Segn Gartner (2010), los empleados de una empresa u organizacin pierden 30% de su productividad por una mala gestin documental, 30% de los documentos utilizados tienen informacin que ya es obsoleta y a la empresa le cuesta mucho dinero volver a generar documentos perdidos. Es por ello que resulta imprescindible contar con una gestin documental eficiente.

La gestin documental es la oportunidad perfecta para aquellas empresas que desean mejorar su eficiencia ya que al organizar los documentos que forman parte de la gestin de toda la compaa significa tener un negocio ms gil y por tanto ms seguro.

La incidencia en tiempo y espacio que se destina al almacenamiento de documentos en las empresas son de:

  • El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la bsqueda de informacin.
  • El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentacin.
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
  • El 60% estn obsoletos.
  • El 50% son copias de otros documentos.

 

La gestin documental tambin aporta beneficios econmicos al aumentar la eficiencia de los procesos de realizacin (son los que intervienen directamente en la prestacin del servicio) y de los procesos de apoyo (son los que no crean directamente un valor aadido perceptible por el cliente, pero que son necesarios para la eficacia del funcionamiento de la organizacin).

Una deficiente gestin documental provoca esfuerzos y gastos elevados que no son fciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las deficiencias producidas por una inadecuada gestin de los documentos suelen aceptarse como irremediables (Gua prctica para la implementacin de un sistema de archivo y la gestin de documentos).

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Segn Carlos Pino en su blog, La gestin documental: aumente la eficacia y la eficiencia de las actividades del despacho La gestin documental es un proceso que tiene como finalidad asegurar una atencin adecuada a los documentos creados o recibidos como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo en que sean necesarios. Al igual que otros procesos de negocio como la gestin de la calidad, los recursos humanos o los sistemas informticos, la gestin documental busca aumentar la eficacia y la eficiencia de las actividades. Por eso, un sistema de gestin que no contemple la gestin documental estar incompleto porque deja de lado un activo fundamental para cualquier organizacin.

A la hora de emprender un proyecto de gestin documental, es fundamental la ayuda y participacin del personal especializado que tenga una gran experiencia diseando e implantando este sistema en las organizaciones.