Hoy en día, es vital acceder a la información de un modo ágil y eficaz. Normalmente, esta información se encuentra en diferentes formatos (papel, imágenes, archivos digitales, etc). Al estar en diferentes formatos su accesibilidad no es rápida y fiable, lo que sería deseable.
Para poder darle solución a esta y otras problemáticas a las cuales estamos expuestos en una compañía, debemos saber y tener claro el concepto de WorkFlow, ya que sin duda alguna, puede llegar a ser la mejor opción. WorkFlow (Flujo de Trabajo) se define como un sistema informático que organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.
Su importancia en los procesos del negocio lo convierte en una herramienta básica de agilización y descentralización de actividades administrativas y comerciales impuestas por las nuevas tendencias que regulan las organizaciones.
- Gestión de riesgos
- Atención al cliente
- Ciclo de producción
- Provisión de servicios
- Control de calidad (ISO)
- Tratamiento de expedientes
Según Digital Learning los objetivos principales de la implementación de WorkFlow son:
- Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
- Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
- Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
- Mejorar las eficiencia guiando hacia menores costos y mayor capacidad para absorber cargas de trabajo.
- Procedimientos estandarizados.
- Prevenir que el proceso se detenga o quede “sin dueño” entre una actividad y la siguiente.
- Reducir significativamente el volumen de documentos que se mueven entre una bandeja de entrada y otra.
- Reducir o eliminar la necesidad de reingresar la misma información en diferentes etapas del mismo proceso.
- Detectar actividades con retraso y tomar acciones correctivas en tiempo real.
- Identificar y resolver cuellos de botella.
- Gestionar e integrar procesos en tiempo real.
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En suma de todos los objetivos anteriores, podemos deducir que un sistema de gestión automatizado de WorkFlow es bueno para la compañía, bueno para el cliente, y bueno para usuario. Si quiere saber más al respecto y obtener una asesoría por parte de profesionales en el tema, no dude en contactarnos, siempre es grato atenderle.
