Muchas organizaciones consideran que la mejora de procesos es difícil, sin embargo, no es tan difícil como dicen, con la práctica se convierte en algo natural para las organizaciones.
Para que la mejora de procesos se instaure de manera fácil en las empresas existen 4 reglas básicas que se deben tener en cuenta:
Regla 1: Descubra lo que su cliente quiere
Es importante conocer muy bien qué es lo que los clientes quieren y buscan. Para las empresas es fácil saber si un proceso está dando resultados o no, de la misma forma se debe averiguar si los clientes están contentos con el producto final que están recibiendo.
Regla 2: Pensar en el proceso como un todo
Las mayores oportunidades de mejora en los procesos se dan en las transferencias, es decir, cuando el trabajo se pasa de un departamento a otro. Este paso de una área a otra es la tierra de nadie, donde las responsabilidades no son claras y las responsabilidades se eluden. Para evitar este tipo de problemas es importante mirar el proceso como un todo, de principio a fin.
Regla 3: Analice su cliente
Muchos directivos tienen nociones sobre lo que está sucediendo en sus organizaciones. Este conocimiento se puede mejorar si se vive y analiza lo que pasa a diario en sus tiendas o establecimientos de cara al cliente. Es allí donde realmente se puede entender cómo funcionan los procesos de trabajo, sus falencias y las oportunidades de mejora.
Regla 4: Deje de hacer las cosas que no aportan valor
La mejora de procesos es un un arte de sustracción. Si se dejan de hacer todas las cosas que no aportan valor, el resultado será positivo para su organización.
Estas 4 reglas son básicas para la mejora de los procesos, sin embargo, es importante resaltar que para lograrlo también se deben hacer mejoras en las personas.
La razón por la que fallan los proyectos de mejora en las organizaciones no es la falta de herramientas o técnicas; es la falta de comprensión por parte de las personas que, al creer que la forma como realizan su trabajo es la correcta, desconocen que es la causa principal de problemas.
De allí la importancia al iniciar un proyecto BPM involucrar a todos los actores clave y brindarles las capacitaciones que sean necesarias para que ellos comprendan la importancia de su rol dentro del proceso, y puedan convertirse en embajadores y defensores de la disciplina BPM.
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Si usted quiere mejorar los procesos de negocio tiene una opción:
Mejorar las personas con las que trabaja.
Educarlos, enseñarles, explicarles, hacerlos partícipes del cambio y tomar las decisiones que sean necesarias para cambiar la perspectiva de la organización y de la cultura.
