El dominio que ha logrado la tecnología en el día a día del ser humano, ha generado la necesidad de integrar procesos con componentes tecnológicos en las organizaciones, lo que hoy se ha vuelto un reto, porque se requiere adoptar metodologías apropiadas para generar valor, transformar sus procesos, ser innovadores, incrementar su productividad y rentabilidad, y por supuesto, no olvidar que la tecnología es sólo una herramienta, y que los procesos son eficientes en la medida en que se administren. En este sentido, contar con una estructura definida y metodologías de administración de proyectos -PMO (Project Management Office)- genera valor a los procesos de una organización, ya que permite que la implementación de cualquier proyecto se haga de acuerdo con las necesidades y al presupuesto asignado.
La metodología del Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute, PMI), se fundamenta en el Cuerpo de Conocimientos en Administración de Proyectos (Project Management Body of Knowledge, PMBoK), que describe los requerimientos para gerenciar proyectos y cómo usar las habilidades administrativas para lograr los objetivos planteados. El propósito de la Gerencia de Proyectos (GP), en una organización, no sólo consiste en lograr los entregables a tiempo, dentro de un presupuesto asignado y de acuerdo con los requisitos técnicos y de calidad (alcance), sino también generar valor para el negocio. De tal forma que contar con una estructura organizada para definir los procesos como la que plantea PMI, constituye un pilar de conocimiento estructurado para administrar la trazabilidad y el mejoramiento de los mismos. Por lo tanto, un proyecto es una operación con un principio y un fin, que se lleva a cabo para obtener las metas y el alcance establecido dentro los objetivos de costo, programación y calidad acordados. De lo anterior, se puede decir que la duración de un proyecto depende de su complejidad, sin olvidar que pueden existir hitos dentro de un proyecto o pequeños proyectos al interior de uno macro que al igual que todos requieren de la misma atención por parte del Gerente de Proyectos.
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Para implementar cualquier tecnología o proceso en una organización bajo la metodología de PMI, es necesario saber que este sólo se planea y se ejecuta después de realizar los estudios previos y de viabilidad que deben ser previamente aprobados, es decir, después de que el proyecto se considere viable y tenga presupuesto requerido y asignado. En consecuencia, toda la información obtenida de dichos estudios previos y del presupuesto, constituyen las variables de entrada que se utilizan para estructurar un proyecto, que se deben realizar en un orden lógico, pero no estricto, que permitan que los procesos sean efectivos. De este modo, el orden para planear los procesos según el PMBoK, es el siguiente:
- Integración
- Alcance
- Gestión del Tiempo
- Gestión de los Costos
- Gestión de la Calidad
- Gestión de los Recursos Humanos
- Gestión de las Comunicaciones
- Gestión de los Riesgos
- Gestión de las Adquisiciones
Estos procesos se pueden realizar en la secuencia presentada o de forma paralela. No obstante, procesos tales como la definición de la integración y el alcance del proyecto, requieren definirse antes de continuar con los demás, pues ellos se constituyen en pilares para el desarrollo de los siete restantes procesos. De esta forma, se puede decir que la planeación de un proyecto puede estar estructurada de acuerdo con el orden como se presentan las nueve áreas de conocimiento, mientras que, para la ejecución de los procesos, estos pueden ser integrados e incluso, complementarse unos con otros.
El PMBoK representa el libro sagrado de la metodología de trabajo del PMI, y describe nueve ejes fundamentales interrelacionados que se enfocan en un claro objetivo: conseguir en el tiempo y costo planeados, el objetivo o entregable del proyecto, en un nivel de alcance y de calidad predeterminados.
En conclusión, un proyecto se debe planear, dirigir y controlar, lo mismo que identificar su alcance, los tiempos, los recursos, los costos, los riesgos y el presupuesto que siempre debe ser revisado por la alta gerencia para su aprobación y control.
