Definicin Mltiple Instancia

 

Proceso

A nivel de procesos es importante resaltar que, para la automatizacin de estos, en determinados casos se detecta que en algunos segmentos del flujo del proceso la(s) actividad(es) debe(n) realizarse tantas veces como el proceso lo demande y de manera independiente a nivel de ejecucin y de informacin, as los datos de entrada sean los mismos.

BPMN

Bajo la norma internacional BPMN las actividades (tareas y subprocesos) pueden contener en el interior del contorno del rectngulo que las define, lo que se conoce como un marcador o distintivo que describe su comportamiento; entre ellos est el marcador mltiple instancia, que indica que en ese punto del proceso se van a generar varias instancias o repeticiones de esa actividad, las cuales pueden resultar de un valor fijo o de la evaluacin de una expresin y se pueden ejecutar en paralelo o secuencialmente.

Dentro del estndar el smbolo es el siguiente:

Comportamientos de las actividades mltiple instancia

Las actividades mltiple instancia tienen varios comportamientos en la ejecucin de un proceso, las cuales sern descritas a continuacin:

Comportamiento de ejecucin

Describe el comportamiento interno de ejecucin de las diferentes instancias creadas por la actividad mltiple instancia y son las siguientes:

  1. Secuencial: determina que cada instancia generada de la actividad mltiple instancia, ser ejecutada despus que termine la antecesora y as sucesivamente hasta que se cumpla el nmero de veces que se debe repetir dicha actividad. Se caracteriza porque puede ser ejecutada por el mismo recurso en todas sus instancias, pero su ejecucin puede ser ms larga en el tiempo. Muy utilizada si se tienen restricciones en cuanto a disponibilidad de recursos para ejecutar las tareas.
  2. Paralelo: este comportamiento determina que al momento de iniciar la actividad mltiple instancia, todas las instancias generadas podrn ser ejecutadas al mismo tiempo, sin restricciones de recursos. Se debe disponer de ms de un recurso para la ejecucin si se quiere obtener un menor tiempo total de ejecucin, comparado con el comportamiento anterior.

Comportamiento de salida

Describe el comportamiento despus de finalizar las instancias creadas por la actividad mltiple instancia para el resto del proceso dependiente de la ejecucin de dicha actividad. Aplican de igual manera para cualquiera de los dos comportamientos de ejecucin anteriormente descritos.

Imagen de ejemplo:

  1. Sincronizacin: exige que se deben terminar todas y cada una de las instancias creadas por la actividad mltiple instancia, para poder continuar el flujo de proceso. Lo que implica que lo que contine en el flujo de proceso se ejecutar solo una vez cada que este abandone la ejecucin de la actividad mltiple instancia. Para el ejemplo de la imagen, despus de terminar la tarea 1 se instanciarn las mltiples instancias de la Tarea MI 2 y debern terminar todas para que la Tarea 3 se ejecute una sola vez.
  2. Incontrolado: bajo este comportamiento cada una de las instancias creadas por la actividad mltiple instancia continuar de manera independiente, sin importan que suceda con las dems. Lo que implica que lo que contine en el flujo de proceso se ejecutar tantas veces como instancias se generen en la actividad mltiple instancia. Para el ejemplo de la imagen, despus de terminar la tarea 1 se instanciarn las mltiples instancias de la Tarea MI 2 y la Tarea 3 se ejecutar varias veces, una vez por cada instancia creada por la actividad mltiple instancia.
  3. Primero: determina que lo que contine en el flujo de proceso despus de la actividad mltiple instancia, se ejecutar solo una vez, tan pronto al menos una instancia generada termine, sin importar que suceda con las dems. Para el ejemplo de la imagen, despus de terminar la tarea 1 se instanciarn las mltiples instancias de la Tarea MI 2 y la Tarea 3 se ejecutar solo una vez, tan pronto se ejecute por completo al menos una de las instancias generadas.
  4. Condicionado: determina que lo que contine en el flujo de proceso despus de la actividad mltiple instancia, se ejecutar s y solo s se cumple una condicin prediseada pero que tiene que ver con las instancias generadas por la actividad mltiple instancia. Por ejemplo, que al menos dos instancias de las generadas hayan terminado para poder continuar. Para el ejemplo de la imagen, despus de terminar la tarea 1 se instanciarn las mltiples instancias de la Tarea MI 2 y la Tarea 3 se ejecutar tan pronto se cumpla la condicin parametrizada en la actividad mltiple instancia.
Ejemplo

A continuacin, se describe un proceso de negocio en donde se hace necesario la utilizacin de la mltiple instancia para que este quede bien diseado y describa fielmente la realidad.

Una reconocida universidad privada, publica en los medios de comunicacin una convocatoria para una maestra bastante exclusiva y exigente. Los posibles candidatos deben enviar su hoja de vida va electrnica y esperar a que el comit de la maestra evale si puede continuar con el proceso o no, en todo caso la universidad le comunicar el resultado.

Se reciben hojas de vida durante un mes o si es el caso, la convocatoria se cierra manualmente. Una vez la convocatoria se cierre, el comit debe evaluar cada una de las hojas de vida enviadas y determinar cules de los aspirantes son aptos para pasar al segundo nivel, es decir, una entrevista con el comit. En caso de no ser seleccionado para seguir en el proceso, se le avisa al aspirante la decisin del comit.

Los aspirantes seleccionados son citados y se les entrevista de manera individual, all el comit decide si el aspirante puede continuar con el siguiente nivel, es decir, una prueba de conocimiento. En caso de no ser seleccionado para seguir en el proceso, se le avisa al aspirante la decisin del comit.

Los aspirantes seleccionados son citados para que presenten una prueba de conocimiento, la cual es el ltimo nivel de la seleccin.

Luego que todos los aspirantes seleccionados completen los diferentes niveles, el comit evala y escoge los aspirantes que pueden ingresar a la maestra. El mximo de cupos es de 20 aspirantes y si no se logra un mnimo de 10 aspirantes aptos la convocatoria se declara desierta por falta de aspirantes aptos. En cualquier caso, el aspirante debe recibir una comunicacin de la universidad explicando si fue admitido o no en la maestra.

Diagrama convencional

Explicacin

Tal como se observa en las imgenes de ejemplo, en el diagrama convencional, aunque se puede observar que se conservan fielmente las etapas expuestas para el proceso, el desarrollo del mismo no corresponde a la realidad debido a que tal y como est diseado el proceso, las tareas en donde se evala el candidato deben ser ejecutadas de manera independiente ya sea en paralelo o de manera secuencial, partiendo de un nico requerimiento o convocatoria, lo que no sucede en el diagrama.

Diagrama con mltiple instancia

Explicacin

En el diagrama anterior se incluyen las tareas en donde se evala el candidato dentro de un subproceso con el fin de poder controlar dichas tareas de manera independiente para cada uno de los candidatos, partiendo de un nico requerimiento o convocatoria. Esto garantiza que el desarrollo del proceso respetar las reglas de negocio propuestas en el enunciado. Vale la pena anotar que dentro del subproceso mltiple instancia el comportamiento de ejecucin es en paralelo, pero podra ser secuencial y que el comportamiento de salida es complejo, debido a que en medio de la ejecucin se pueden enviar mensajes a aspirantes y al final se tiene que esperar a que todos los aspirantes aceptados terminen para que el comit evaluador pueda escoger los mejores si es el caso.