El archivo electrónico se ha convertido en un componente fundamental para la Gestión Documental, ya que la generación de documentos en dicho formato crece de manera constante y de manera acelerada. Por esto, podemos decir que estamos en una era en la que a los archivos les toca gestionar lo digital y lo analógico (híbridos).

Teniendo en cuenta que desde que un documento es producido o recibido hasta su disposición final tiene que pasar por varias fases. Estas fases demuestran la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento, tanto para las personas, como para las entidades que lo generan y que posteriormente lo conservan o eliminan.

Actualmente la Gestión Documental tiende a la digitalización de la documentación analógica para convertirla en información digital buscando que la documentación que se genere o se recibe sea de manera electrónica (documentos nativos electrónicos) y así evitar el proceso de digitalización contribuyendo de esta manera a la iniciativa cero papel.

En la siguiente infografía podemos diferenciar tres fases (Planificación Documental, Prearchivística y Archivística) que cuentan con una serie de procesos en los que intervienen los documentos y los expedientes electrónicos.

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Fase I. Planificación documental

En esta fase prevalece la planificación y la valoración del documento y su estructura.

La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administración. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

La estructura del documento electrónico está basada en metadatos, firma (autor) y tipología del fichero. Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre metadatos de contenido (descriptivos, conceptuales, relación y control de acceso) y metadatos administrativos (trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización).

Fase II. Prearchivística

En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente.

En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

Fase III. Archivística

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la disposición del documento, la preservación a largo plazo y nuevamente la valoración.

Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su utilidad y pasa a estar a disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.