Documentación de Procesos

Es común que las organizaciones piensen en la documentación como un requisito o condición necesaria para alcanzar cierto tipo de certificación o responder a ejercicios de control interno o auditoría.  Es así como en  las organizaciones  es frecuente escuchar frases como: una cosa es la que está escrita y otra muy distinta como se opera, y en estos contextos la documentación de procesos termina convirtiéndose en una labor dispendiosa que se hace con el objetivo de cumplir con políticas internas generando una carga operativa que recae sobre un cierto número de personas.

Si bien es cierto, que puede ser una exigencia explícita de ciertas normas, una documentación busca apoyar la estandarización de procesos, y previo a la labor de documentación es necesario un ejercicio que permita a la organización hacerse consciente de su entorno operativo, detallando la manera más eficiente para realizar las actividades. 

También es importante señalar que una adecuada documentación brinda un marco de referencia para todos los empleados al momento de realizar sus labores, garantizando que estos ejecuten las tareas de la misma manera para obtener los resultados deseados.

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En muchos casos al momento de documentar los procesos, una organización se hace consciente de que no conoce a profundidad su operación y que en los distintos niveles organizaciones se tienen distintos conceptos acerca de la ejecución de las labores, no se tiene total claridad de los responsables de las actividades o no se tienen identificados los insumos necesarios para la realización de las actividades.

Es en la realización de este ejercicio de documentación, cuando la Organización se hace consciente de la necesidad en primer lugar de tener clara su estrategia y la manera como esta será operativizada a través de la ejecución de sus procesos.  Una vez se tenga claro este aspecto, el paso natural será la definición clara de la secuencia de actividades necesarias a realizar y todo aquello que según las necesidades internas deba dejarse por escrito.

Es importante señalar que la documentación responde a la arquitectura de procesos de una Organización y dado que esta última sufre modificaciones en el tiempo, es necesario un ejercicio continuo de revisión de la misma, de manera que se garantice una concordancia entre lo que está escrito y lo que se está ejecutando.

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24 noviembre, 2017

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