Cada da se va haciendo ms familiar la sigla BPM, hace pocos aos BPM en las empresas solo era Buenas Prcticas de Manufactura, pero hoy ya se ha permeado la cultura de Business Process Management. Son numerosas las empresas que estn utilizando software BPMS para documentar sus procesos en notacin BPMN e incluso muchas han llegado a la meta de automatizacin. Pero, Por qu implementar BPMS?

BPMS es una plataforma que busca facilitar los procesos, cuenta con un potente motor de integracin que le permite interactuar fcilmente con otras aplicaciones, se basa en modelos BPMN para crear aplicaciones que soporten el proceso, est en capacidad de consolidar datos, procesarlos y convertirlos en informacin, entre muchas otras bondades. Es en esto en que uno se debe centrar cada vez que se embarca en un proyecto BPM, no solo se trata de tomar los procesos documentados para un sistema de gestin de la calidad y plasmarlos en BPMN sin anlisis alguno, si lo hacemos estamos llevando fcilmente a la organizacin a una complejidad mayor en su operacin, es decir, algo totalmente contrario a lo esperado.

Un proyecto BPM debe buscar automatizar el proceso y cuando digo automatizar me refiero a llevar a la mquina procesos que en la actualidad son ejecutados por personas, aunque esta definicin puede parecer obvia, es frecuente encontrarnos con dificultades al momento de interpretarla en procesos administrativos, la automatizacin es algo comn y fcil de entender cuando nos dicen cambi a un grupo de personas que ensambla autos por un robot que hace 20 autos por hora, pero a menudo vemos procesos administrativos tediosos en los cuales no es tan natural imaginarnos el robot que podra automatizar la operacin.

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Por ejemplo, imaginemos una solicitud de contratacin para una nueva vacante en la compaa llega a Gestin Humana con el formulario fsico con la descripcin de la vacante, lo leen y publican la vacante en su portal de empleos digitando campo a campo, luego de esto llegan cientos de hojas de vida las cuales deben leer y clasificar entre las que cumplen y no cumplen con los requisitos solicitados. Y aunque aqu no termina, analicemos esta parte: con un BPMS podramos tener una interfaz para registrar la nueva vacante con sus caractersticas, esta pasa por Gestin Humana para su validacin y con un solo clic de aprobacin se publica automticamente en el portal de empleo el cual puede ser un portal propio o un portal pblico con posibilidad de integracin. Las personas comienzan a postularse y como sabemos, los portales de empleo tienen la informacin de los aspirantes como variables las cuales pueden ser compartidas y analizadas automticamente para descartar de una vez aquellos perfiles que no cumplen con los requisitos. As, podemos ver como un proceso en el cual se deba diligenciar un formulario, transcribirlo en una aplicacin y finalmente analizar una por una las hojas de vida, pas a solo diligenciar un formulario en un sistema, validar la informacin y estudiar slo los candidatos que cumplen con los requisitos mnimos. Definitivamente mucho ms fcil que el proceso original.

Son estos los resultados que deben esperarse al implementar un BPMS, lograrlos requiere un anlisis profundo del proceso y las diferentes etapas que intervienen en su ejecucin. Se trata de buscar una solucin amigable que se mezcle con el entorno habitual de trabajo de los diferentes participantes de tal forma que no lo vean como algo adicional, sino como algo que lleg para apoyarlos en su labor y que les permitir ser ms productivos.

Es fundamental que en los proyectos de BPM participe un equipo multidisciplinario conformado por lderes de los procesos involucrados, lder de tecnologa, lder con conocimiento de los lineamientos estratgicos de la compaa y personal operativo que valide la completitud y ergonoma del proceso definido.

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