La importancia de la Gestin Documental para las empresas de hoy

Se suele confundir el Sistema de Gestin Documental, que establece la poltica, los objetivos y el marco de directrices para controlar los documentos, con el software de Gestin Documental, que es la herramienta informtica que nos ayuda a cumplir ese sistema. Todas las empresas producen documentos en el desarrollo de su actividad y requieren algn sistema para gestionarlos adecuadamente, pero no en todos los casos ste incorpora un software de gestin documental. Una de las razones de que se diferencie cada vez menos entre SGD y software de Gestin Documental es que, en un contexto dominado por la documentacin electrnica, la tecnologa resulta imprescindible para aplicar un modelo de Gestin Documental. Aunque unos archivadores de oficina pueden solucionar ms o menos las necesidades de una pequea empresa o un profesional independiente que slo tenga la obligacin de conservar las facturas que emite y recibe, presentan muchas limitaciones cuando contamos con varias series documentales, estamos certificados (o queremos certificarnos) en alguna norma ISO o necesitamos automatizar procesos, por mencionar solamente algunos ejemplos tpicos.

No es solo para las grandes empresas

Cualquier empresa puede implementar un Modelo de Gestin Documental independientemente de su volumen de empleados y facturacin. Aunque la Gestin Documental se contina asociando a las grandes cuentas, que constituyen el mercado objetivo de la mayora de proveedores de este tipo de servicios, en la ltima dcada se han producido dos fenmenos que estn permitiendo a las organizaciones con menos recursos acceder tambin a soluciones de Gestin Documental profesionales y plantearse adoptar su propio SGD. Uno es la computacin en la nube, que reduce los gastos de infraestructura informtica, y otro es la consolidacin del software de Gestin Documental libre y de cdigo abierto, con un coste total de propiedad ms competitivo.

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Y, cuesta mucho?

Lo que tenemos que preguntarnos es si una empresa puede asumir los costes de una mala Gestin Documental. No encontrar o no producir un documento exigido por la ley acarrea sanciones importantes, que varan en funcin de las exigencias legislativas y normativas del sector. En el sector farmacutico, por ejemplo, no presentar a la administracin evidencias de que se est operando conforme a la Ley 29/2006 est penalizado con multas de hasta 600.000 y, en los casos ms graves, la suspensin de la actividad del laboratorio. Tampoco las PYMES y entidades sociales estn exentas de estas obligaciones. Una pequea asociacin de mediacin y resolucin de conflictos que custodie documentacin de menores sin las debidas medidas de seguridad puede ser sancionada por la Agencia de Proteccin de Datos con multas de 40.001 a 300.000 .

Cul es la mayor ventaja?

Aunque generalmente un gerente seguramente respondera que la mayor ventaja de la Gestin Documental es el ahorro de costes o la tranquilidad de no perder nunca ms un documento sin duda, dos de sus principales ventajas, como archivista lo que ms valoro es que nos permite conocer las actuaciones de las organizaciones tanto pblicas como privadas y tomar decisiones informadas. No hay que perder de vista que los documentos son, ante todo, evidencias.

El mayor inconveniente?

El desconocimiento. Muchas organizaciones piensan equivocadamente que la Gestin Documental cuesta ms de lo que vale. Si comparasen detenidamente el coste de un proyecto de implantacin de un SGD y el coste de no gestionar bien los documentos, veran que su retorno de la inversin es considerablemente ms rpido que el de otros servicios y productos que compran.