El dominio que ha logrado la tecnologa en el da a da del ser humano, ha generado la necesidad de integrar procesos con componentes tecnolgicos en las organizaciones, lo que hoy se ha vuelto un reto, porque se requiere adoptar metodologas apropiadas para generar valor, transformar sus procesos, ser innovadores, incrementar su productividad y rentabilidad, y por supuesto, no olvidar que la tecnologa es slo una herramienta, y que los procesos son eficientes en la medida en que se administren. En este sentido, contar con una estructura definida y metodologas de administracin de proyectos -PMO (Project Management Office)- genera valor a los procesos de una organizacin, ya que permite que la implementacin de cualquier proyecto se haga de acuerdo con las necesidades y al presupuesto asignado.

La metodologa del Instituto de Administracin de Proyectos (Project Management Institute, PMI), se fundamenta en el Cuerpo de Conocimientos en Administracin de Proyectos (Project Management Body of Knowledge, PMBoK), que describe los requerimientos para gerenciar proyectos y cmo usar las habilidades administrativas para lograr los objetivos planteados. El propsito de la Gerencia de Proyectos (GP), en una organizacin, no slo consiste en lograr los entregables a tiempo, dentro de un presupuesto asignado y de acuerdo con los requisitos tcnicos y de calidad (alcance), sino tambin generar valor para el negocio. De tal forma que contar con una estructura organizada para definir los procesos como la que plantea PMI, constituye un pilar de conocimiento estructurado para administrar la trazabilidad y el mejoramiento de los mismos. Por lo tanto, un proyecto es una operacin con un principio y un fin, que se lleva a cabo para obtener las metas y el alcance establecido dentro los objetivos de costo, programacin y calidad acordados. De lo anterior, se puede decir que la duracin de un proyecto depende de su complejidad, sin olvidar que pueden existir hitos dentro de un proyecto o pequeos proyectos al interior de uno macro que al igual que todos requieren de la misma atencin por parte del Gerente de Proyectos.

Lea tambin: El xito de los Procesos Digitales est en la Administracin del Conocimiento

Para implementar cualquier tecnologa o proceso en una organizacin bajo la metodologa de PMI, es necesario saber que este slo se planea y se ejecuta despus de realizar los estudios previos y de viabilidad que deben ser previamente aprobados, es decir, despus de que el proyecto se considere viable y tenga presupuesto requerido y asignado. En consecuencia, toda la informacin obtenida de dichos estudios previos y del presupuesto, constituyen las variables de entrada que se utilizan para estructurar un proyecto, que se deben realizar en un orden lgico, pero no estricto, que permitan que los procesos sean efectivos. De este modo, el orden para planear los procesos segn el PMBoK, es el siguiente:

  1. Integracin
  2. Alcance
  3. Gestin del Tiempo
  4. Gestin de los Costos
  5. Gestin de la Calidad
  6. Gestin de los Recursos Humanos
  7. Gestin de las Comunicaciones
  8. Gestin de los Riesgos
  9. Gestin de las Adquisiciones

 

Estos procesos se pueden realizar en la secuencia presentada o de forma paralela. No obstante, procesos tales como la definicin de la integracin y el alcance del proyecto, requieren definirse antes de continuar con los dems, pues ellos se constituyen en pilares para el desarrollo de los siete restantes procesos. De esta forma, se puede decir que la planeacin de un proyecto puede estar estructurada de acuerdo con el orden como se presentan las nueve reas de conocimiento, mientras que, para la ejecucin de los procesos, estos pueden ser integrados e incluso, complementarse unos con otros.

El PMBoK representa el libro sagrado de la metodologa de trabajo del PMI, y describe nueve ejes fundamentales interrelacionados que se enfocan en un claro objetivo: conseguir en el tiempo y costo planeados, el objetivo o entregable del proyecto, en un nivel de alcance y de calidad predeterminados.

En conclusin, un proyecto se debe planear, dirigir y controlar, lo mismo que identificar su alcance, los tiempos, los recursos, los costos, los riesgos y el presupuesto que siempre debe ser revisado por la alta gerencia para su aprobacin y control.

Ver ms!