En simples palabras: ¿Qué es BPM y cómo puede beneficiar a su negocio?

A menudo hay confusión en torno al término Gestión de procesos empresariales, pero ¿qué es y cómo puede ayudar a su empresa? En pocas palabras, BPM es la racionalización y simplificación de los procesos de una organización y las operaciones, a través de la automatización y la supervisión. Los procesos, definidos aquí como acciones regulares llevadas a cabo para lograr objetivos, son, en muchas organizaciones, ineficientes y anticuados, ya que los gerentes se han vuelto complacientes, atrapados en un ciclo de apego a la manera en que las cosas se han «hecho siempre». Estas ineficiencias a menudo toman forma de documentación en papel, operaciones manuales excesivas, las cuales sabemos que se pueden evitar con el uso de la tecnología moderna. Esta tecnología puede ayudar a su empresa u organización a mantenerse abiertas y conscientes de los posibles cambios que aumentarán la eficiencia y la rentabilidad. Esta tecnología se llama Business Process Management (BPM).

Para reducir el tiempo empleado, disminuir el personal, reducir los costos y mejorar las relaciones con los clientes, BPM automatiza y sistematiza los procesos de negocio. Y es que BPM no es una solución de momento, sino una herramienta para la mejora continua, la adaptación y cambio de su negocio.

Se dice que el empleado de una oficina promedio utiliza 10.000 hojas de papel cada año, y sorprendentemente esta cantidad de papel requiere un gran árbol para hacerse. Aparte del costo ambiental ocasionado del uso de papel también tiene una implicación verdadera en las empresas, ya que más del 70% de los negocios de hoy fallarían en tan solo tres semanas si sufrieran una pérdida de registros en papel debido a incendios, inundaciones u otros desastres. BPM puede reducir drásticamente la documentación en papel en su oficina, haciendo que su negocio sea más respetuoso con el medio ambiente y seguro.

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El renombrado filósofo Friedrich Hayek habló sobre el problema del conocimiento porque éste está atrapado dentro de las cabezas de la población y, por lo tanto, no se pueden tomar decisiones colectivas adecuadas. BPM trata de abordar algo de este problema con la gestión del conocimiento. Si los datos de toda la organización pueden agruparse, entonces la toma de decisiones estará mejor informada. Además, las buenas ideas están en todas partes y pedir directamente a todos los miembros de un negocio las buenas ideas podría ser inaudito. La colaboración social, es posible con la ayuda de la tecnología BPM, que permite comentarios y sugerencias de ideas de cada miembro del personal, uniendo conocimiento y proporcionando un beneficio inmenso a su negocio.

En este punto, los teléfonos inteligentes han hecho la integración completa de una herramienta personal a una herramienta esencial para la vida comercial y profesional. BPM permite una mayor movilidad, haciendo que los empleados sean más productivos y aumenten la calidad de su trabajo, ya que pueden recopilar ideas e información directamente de la fuente y pueden proporcionar información a los nuevos clientes en el acto. La combinación de la tecnología BPM con las increíbles capacidades de los smartphones modernos significa que nunca se encuentra en desventaja cuando trabaja fuera de la oficina. Con más y más información en línea y cada vez menos oficinas basándose en sistemas anticuados de papel, la seguridad puede ser un riesgo importante. Por esta razón, todas las plataformas de tecnología BPM tendrán incorporados sistemas probados de seguridad y continuamente monitoreados para asegurar la máxima protección. A medida que aumenta la competencia en casi todos los sectores empresariales, es esencial asegurarse de que su organización funcione de manera eficiente y rentable.

 

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