La organización es un ente vivo, con identidad propia. Esa vitalidad se la garantiza sus componentes. Una adecuada administración de la organización debe considerar un adecuado seguimiento de sus signos vitales: la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad. Funcionan de manera interdependiente, interrelacionada y se regulan por un sistema de retroalimentación permanente en cada empresa. En este artículo haremos referencia a la eficiencia como componente de los procesos para destacar la importancia de su gestión y los efectos no benéficos para la empresa en el caso de su desconocimiento.
La eficiencia es la maximización en la utilización de los recursos respecto al proceso sin afectar los requerimientos del cliente. En este sentido, la definición establece una diferencia básica respecto a la tradicional: una disminución arbitraria del costo en los recursos del proceso afectando los niveles de satisfacción del mercado objetivo y generando un incremento de utilidades de coyuntura que afecta de manera significativa el posicionamiento de la empresa en el mercado. Por recursos entendemos todas las variables que intervienen en el proceso de transformación de un producto: materiales, mano de obra, maquinaria, equipo, medio ambiente, métodos, procedimientos, medios logísticos y estilo gerencial. El principal insumo del proceso son los requerimientos del cliente, que se convierten en estándares para la gestión de los recursos. Cada proceso es diferente, por tanto, es necesario identificar las variables o recursos que intervienen en la generación del producto en cada caso.
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Si relacionamos la definición planteada con la gestión de los recursos el propósito de la misma deberá consistir en que la participación de los insumos en la generación del producto debe responder a los estándares exigidos por el cliente. Una desviación de los estándares es lo que denominamos variabilidad o dispersión. Debemos garantizar que esa dispersión sea la menor posible.
Garantizar eficiencia de un proceso, debe al menos, responder de manera afirmativa los siguientes elementos:
– El control de la variabilidad de los insumos es necesario hacerlo desde el diseño del proceso. Quiere decir que cuando se realice la caracterización del proceso sus variables o recursos seleccionados deben estar ajustadas a las especificaciones del proceso.
– El seguimiento del comportamiento de los insumos o recursos del proceso debe hacerse de manera permanente con el propósito de garantizar la detección de la causa última de variabilidad provocada por el recurso del proceso. Detectada la causa de la variabilidad debe elaborarse un plan o acción correctiva en tiempo real que permita regular el comportamiento del proceso.
– Identificar en el seguimiento el tipo de causa que afecta la variabilidad: si es propia del proceso, o ajena al mismo, dependiendo de la característica de las mismas se definen acciones administrativas correctivas diferentes.
– Para realizar de manera correcta el seguimiento de las variables del proceso se deben formular, para cada una de las mismas, indicadores asociados a ese proceso.
– El seguimiento de los indicadores, se recomienda hacerlo utilizando gráficos estadísticos de control. Es una herramienta reconocida ampliamente cuando se trata de detectar desviaciones en tiempo real respecto a los estándares.
Para recordar: alcanzar la eficiencia significa disminuir el tiempo de ciclo de los procesos, los costos, garantizando los niveles de especificación del mismo.
