Gestión Documental en pro de los Recursos Humanos

Los desafíos a los que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos en las organizaciones son cada vez más grandes ya que deben procesar, archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y segura posible, además de cumplir con los requisitos legales, complicando mucho más la situación.

La gestión del volumen de la documentación generada por las áreas de Recursos Humanos en las empresas, pueden ser un punto de partida para la elaboración de un plan estratégico de gestión de documentos dentro de la compañía y de este modo solucionar los principales desafíos a los que se enfrentan día a día.

– Abundante uso de papel

– Lentitud en la búsqueda y recuperación de la información asociada a un empleado

– Gran número de papelería asociada a hojas de vida, lo cual retrasa los procesos de selección

– Dificultad en el control, manejo y actualización de la información de los empleados

– Pérdida de tiempo en labores de búsqueda de  información

– Almacenamiento descontrolado de documentos sin importar si son necesarios o no

– Demandas por no proveer información a tiempo del empleado

– Reprocesos

Para que todos estos desafíos queden en el pasado llega como solución Gestión Documental que permite a estos departamentos administrar todo el flujo de la información de manera rápida y organizada.

Leer también: ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Beneficios de Gestión Documental para RRHH

 

  • Mayor eficiencia al disminuir la labores manuales.
  • Reducción de papel al digitalizar todos los documentos para que estos queden almacenados de forma electrónica.
  • Rapidez en búsquedas de la información se hace con una operación sencilla que garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.
  • Seguridad de documentos, los profesionales de recursos humanos gestionan la mayor parte del tiempo información que es confidencial y sobre la cual se deben llevar registros detallados, con Gestión Documental se evita que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que los documentos son guardados de manera segura, conservando un historial de los usuarios que vieron el documento, los cambios que se realizaron y las fechas de cambio.
  • Actualización de documentos se hace de forma rápida e inmediata, ayudando a las empresas que tienen un alto índice de rotación de personal.

Para abordar los desafíos de los departamentos de Recursos Humanos es importante que los profesionales cuenten con un sistema adecuado de Gestión Documental, que permita una optimización general de los procesos, mejore la productividad, disminuya costos, cumpla con las normas legales, y reduzca el uso de papel y espacio de almacenamiento.

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