La importancia de la Gestión Documental para las empresas de hoy
Se suele confundir el Sistema de Gestión Documental, que establece la política, los objetivos y el marco de directrices para controlar los documentos, con el software de Gestión Documental, que es la herramienta informática que nos ayuda a cumplir ese sistema. Todas las empresas producen documentos en el desarrollo de su actividad y requieren algún sistema para gestionarlos adecuadamente, pero no en todos los casos éste incorpora un software de gestión documental. Una de las razones de que se diferencie cada vez menos entre SGD y software de Gestión Documental es que, en un contexto dominado por la documentación electrónica, la tecnología resulta imprescindible para aplicar un modelo de Gestión Documental. Aunque unos archivadores de oficina pueden solucionar más o menos las necesidades de una pequeña empresa o un profesional independiente que solo tenga la obligación de conservar las facturas que emite y recibe, presentan muchas limitaciones cuando contamos con varias series documentales, estamos certificados (o queremos certificarnos) en alguna norma ISO o necesitamos automatizar procesos, por mencionar solamente algunos ejemplos típicos.
No es solo para las grandes empresas
Cualquier empresa puede implementar un Modelo de Gestión Documental independientemente de su volumen de empleados y facturación. Aunque la Gestión Documental se continúa asociando a las grandes cuentas, que constituyen el mercado objetivo de la mayoría de proveedores de este tipo de servicios, en la última década se han producido dos fenómenos que están permitiendo a las organizaciones con menos recursos acceder también a soluciones de Gestión Documental profesionales y plantearse adoptar su propio SGD. Uno es la computación en la nube, que reduce los gastos de infraestructura informática, y otro es la consolidación del software de Gestión Documental libre y de código abierto, con un coste total de propiedad más competitivo.
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Y, ¿cuesta mucho?
Lo que tenemos que preguntarnos es si una empresa puede asumir los costes de una mala Gestión Documental. No encontrar o no producir un documento exigido por la ley acarrea sanciones importantes, que varían en función de las exigencias legislativas y normativas del sector. En el sector farmacéutico, por ejemplo, no presentar a la administración evidencias de que se está operando conforme a la Ley 29/2006 está penalizado con multas de hasta 600.000 y, en los casos más graves, la suspensión de la actividad del laboratorio. Tampoco las PYMES y entidades sociales están exentas de estas obligaciones. Una pequeña asociación de mediación y resolución de conflictos que custodie documentación de menores sin las debidas medidas de seguridad puede ser sancionada por la Agencia de Protección de Datos con multas de 40.001 a 300.000.
¿Cuál es la mayor ventaja?
Aunque generalmente un gerente seguramente respondería que la mayor ventaja de la Gestión Documental es el ahorro de costes o la tranquilidad de no perder nunca más un documento sin duda, dos de sus principales ventajas, como archivista lo que más valoro es que nos permite conocer las actuaciones de las organizaciones tanto públicas como privadas y tomar decisiones informadas. No hay que perder de vista que los documentos son, ante todo, evidencias.
¿El mayor inconveniente?
El desconocimiento. Muchas organizaciones piensan equivocadamente que la Gestión Documental cuesta más de lo que vale. Si comparasen detenidamente el coste de un proyecto de implantación de un SGD y el coste de no gestionar bien los documentos, verían que su retorno de la inversión es considerablemente más rápido que el de otros servicios y productos que compran.
