Segn reporte de AAII (Association for Information and Image Management) Winning the Paper Wars (Ganando la guerra del papel) el 78% de las organizaciones tienen campaas en sus negocios que podran beneficiarse de iniciativas sin papel. No obstante, solo el 24% tienen una poltica para dejar el uso del papel. En la era del BPM, BPMS, iBPMS, ERP, CRM, etc. an existen compaas dependientes del papel, Cmo es posible? No son los documentos una parte del negocio que se beneficiara si fuera optimizada?

En el mismo reporte dice que cerca del 47% de las organizaciones hizo un avance del 5 % hacia procesos que podran ser libres de papel. El 18 % no ha comenzado an. As que, bsicamente, 2 de cada 3 empresas estn an en 1990, cuando se trata de documentos en papel.

Siguiendo con los resultados, los encuestados consideran que eliminar el uso del papel en los negocios traera ms velocidad de respuesta a los clientes, empleados y personal en un 29,7%, este nmero aumentara a un 35, 4% para aquellas empresas que ya tienen cierta experiencia en el tema (Procesos sin papel). En otras palabras el 65% de las empresas que no realizaron ningn esfuerzo para eliminar el papel estn perdiendo la oportunidad de aumentar su productividad en ms de un 30%.

Para aquellos escpticos que an no creen en lo beneficios, los impactos en el ROI tambin son notorios. Los resultados arrojados por este reporte demuestran que dos tercios de esos procesos que adoptan la poltica libres de papel, reportan una recuperacin de la inversin en 18 meses. El 50% ve la recuperacin en un periodo de 12 meses. Sin embargo, por qu existen empresas reacias a implantar esta solucin?

Los obstculos ms grandes

Construir un modelo de negocio: tener una propuesta clara, con argumentos vlidos y cifras claras sobre el retorno de la inversin para convencer a la alta direccin de invertir dinero puede ser difcil. Muchos obstculos como falta de presupuesto, ausencia de recursos, falta de voluntad para asumir responsabilidades, entre otras, son los ms comunes.

Los costos de integracin y mantenimiento: en algunos casos una integracin de un sistema de gestin documental con los sistemas de TI existentes es demasiado complicado y demasiado caro. Requiere un servicio externo, la creacin de soluciones a la medida, contratacin de personal adicional para el mantenimiento, etc. Adems, cuando algo va mal, no hay otro proveedor para llamar y hacer frente, lo que hace todo ms complicado.

La costumbre: el cambio es fundamental en todo proceso de mejora. Sin embargo, la realidad muestra que la transicin del papel a documentos electrnicos es uno de los ms difciles de introducir. Es especialmente un caso difcil cuando se trata de convencer a veteranos, quienes son ms reacios a los cambios tecnolgicos.

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Manejo de documentos con BPMS

Es cierto que una oficina 100% libre de papel no es posible ya sea por temas legales o polticas internas, no obstante, las organizaciones deberan minimizar gradualmente el rol del papel en sus negocios.

Una herramienta que ayuda a la reduccin, dependencia del papel y maximizacin de la productividad es la suite BPM, que en algunos casos trae integrado el mdulo de gestin documental como lo es el caso de la versin de Process OnLine. Esta herramienta permite manejar todos los procesos de negocio de extremo a extremo (tambin incluye los procesos que se inician con papel) dentro de una sola plataforma. Por lo tanto, los usuarios finales tienen una sola interfaz de tratar, y el departamento de TI un nico proveedor para ponerse en contacto cuando sea necesario.

Dentro de las principales funcionalidades, adems de las capacidades habituales del BPMS estn:

  • Radicacin masiva de documentos

  • Realizar consultas genricas, avanzadas y exploraciones documentales

  • Realizar cargas masivas de documentos

  • Indexacin de documentos desde sistemas externos

  • Gestionar las tablas de retencin documental

  • Generacin de alarmas

  • Gestionar los prstamos de documentos al interior de la compaa

Quiero saber ms!