Los desafíos a los que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos en las organizaciones son cada vez más grandes ya que deben procesar, archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y segura posible, además de cumplir con los requisitos legales, complicando mucho más la situación.
La gestión del volumen de documentos generadas en el día a día de las empresas, pueden ser un punto de partida para la elaboración de un plan estratégico de gestión de documentos que les ayude a solucionar los principales desafíos a los que se enfrentan:
- Abundante uso de papel
- Lentitud en la búsqueda y recuperación de la información asociada a un empleado
- Gran número de papeleía asociada a hojas de vida, lo cual retrasa los procesos de selección
- Dificultad en el control, manejo y actualización de la información de los empleados
- Pérdida de tiempo en labores de búsqueda de información
- Almacenamiento descontrolado de documentos sin importar si son necesarios o no
- Demandas por no proveer información a tiempo del empleado
- Reprocesos
Con la implementación de un programa de Gestión Documental logrará que todos estos desafíos queden en el pasado, además, los departamentos de Recursos Humanos tendrán una herramienta que les permitirá administrar todo el flujo de información de manera rápida y organizada.
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Beneficios de Gestión Documental para RRHH
- Mayor eficiencia al disminuir la labores manuales.
- Reducción de papel al digitalizar todos los documentos para que estos queden almacenados de forma electrónica.
- Rapidez en búsquedas de la información se hace con una operación sencilla que garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.
- Seguridad de documentos, los profesionales de recursos humanos gestionan la mayor parte del tiempo información que es confidencial y sobre la cual se deben llevar registros detallados, con un programa de Gestión Documental se evita que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que los documentos son guardados de manera segura, conservando un historial de los usuarios que vieron el documento, los cambios que se realizaron y las fechas de cambio.
- Actualización de documentos se hace de forma rápida e inmediata, ayudando a las empresas que tienen un alto índice de rotación de personal.
