Muchas empresas que quieren comenzar con su proyecto de BPM o Gestión de procesos de negocio, tienen la idea de que hacer este cambio es difícil y complicado, sin embargo, esto no es del todo cierto. Muchas de las compañías que han triunfado en este proceso lo han ejecutado de manera organizada, con metas razonables y con la selección de la herramienta que se adapta a las necesidades de la organización. Aquí presentamos una guía de los principales aspectos que se deben tener en cuenta para empezar.

1. Diseñe el flujo de trabajo basado en cómo lo hace hoy, no como lo sueña. Analice la forma en cómo las personas elaboran su trabajo y cuáles métodos son los más efectivos para lograr buenos resultados. Grafique este procesos o escríbalo. Con este modelo claro y basado en el desempeño actual, podrá iniciar con el desarrollo del modelo y validarlo con el personal involucrado para realizar las mejoras que sean necesarias.

2. Proyecte en grande e inicie con lo básico
Antes de iniciar investigue cuál de los procesos es el más fácil en cuanto a ejecución pero también el de mayor impacto en resultados. Es recomendable iniciar con un proyecto pequeño, en donde los cambios se van dando de forma gradual y los resultados van permitiendo ampliar el alcance.

3. Reína al personal involucrado en la prueba y desarrollo
El personal involucrado en el proceso debe estar enterado y consciente de la importancia de su rol en él, su éxito depende en contar con toda la colaboración y disposición posible. También es importante escuchar las opiniones del usuario final, ya que este puede aportar mejoras para lograr la efectividad en la implementación.

4. Seleccione la herramienta BPMS que se adapte a sus necesidades
Antes de escoger cualquiera de las herramientas presentes en el mercado, analice cuál es la que responde mejor a las necesidades del negocio, del departamento de TI, y de los usuarios finales. Generalmente los directivos buscan una herramienta que les permita hacer seguimiento, control y visualización del proceso, los de TI una que les permita conectarse con los sistemas existentes, mientras que el usuario final busca que sea simple y de fácil uso.

5. Seleccione líderes
Busque cuál persona va a ser la encargada de liderar el proyecto de implementación. La selección de este o estos líderes se basa de acuerdo en el tipo de proyecto que se vaya a ejecutar, de esta manera se determina si es necesario alguien con conocimientos técnicos o no. Es importante que este líder tenga poder de convencimiento y contagie al resto de los involucrados en la importancia de acoger estos cambios.

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6. Defina el alcance y las metas
Desde un comienzo es importante definir las metas y el alcance que tendrá el proyecto de BPM para hacer los respectivos controles en cada una de las fases. Lo anterior permite minimizar riesgos, realizar mejoras y mirar cómo se está dando el proceso de adopción.

7. Estimule la participación
Es importante que durante este proceso la comunicación sea la base entre todos. El líder cumple un rol fundamental pues es la conexión entre los gerencia y los involucrados.

8. Mida resultados
Es importante llevar un control y medir los resultados dentro del proceso para realizar las acciones necesarias para su mejora.

9. Exija resultados en el corto plazo
Lo más importante en un proyecto BPM es que los beneficios se comiencen a ver en el corto plazo.

10. Pida ayuda a expertos cuando lo requiera
La ayuda de un experto nunca cae mal si necesita mejores resultados y más rápidos. La experiencia de consultores externos puede marcar la diferencia y el éxito de los proyectos cuando no se encuentran soluciones internas.

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