Gestión Documental, una tendencia verde

Durante los últimos años, la preocupación ambiental y las consecuencias que el vertiginoso despliegue de las nuevas tecnologías pueda producir en el medio ambiente, ha hecho que se adopten un conjunto de buenas prácticas y acciones concretas que permitan el uso eficiente de los recursos, minimizando el impacto ambiental y maximizando su viabilidad económica.

Uno de los métodos de la industria, sea cual sea su sector, es el de ahorrar papel y mantener sus documentos en la nube o en servidores, y esta acción se lleva a cabo gracias a la llamada y tan mencionada Gestión Documental.

Javier Muñoz Giner en su artículo Nuevas tendencias en tecnologías verdes – Green IT para la Gestión en Organizaciones dice: “Una correcta administración del flujo de documentos de todo tipo en una organización basada en una gestión documental aplicando principios de racionalización y economía, permite la recuperación de información cuando se necesite, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los más valiosos al tiempo que se reducen costos en tiempo y en dinero colaborando así con el medio ambiente”.

Muchos consideran que lo ideal sería utilizar cero papel pero también tenemos que tener en cuenta que en las organizaciones es indispensable que los documentos en papel convivan con los documentos electrónicos y la idea es la reducción de éste lo más que se pueda, ya que los elementos físicos en ocasiones son necesarios sea para los mismo empleados, proveedores o clientes.

Al aplicar esta solución estaríamos colaborando con el ambiente en lo siguiente:

  • Ahorro de papel
  • Reducción en la emisión de residuos
  • Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel: árboles, agua y energía.
  • Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.
  • Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, entre otros.
  • Contribuir al desarrollo sostenible , el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.

 

Lea también: Examina si tu empresa necesita implementar Gestión Documental

Por ende la aplicación de Gestión Documental, es una de las mejores opciones que tienen las empresas actuales que se sienten comprometidas y responsables de cuidar y velar por el bienestar del planeta tierra. Para poder lograr lo propuesto, debes trabajar en dicho proceso con personas capacitadas y con la experticia necesaria para que se apliquen correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.

¡Nuestra solución!

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