Los elementos claves para cualquier negocio son el hombre, el material, la máquina, el dinero y el tiempo. Pero, cómo hacer para que estos elementos sean más eficientes y mantener intacta la misión de alcanzar los objetivos? Dentro de los principales objetivos de negocio están: aumentar la productividad y rentabilidad, reducir costos, hacer un uso eficaz de los recursos, minimizar los riesgos, mejorar la experiencia del cliente, etc.

Mejora de procesos

Los objetivos de negocio pueden alcanzarse de manera exitosa al incorporar estos elementos claves en una práctica común llamada proceso. Las organizaciones funcionan por procesos, ellos representan su ADN; y por lo general, son multifuncionales y multipersonales, ya que en estos intervienen en diferentes departamentos y necesidades, sin los cuales sería imposible alcanzar los resultados deseados.

La mejora de procesos se entiende como esa práctica organizacional en donde una serie de actividades, que son las que componen los procesos, son identificadas y analizadas para mejorar los procesos de negocio existentes. De esta forma se busca alcanzar las metas y objetivos de negocio.

Existen varios métodos para mejorar los procesos, entre ellos el Business Process Management (BPM). En los últimos años, BPM ha ganado popularidad como una metodología y tecnología. Esta transformación le ha permitido a BPM adquirir una dimensión no solo como herramienta de automatización de procesos, sino como una herramienta eficaz para la optimización de procesos, con la cual las empresas pueden obtener información relevante para impulsar la innovación.

Factores críticos de éxito para BPM

Entonces, cómo empezar y cómo hacer que la iniciativa BPM sea un éxito A continuación algunos de los puntos críticos que harán del programa BPM un éxito:

  • El proyecto debe estar respaldado desde la dirección y por equipo de trabajo
  • Seleccionar las personas adecuadas (tanto de TI como del área involucrada) y asignar responsabilidades.
  • Iniciar por lo simple, pero teniendo claro el objetivo que genere valor para la organización.
  • Evaluar los resultados en cada etapa y tomar acciones correctivas de inmediato
  • Utilizar los recursos y la infraestructura existentes

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Seleccionar el proveedor de BPM

Dentro de los dilemas a los que se enfrentan las compañías al decidir iniciar un proyecto de BPM radica en la selección del proveedor. ¿Cómo seleccionar el proveedor de BPM?.

  • Analice e investigue qué tipo de soluciones le ofrecen y cuáles se adaptan mejora a los objetivos de su organización.
  • Pida una demostración de la herramienta BPM para que vea su funcionamiento con mayor profundidad.
  • Pregunte si el BPMS se adapta a los sistemas existentes en su compañía.
  • Analice si la herramienta requiere de conocimientos técnicos por parte de su equipo o si es de fácil implementación.
  • Pregunte por los clientes y casos de éxito de la empresa

Una vez tenga un panorama completo de los proveedores y sus productos podrá seleccionar el que mejor se adapte a la necesidades y requerimientos de su compañía.

En el entorno empresarial exigente y dinámico de hoy, independientemente del tamaño de la organización y de la industria en que operan, los procesos están demostrando ser parte importante de las organizaciones. La disciplina BPM se presenta como la herramienta más eficaz para implantar mejores prácticas, al proporcionar una mayor visibilidad y agilidad, aumentar la productividad y al eliminar los cuellos de botella que facilitan la toma de decisiones.

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