Muchas empresas que quieren comenzar con su proyecto de BPM o Gestin de procesos de negocio, tienen la idea de que hacer este cambio es difcil y complicado, sin embargo, esto no es del todo cierto. Muchas de las compaas que han triunfado en este proceso lo han ejecutado de manera organizada, con metas razonables y con la seleccin de la herramienta que se adapta a las necesidades de la organizacin. Aqu presentamos una gua de los principales aspectos que se deben tener en cuenta para empezar.

1. Disee el flujo de trabajo basado en cmo lo hace hoy, no como lo suea. Analice la forma en cmo las personas elaboran su trabajo y cules mtodos son los ms efectivos para lograr buenos resultados. Grafique este procesos o escrbalo. Con este modelo claro y basado en en el desempeo actual, podr iniciar con el desarrollo del modelo y validarlo con el personal involucrado para realizar las mejoras que sean necesarias.

2. Proyecte en grande e inicie con lo bsico
Antes de iniciar investigue cul de los procesos es el ms fcil en cuanto a ejecucin pero tambin el de mayor impacto en resultados. Es recomendable iniciar con un proyecto pequeo, en donde los cambios se van dando de forma gradual y los resultados van permitiendo ampliar el alcance.

3. Rena al personal involucrado en la prueba y desarrollo
El personal involucrado en el proceso debe estar enterado y consciente de la importancia de su rol en l, su xito depende en contar con toda la colaboracin y disposicin posible.Tambin es importante escuchar las opiniones del usuario final, ya que este puede aportar mejoras para lograr la efectividad en la implementacin.

4. Seleccione la herramienta BPMS que se adapte a sus necesidades
Antes de escoger cualquiera de las herramientas presentes en el mercado, analice cul es la que responde mejor a las necesidades del negocio, del departamento de TI, y de los usuarios finales. Generalmente los directivos buscan una herramienta que les permita hacer seguimiento, control y visualizacin del proceso, los de TI una que les permita conectarse con los sistemas existentes, mientras que el usuario final busca que sea simple y de fcil uso.

5. Seleccione lderes
Busque cul persona va a ser la encargada de liderar el proyecto de implementacin. La seleccin de este o estos lderes se basa de acuerdo en el tipo de proyecto que se vaya a ejecutar, de esta manera se determina si es necesario alguien con conocimientos tcnicos o no. Es importante que este lder tenga poder de convencimiento y contagie al resto de los involucrados en la importancia de acoger estos cambios.

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6. Defina el alcance y las metas
Desde un comienzo es importante definir las metas y el alcance que tendr el proyecto de BPM para hacer los respectivos controles en cada una de las fases. Lo anterior permite minimizar riesgos, realizar mejoras y mirar cmo se est dando el proceso de adopcin.

7. Estimule la participacin
Es importante que durante este proceso la comunicacin sea la base entre todos. El lder cumple un rol fundamental pues es la conexin entre los gerencia y los involucrados.

8. Mida resultados
Es importante llevar un control y medir los resultados dentro del proceso para realizar las acciones necesarias para su mejora.

9. Exija resultados en el corto plazo
Lo ms importante en un proyecto BPM es que los beneficios se comiencen a ver en el corto plazo.

10. Pida ayuda a expertos cuando lo requiera
La ayuda de un experto nunca cae mal si necesita mejores resultados y ms rpidos. La experiencia de consultores externos puede marcar la diferencia y el xito de los proyectos cuando no se encuentran soluciones internas.

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