Los costos son una gran preocupación en la dirigencia empresarial. Es común este sentimiento en la mayoría de empresarios por tratar de disminuir sus costos variables para incrementar su margen de utilidad. Sin riesgo de equivocación, se podría decir que su gestión administrativa se concentra en disminuir esos costos para garantizar óptimos resultados en el período. Sin desconocer los méritos de ese propósito, es necesario generar una reflexión sobre las exigencias actuales de la gestión administrativa.
El primer elemento a considerar en las condiciones actuales de desarrollo del mercado mundial desde el punto de vista administrativo es, ¿cuál es el propósito principal que orienta la organización a corto, mediano, y largo plazo: maximizar las utilidades o producir bienes y servicios que garanticen satisfacer las necesidades, demandas y expectativas del mercado objetivo? Si la respuesta está asociado al primer criterio de gestión, las posibilidades de mantener la organización vigente en un mundo cambiante y de alta competencia como el actual, son inciertas. Si la respuesta por el contrario, está asociada con el segundo enfoque administrativo consideramos el camino apropiado para garantizar la sostenibilidad de la empresa a largo plazo. Varios son los criterios que respaldan la afirmación:
Las organizaciones estructuradas con el propósito de satisfacer demandas, necesidades y expectativas del mercado se formulan y se administran por procesos. Esta condición las hace planas, es decir, flexibles, fácilmente adaptables a los cambios que se producen en el medio donde actúan. En ese tipo de organización, además de los tiempos de respuesta, en términos de proveedor, insumo, proceso, producto, son menores a los de las organizaciones jerárquicas, verticales. Al disminuir los tiempos de producción disminuyen también los costos.
La organización por procesos permite visualizar y gestionar con mayor eficacia los llamados costos de no calidad. Son aquellos costos Ocultos (no se evidencian en el estado de resultados de la empresa por período) pero son los que en mayor proporción, afectan los resultados de las empresas durante el ejercicio, por el mayor costo que implican. Ejemplos de esos son: tiempos muertos en producción o distribución de productos, reprocesos o reiteración de tareas, mayores tiempo de ciclo de procesos (desde el inicio hasta el final del mismo), atención no adecuada de los clientes, falta de capacitación de empleados, entre otros.
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Las organizaciones por procesos facilitan el seguimiento, control y evaluación de las variables que los componen. Estas variables de manera regular se expresan como indicadores asociados al proceso de verificación asociados al producto o de control. El propósito de ese seguimiento es disminuir de manera la presencia de defectos, inconformidades en los productos o servicios que generan insatisfacción en el cliente afectando de manera significativa la estructura de costos de la empresa. Al gestionar de manera correcta la variabilidad en los recursos del proceso, el efecto en el estado de resultado de la organización es altamente positivo, incrementando su margen de ganancia y posicionando su marca cada vez mejor en el segmento de mercado de la misma.
La garantía de mantener una gestión de calidad en la empresa es la de formular un plan adecuado de capacitación, educación y re-educación de la dirección y empleados basado en el enfoque de calidad de la empresa.
