vivo por no haber tenido en cuenta pequeños detalles que son invisibles para la parte directiva.

Líderes del proceso a intervenir: Un proceso es el resultado de la interacción de varias áreas buscando un propósito, cada una de estas, debe tener su líder presente en la mesa de trabajo, porque son estos los encargados de velar porque se cumplan con sus intereses. Cada líder tiene su propia visión del proceso y sólo este podrá velar por el cumplimiento de sus necesidades.

A este nivel se debe perseguir el cumplimiento de leyes que enmarcan el proceso o de políticas que lo gobiernan.

Su participación es fundamental porque sin estos podemos hacer procesos con vacíos que finalmente crearán casos puntuales de resistencia al cambio.

Representante de TI: Debe ser alguien con pleno conocimiento de la infraestructura de TI que soporta el proceso, buscando resolver cualquier inquietud que se presente a nivel de integraciones o posibles automatizaciones del proceso que requieran de otros sistemas diferentes al BPMS.

Representante de la alta dirección: Este es quien garantiza la alineación del proyecto con la estrategia. No se requiere su presencia continua en la mesa de trabajo, pero su apoyo al proyecto debe ser incondicional y el seguimiento detallado para evitar que el equipo se desvíe hacia falsas metas.

Representante del área de Gestión de Proyectos: Debe garantizar que el proyecto está en armonía con todas las iniciativas que la compañía está emprendiendo en el momento. Este por tener una visión global del desarrollo de la empresa, puede enfocar a la mesa trabajo en ciertas situaciones en las que se requiere una visión sistémica de la empresa. Además, también puede ser ese apoyo al proyecto que garantiza un adecuado desarrollo del cronograma planteado, gestionando todo lo que el proyecto requiera para así garantizar un desarrollo dentro de lo planeado.

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