Según reporte de AAII (Association for Information and Image Management) Winning the Paper Wars (Ganando la guerra del papel) el 78% de las organizaciones tienen campañas en sus negocios que podrían beneficiarse de iniciativas sin papel. No obstante, solo el 24% tienen una política para dejar el uso del papel. En la era del BPM, BPMS, iBPMS, ERP, CRM, etc. aún existen compañías dependientes del papel, ¿Cómo es posible? ¿No son los documentos una parte del negocio que se beneficiaría si fuera optimizada?
En el mismo reporte dice que cerca del 47% de las organizaciones hizo un avance del 5 % hacia procesos que podrían ser libres de papel. El 18 % no ha comenzado aún. Así que, básicamente, 2 de cada 3 empresas están aún en 1990, cuando se trata de documentos en papel.
Siguiendo con los resultados, los encuestados consideran que eliminar el uso del papel en los negocios traería más velocidad de respuesta a los clientes, empleados y personal en un 29,7%, este número aumentaría a un 35, 4% para aquellas empresas que ya tienen cierta experiencia en el tema (Procesos sin papel). En otras palabras el 65% de las empresas que no realizaron ningún esfuerzo para eliminar el papel están perdiendo la oportunidad de aumentar su productividad en más de un 30%.
Para aquellos escépticos que aún no creen en lo beneficios, los impactos en el ROI también son notorios. Los resultados arrojados por este reporte demuestran que dos tercios de esos procesos que adoptan la política libres de papel, reportan una recuperación de la inversión en 18 meses. El 50% ve la recuperación en un periodo de 12 meses. Sin embargo, ¿por qué existen empresas reacias a implantar esta solución?
Los obstáculos más grandes
Construir un modelo de negocio: tener una propuesta clara, con argumentos válidos y cifras claras sobre el retorno de la inversión para convencer a la alta dirección de invertir dinero puede ser difícil. Muchos obstáculos como falta de presupuesto, ausencia de recursos, falta de voluntad para asumir responsabilidades, entre otras, son los más comunes.
Los costos de integración y mantenimiento: en algunos casos una integración de un sistema de gestión documental con los sistemas de TI existentes es demasiado complicado y demasiado caro. Requiere un servicio externo, la creación de soluciones a la medida, contratación de personal adicional para el mantenimiento, etc. Además, cuando algo va mal, no hay otro proveedor para llamar y hacer frente, lo que hace todo más complicado.
La costumbre: el cambio es fundamental en todo proceso de mejora. Sin embargo, la realidad muestra que la transición del papel a documentos electrónicos es uno de los más difíciles de introducir. Es especialmente un caso difícil cuando se trata de convencer a veteranos, quienes son más reacios a los cambios tecnológicos.
Lea también: 4 mitos acerca de la Gestión Documental que deberías saber
Manejo de documentos con BPMS
Es cierto que una oficina 100% libre de papel no es posible ya sea por temas legales o políticas internas, no obstante, las organizaciones deberían minimizar gradualmente el rol del papel en sus negocios.
Una herramienta que ayuda a la reducción, dependencia del papel y maximización de la productividad es la suite BPM, que en algunos casos trae integrado el módulo de gestión documental como lo es el caso de la versión de Process OnLine. Esta herramienta permite manejar todos los procesos de negocio de extremo a extremo (también incluye los procesos que se inician con papel) dentro de una sola plataforma. Por lo tanto, los usuarios finales tienen una sola interfaz de tratar, y el departamento de TI un único proveedor para ponerse en contacto cuando sea necesario.
Dentro de las principales funcionalidades, además de las capacidades habituales del BPMS están:
-
Radicación masiva de documentos
-
Realizar consultas genéricas, avanzadas y exploraciones documentales
-
Realizar cargas masivas de documentos
-
Indexación de documentos desde sistemas externos
-
Gestionar las tablas de retención documental
-
Generación de alarmas
-
Gestionar los préstamos de documentos al interior de la compañía
