Gestión Documental Inteligente

Si analizamos bien, la Gestión Documental es mucho más que una simple forma de custodiar o conservar los documentos que genera, produce o tramita una organización.  Va mucho más allá. Se trata de poder acceder a ellos en el menor tiempo posible cuando son necesarios, poder extraer información de esos documentos para utilizarla, saber que pasa con la información, llevar la trazabilidad; y que no sean simplemente un cúmulo de papeles que hay que analizar manualmente.

Para lograr esto, nos gustaría darte algunos consejos que te ayudarán a llevar una Gestión Documental más inteligente y eficiente en tu empresa:

Analiza detalladamente la seguridad de tus documentos

¿Quién subió por última vez un documento a tu servidor? ¿Quién fue el que modificó ese archivo? Con frecuencia se pueden producir malentendidos y dudas en la gestión de documentos.

De ahí la importancia de que el módulo de Gestión Documental de ProcessOnLine BPMS pueda registrar la fecha en que se sube, entrega o modifica cualquier documento. De esta manera, se prevé el fraude o los errores humanos en la gestión de los archivos.

Simplifica el uso de tu plataforma tecnológica

En lugar de tener múltiples herramientas tecnológicas para hacer diferentes tareas, lo ideal es que todos nuestros programas puedan interactuar entre sí. Muchas empresas invierten en software a medida para poder encontrar soluciones personalizadas, pero no siempre es fácil hacer esta inversión.

En cualquier caso, simplifica el uso del software y evita duplicidades en la gestión de documentos. Por ejemplo, si vas a gestionar tus documentos en la nube, puedes reducir o eliminar los recursos destinados a la gestión de archivos en papel.

Lea también: 4 mitos que rodean la implementación de un Software de Gestión Documental

Evita la dispersión de documentos

Con frecuencia, los documentos se generan desde diferentes ordenadores. Sólo cuando los ordenadores están conectados en red a un servidor interno se puede acceder fácilmente a todos los documentos. También cuando trabajamos con una solución de software como servicio o SaaS.

Es muy común que en las organizaciones los documentos sean generados por diferentes responsables o diferentes departamentos y estos queden almacenados en sus respectivos ordenadores y al mismo tiempo son enviados y tramitados por otros departamentos o responsables lo que hace que la información viaje por toda la organización y se tramite desde diferentes partes. Si no hay un control sobre dónde está cada documento, localizarlos después se vuelve una tarea más complicada.

Racionaliza el flujo de documentos en la empresa

Los documentos pasan con frecuencia de unas manos a otras. A veces este proceso es puramente espontáneo, no se ha establecido un protocolo de actuación. ¿Cuál es la consecuencia? Se producen errores humanos porque los documentos no han pasado antes por el departamento o el responsable adecuado.

Marketing y ventas, tesorería, contabilidad, dirección de la empresa… sigamos un proceso para determinar qué personas tienen que visualizar y validar un documento. Y sigamos siempre el mismo proceso.

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