Cada día se va haciendo más familiar la sigla BPM, hace pocos años BPM en las empresas solo era Buenas Prácticas de Manufactura, pero hoy ya se ha permeado la cultura de Business Process Management. Son numerosas las empresas que están utilizando software BPMS para documentar sus procesos en notación BPMN e incluso muchas han llegado a la meta de automatización. Pero, ¿Por qué implementar BPMS?
BPMS es una plataforma que busca facilitar los procesos, cuenta con un potente motor de integración que le permite interactuar fácilmente con otras aplicaciones, se basa en modelos BPMN para crear aplicaciones que soporten el proceso, está en capacidad de consolidar datos, procesarlos y convertirlos en información, entre muchas otras bondades. Es en esto en que uno se debe centrar cada vez que se embarca en un proyecto BPM, no solo se trata de tomar los procesos documentados para un sistema de gestión de la calidad y plasmarlos en BPMN sin análisis alguno, si lo hacemos estamos llevando fácilmente a la organización a una complejidad mayor en su operación, es decir, algo totalmente contrario a lo esperado.
Un proyecto BPM debe buscar automatizar el proceso y cuando digo automatizar me refiero a llevar a la máquina procesos que en la actualidad son ejecutados por personas, aunque esta definición puede parecer obvia, es frecuente encontrarnos con dificultades al momento de interpretarla en procesos administrativos, la automatización es algo común y fácil de entender cuando nos dicen cambiá a un grupo de personas que ensambla autos por un robot que hace 20 autos por hora, pero a menudo vemos procesos administrativos tediosos en los cuales no es tan natural imaginarnos el robot que podría automatizar la operación.
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Por ejemplo, imaginemos una solicitud de contratación para una nueva vacante en la compañía llega a Gestión Humana con el formulario físico con la descripción de la vacante, lo leen y publican la vacante en su portal de empleos digitando campo a campo, luego de esto llegan cientos de hojas de vida las cuales deben leer y clasificar entre las que cumplen y no cumplen con los requisitos solicitados. Y aunque aquí no termina, analicemos esta parte: con un BPMS podríamos tener una interfaz para registrar la nueva vacante con sus características, esta pasa por Gestión Humana para su validación y con un solo clic de aprobación se publica automáticamente en el portal de empleo el cual puede ser un portal propio o un portal público con posibilidad de integración. Las personas comienzan a postularse y como sabemos, los portales de empleo tienen la información de los aspirantes como variables las cuales pueden ser compartidas y analizadas automáticamente para descartar de una vez aquellos perfiles que no cumplen con los requisitos. As?, podemos ver como un proceso en el cual se debía diligenciar un formulario, transcribirlo en una aplicación y finalmente analizar una por una las hojas de vida, pasá a solo diligenciar un formulario en un sistema, validar la información y estudiar sólo los candidatos que cumplen con los requisitos mínimos. Definitivamente mucho más fácil que el proceso original.
Son estos los resultados que deben esperarse al implementar un BPMS, lograrlos requiere un análisis profundo del proceso y las diferentes etapas que intervienen en su ejecución. Se trata de buscar una solución amigable que se mezcle con el entorno habitual de trabajo de los diferentes participantes de tal forma que no lo vean como algo adicional, sino como algo que llegá para apoyarlos en su labor y que les permitirá ser más productivos.
Es fundamental que en los proyectos de BPM participe un equipo multidisciplinario conformado por líderes de los procesos involucrados, líder de tecnología, líder con conocimiento de los lineamientos estratégicos de la compañía y personal operativo que valide la completitud y ergonomía del proceso definido.
