El archivo electrnico se ha convertido en un componente fundamental para la Gestin Documental, ya que la generacin de documentos en dicho formato crece de manera constante y de manera acelerada. Por esto, podemos decir que estamos en una era en la que a los archivos les toca gestionar lo digital y lo analgico (hbridos).

Teniendo en cuenta que desde que un documento es producido o recibido hasta su disposicin final tiene que pasar por varias fases. Estas fases demuestran la importancia y utilidad de la informacin que contiene dicho documento, tanto para las personas, como para las entidades que lo generan y que posteriormente lo conservan o eliminan.

Actualmente la Gestin Documental tiende a la digitalizacin de la documentacin analgica para convertirla en informacin digital buscando que la documentacin que se genere o se recibe sea de manera electrnica (documentos nativos electrnicos) y as evitar el proceso de digitalizacin contribuyendo de esta manera a la iniciativa cero papel.

En la siguiente infografa podemos diferenciar tres fases (Planificacin Documental, Prearchivstica y Archivstica) que cuentan con una serie de procesos en los que intervienen los documentos y los expedientes electrnicos.

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Fase I. Planificacin documental

En esta fase prevalece la planificacin y la valoracin del documento y su estructura.

La creacin de documentos debe estar precedida del anlisis legal, tecnolgico, funcional y archivstico en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administracin. El resultado de esta fase permitir establecer si debe crearse o no un documento y sus caractersticas.

La estructura del documento electrnico est basada enmetadatos,firma(autor) y tipologa delfichero. Dentro de los metadatos habra que diferenciar entre metadatos de contenido (descriptivos, conceptuales, relacin y control de acceso) y metadatos administrativos (trazabilidad, conservacin, firma, copia y digitalizacin).

Fase II. Prearchivstica

En la segunda fase prima laproduccin, la gestin y tramitacin, y la valoracin, nuevamente.

En esta fase de produce el documento electrnico (ya sea por digitalizacin del documento analgico o porque nace directamente en electrnico), pasa por la fase de gestin y tramitacin y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

Fase III. Archivstica

En esta tercera, y ltima, fase prima laorganizacin, la transferencia, la valoracin, la disposicin del documento, la preservacin a largo plazo y nuevamente la valoracin.

Se organiza el documento electrnico y se transfiere a un expediente electrnico. Se valora su utilidad y pasa a estar a disposicin de las personas / organizaciones en el archivo electrnico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.