Para comenzar a entender la gestión por procesos, primero debemos definir qué es un proceso: Un proceso es la actividad y tarea que se realiza a través de la cual se produce o genera un servicio o producto para sus usuarios. Un proceso constituye el núcleo de una organización.
Por ende, la gestión por procesos es una forma de enfocar el trabajo, donde se persigue el mejoramiento continuo de las actividades de una organización mediante la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos.
Una gestión por procesos se da por 3 factores claves:
1. Integración de los Sistemas de Gestión:
Un Sistema de Gestión Integrado, posibilita y simplifica la implementación de un único sistema de gestión eficaz, adecuado para la empresa. Cualquiera que sea el modelo de gestión que se adopte, debe contemplar los siguientes capítulos: planificación, organización, documentación del sistema de gestión integrado, formación, documentación del sistema y su control, implantación, evaluación y control del sistema integrado, mejora del sistema, comunicación.
Cuando se cuenta con un sistema de gestión integral se obtienen muchos beneficios a saber: es mayor la eficacia, el control y el seguimiento, existe una mayor participación de los trabajadores en su implementación, se alcanzan mejoras de las condiciones de trabajo, de la calidad y respeto por el medio ambiente, se incrementa la competitividad de la empresa y es mayor la confianza de los clientes.
2. Alineación de la Operación con la Estrategia:
Un factor clave es el alineamiento entre las estrategias del negocio y las funcionales a través de las cuales se manifiestan operativamente los objetivos de la compañía. El alineamiento estratégico contribuye a que exista coherencia en la toma de decisiones y prioridades entre las diferentes áreas de la organización y entre cada una de las áreas y los objetivos del negocio.
BPM facilita la colaboración directa y la responsabilidad conjunta de los empleados de la empresa y de TI en el desarrollo, implementación y optimización de los procesos y proyectos del negocio.
3. Arquitectura Empresarial:
La Arquitectura Empresarial define las relaciones entre los principales activos de una empresa, incluyendo procesos, personas, productos, servicios, aplicaciones, tecnología, documentos, etc.
Algunas de las utilidades que se le da a la Arquitectura Empresarial son:
- Implantar Tecnologías BPM: Workflow, SOA (Service Oriented Arquitecture) y Motores de Reglas de Negocio
- Hacer análisis de impacto de Procesos Organizativos y de Sistemas
- Desarrollar y evolucionar sistemas informáticos más integrados, más de negocio
- Disponer de una base más sálida al Plan de Sistemas y Tecnología
- Realizar estudios para la optimización de procesos y procedimientos de negocio (ReIngeniería – Rediseño)
- Apoyar a los procesos de ¿Benchmarking?
- Reestructurar la Organización
- Formar y guiar al personal de la organización
- Diseño y lanzamiento de nuevos Productos y Servicios
- Desarrollo e implantación de nuevos canales y nuevas tecnologías
- ABM/ABC (Activity Based Management / Activity Based Costing)
- Gestión de Competencias
- Calidad Total
- Control Interno
Lea también: Diferencias Gestión de Procesos y Gestión por Procesos
Toda actividad o secuencia de actividades que se llevan a cabo en las diferentes unidades constituye un proceso, y como tal, hay que gestionarlo. Sobre este tema hay mucha tela por cortar así que vamos a ir viendo en próximos artículos con más detalles, que son de vital importancia para las empresas en la actualidad.
