Muchas empresas an no son conscientes de las problemticas o consecuencias que se podran evitar implementando gestin documental dentro de sus organizaciones.

Dentro de las consecuencias ms importantes se destacan:

      • Prdida de tiempo: cuando la bsqueda de un documento toma ms de 2 minutos es de entrada una prdida importante para la organizacin tanto en tiempo como en costos. Segn un estudio, el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar documentos para poder realizar sus actividades diarias.

 

      • Documentos duplicados y problemas con las versiones: encontrar documentos duplicados en diferentes formatos o el mismo formato con distintas versiones es una de las consecuencias que ocasionan descontrol y desorden dentro de una compaa. El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

 

      • Alto consumo de papel: todas las compaas en su labor diaria generan informacin que en la gran mayora de ocasiones es guardada en papel. A medida que las organizaciones crecen, el volumen de papeles tambin lo hace, ocupando grandes espacios, perdiendo el control de la informacin y acumulando papel innecesario.

 

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      • Mal servicio al cliente: dentro de las consecuencias que quizs ms afectan a una organizacin est el mal servicio a los clientes. El tener grandes cantidades de documentos y los trmites que conlleva cada uno hace que ms de una persona est involucrada en el proceso, retrasando tiempos de respuesta, desconocimiento de su ubicacin y demoras en la respuesta.

 

      • Sanciones legales: por ley todas las empresas colombianas que estn reguladas por la Superintendencia de La Economa Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestin documental y organizacin de archivos. Las compaas que no cumplan con esta resolucin deben pagar altas sumas de dinero.

 

      • Altos costos: las empresas que no llevan un control de sus archivos gastan alrededor del 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentacin.

 

No permita que su empresa siga sufriendo las consecuencias de no implementar gestin documental.

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