Los elementos claves para cualquier negocio son el hombre, el material, la mquina, el dinero y el tiempo. Pero, cmo hacer para que estos elementos sean ms eficientes y mantener intacta la misin de alcanzar los objetivos? Dentro de los principales objetivos de negocio estn: aumentar la productividad y rentabilidad, reducir costos, hacer un uso eficaz de los recursos, minimizar los riesgos, mejorar la experiencia del cliente, etc.

Mejora de procesos

Los objetivos de negocio pueden alcanzarse de manera exitosa al incorporar estos elementos claves en una prctica comn llamada proceso. Las organizaciones funcionan por procesos, ellos representan su ADN; y por lo general, son multifuncionales y multipersonales, ya que en estos intervienen en diferentes departamentos y necesidades, sin los cuales sera imposible alcanzar los resultados deseados.

La mejora de procesos se entiende como esa prctica organizacional en donde una serie de actividades, que son las que componen los procesos, son identificadas y analizadas para mejorar los procesos de negocio existentes. De esta forma se busca alcanzar las metas y objetivos de negocio.

Existen varios mtodos para mejorar los procesos, entre ellos el Business Process Management (BPM). En los ltimos aos BPM ha ganado popularidad como una metodologa y tecnologa. Esta transformacin le ha permitido a BPM adquirir una dimensin no solo como herramienta de automatizacin de procesos, sino como una herramienta eficaz para la optimizacin de procesos, con la cual las empresas pueden obtener informacin relevante para impulsar la innovacin.

Factores crticos de xito para BPM

Entonces, cmo empezar y cmo hacer que la iniciativa BPM sea un xito? A continuacin algunos de los puntos crticos que harn del programa BPM un xito:

  • El proyecto debe estar respaldado desde la direccin y por equipo de trabajo
  • Seleccionar las personas adecuadas (tanto de TI como del rea involucrada) y asignar responsabilidades.
  • Iniciar por lo simple, pero teniendo claro el objetivo que genere valor para la organizacin.
  • Evaluar los resultados en cada etapa y tomar acciones correctivas de inmediato
  • Utilizar los recursos y la infraestructura existentes

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Seleccionar el proveedor de BPM

Dentro de los dilemas a los que se enfrentan las compaas al decidir iniciar un proyecto de BPM radica en la seleccin del proveedor. Cmo seleccionar el proveedor de BPM?.

  • Analice e investigue qu tipo de soluciones le ofrecen y cules se adaptan mejora a los objetivos de su organizacin.
  • Pida una demostracin de la herramienta BPM para que vea su funcionamiento con mayor profundidad.
  • Pregunte si el BPMS se adapta a los sistemas existentes en su compaa.
  • Analice si la herramienta requiere de conocimientos tcnicos por parte de su equipo o si es de fcil implementacin.
  • Pregunte por los clientes y casos de xito de la empresa

Una vez tenga un panorama completo de los proveedores y sus productos podr seleccionar el que mejor se adapte a la necesidades y requerimientos de su compaa.

En el entorno empresarial exigente y dinmico de hoy, independientemente del tamao de la organizacin y de la industria en que operan, los procesos estn demostrando ser parte importante de las organizaciones. La disciplina BPM se presenta como la herramienta ms eficaz para implantar mejores prcticas, al proporcionar una mayor visibilidad y agilidad, aumentar la productividad y al eliminar los cuellos de botella que facilitan la toma de decisiones.

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