La organizacin es un ente vivo, con identidad propia. Esa vitalidad se la garantiza sus componentes. Una adecuada administracin de la organizacin debe considerar un adecuado seguimiento de sus signos vitales: la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad. Funcionan de manera interdependiente, interrelacionada y se regulan por un sistema de retroalimentacin permanente en cada empresa. En este artculo haremos referencia a la eficiencia como componente de los procesos para destacar la importancia de su gestin y los efectos no benficos para la empresa en el caso de su desconocimiento.

La eficiencia es la maximizacin en la utilizacin de los recursos respecto al proceso sin afectar los requerimientos del cliente. En este sentido, la definicin establece una diferencia bsica respecto a la tradicional: una disminucin arbitraria del costo en los recursos del proceso afectando los niveles de satisfaccin del mercado objetivo y generando un incremento de utilidades de coyuntura que afecta de manera significativa el posicionamiento de la empresa en el mercado. Por recursos entendemos todas las variables que intervienen en el proceso de transformacin de un producto: materiales, mano de obra, maquinaria, equipo, medio ambiente, mtodos, procedimientos, medios logsticos y estilo gerencial. El principal insumo del proceso son los requerimientos del cliente, que se convierten en estndares para la gestin de los recursos. Cada proceso es diferente, por tanto, es necesario identificar las variables o recursos que intervienen en la generacin del producto en cada caso.

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Si relacionamos la definicin planteada con la gestin de los recursos el propsito de la misma deber consistir en que la participacin de los insumos en la generacin del producto debe responder a los estndares exigidos por el cliente. Una desviacin de los estndares es lo que denominamos variabilidad o dispersin. Debemos garantizar que esa dispersin sea la menor posible.

Garantizar eficiencia de un proceso, debe al menos, responder de manera afirmativa los siguientes elementos:

– El control de la variabilidad de los insumos es necesario hacerlo desde el diseo del proceso. Quiere decir que cuando se realice la caracterizacin del proceso sus variables o recursos seleccionados deben estar ajustadas a las especificaciones del proceso.

– El seguimiento del comportamiento de los insumos o recursos del proceso debe hacerse de manera permanente con el propsito de garantizar la deteccin de la causa ltima de variabilidad provocada por el recurso del proceso. Detectada la causa de la variabilidad debe elaborarse un plan o accin correctiva en tiempo real que permita regular el comportamiento del proceso.

– Identificar en el seguimiento el tipo de causa que afecta la variabilidad: si es propia del proceso, o ajena al mismo, dependiendo de la caracterstica de las mismas se definen acciones administrativas correctivas diferentes.

– Para realizar de manera correcta el seguimiento de las variables del proceso se deben formular, para cada una de las mismas, indicadores asociados a ese proceso.

– El seguimiento de los indicadores, se recomienda hacerlo utilizando grficos estadsticos de control. Es una herramienta reconocida ampliamente cuando se trata de detectar desviaciones en tiempo real respecto a los estndares.

Para recordar: alcanzar la eficiencia significa disminuir el tiempo de ciclo de los procesos, los costos, garantizando los niveles de especificacin del mismo.

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