La Facturación Electrónica es un documento que sirve para describir el costo de un producto o servicio y además desglosar toda aquella información importante que el comprador, vendedor y la autoridad fiscal deben conocer. Por lo tanto, viene siendo la versión digital de una factura tradicional soportada en un papel, pero que a diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico.

Por su formato digital, estas facturas permiten ser guardadas, almacenadas o intercambiadas por medios digitales. Además, sirven para certificar su autenticidad, ya que estas llevan un código que es registrado en la DIAN, el cual no permite que se generen facturas fraudulentas o no soportadas.

Según el decreto 2242 expedido por el Ministerio de Hacienda de Colombia, toda empresa obligada a facturar deberá manejar la facturación electrónica a partir del 1 de enero del presente año. Su objetivo principal es la masificación del uso de la factura electrónica en Colombia, y por ello, facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes o servicios.

¿Y qué elementos debe llevar una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida es necesario que contenga la siguiente información:

  • Poseer un Código Único de Facturación.
  • La fecha y los datos principales tanto del emisor como del receptor (nombre y apellido o razón social, el domicilio y el NIF)
  • Debe hacerse una breve descripción de la operación realizada.

Además de estos datos mínimos requeridos, una factura electrónica debe contar con una firma electrónica y también debe ser enviada de un ordenador a otro, con el consentimiento de ambas partes. Solo de esta manera el documento puede ser totalmente válido.

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Los beneficios de la facturación electrónica.

De este modo, la facturación electrónica trae múltiples beneficios para todas aquellas empresas que implementan este formato. Aquí nombraremos algunos de ellos:

  1. Tiempo de entrega.
  2. Mejoramiento de la calidad en los datos.
  3. Impacto positivo en el flujo de caja.
  4. Mejoras en el tiempo de contabilización y reducción de costos.
  5. Aumenta la satisfacción y fidelización de los clientes.
  6. Reduce los gastos operacionales relacionados con los procesos.
  7. Aumenta la capacidad de procesamiento de datos e información.

Finalmente, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, es probable que se estas se vean incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.