Las organizaciones están llenas de procesos que se ejecutan a diario. Algunos de ellos funcionan bien, otros por el contrario, son ineficientes. Algunos son rápidos y se ejecutan sin problemas, otros, son a largo plazo e involucran a muchas personas, y pueden ser indispensables para lograr los resultados del negocio. Si su empresa se encuentra buscando una solución BPM (Business Process Management), con el objetivo de mejorar los resultados, es recomendable que identifique cuáles son los procesos que necesita mejorar.
¿Pero cómo identificar eficazmente estos procesos? Aquí algunas guías prácticas:
1. ¿Cuáles son los objetivos de su empresa?
El primer paso de una iniciativa de mejora de procesos de negocio es determinar los objetivos principales de su organización. Es importante que los directivos participen proporcionando la información. Cuando ya tenga esta información clara y concisa debe realizarse las siguientes preguntas: ¿Son los procesos existentes eficaces para alcanzar esta meta? ¿Están realmente alineados a la estrategia de la compañía?
2. Prepare su o?do
El siguiente paso es escuchar. Vaya a cada uno de los departamentos que componen su organización y entreviste a los responsables de cada equipo sobre lo que funciona y lo que no. Es importante que también se involucre con las personas y viva con ellos el día a día, de esta forma identificar? las actividades que no son eficaces y cómo se podrían mejorar.
Su misión no para ah?, parte de este proceso consiste también en entrevistar a los clientes, si están o no satisfechos con la calidad y el servicio.
Con esto claro usted finalizará con una lista de procesos que son los principales candidatos para la mejora.
3. Intervenga el problema
Para cada uno de los procesos de su lista, intente identificar el origen del problema, la causa principal que hace que los procesos no están ayudando a la consecución de los objetivos principales de la empresa. Examine si son cuellos de botella entorno a la actividad de una persona o equipo. Revise si es una desconexión entre equipos o una falla tecnológica relacionada con el sistema. Busque el flujo de la información, cómo se está dando, ¿las personas tienen acceso o visibilidad sobre los datos y flujos de trabajo? Enfóquese en los procesos de su lista que son esenciales para alcanzar los objetivos.
4. Centre su atención en el potencial
No es suficiente encontrar los problemas, también es necesario buscar las oportunidades. Busque en su lista aquellos procesos que tienen el potencial de generar un «gran cambio» para su organización. Aquí algunos ejemplos de procesos que si mejora significarán un gran cambio en su empresa:
- Servicio al cliente
- Posibilidad de modificar los procesos de forma rápida con el fin de competir mejor
- Integración de datos, procesos y personas con sistemas desconectados como CRM / ERP.
5. Cu?dese de los procesos de poco valor
Michael Hammer, profesor de MIT (Massachusetts Institute of Technology) en su artículo de Harvard Reengineering Work: Dont Automate, Obliterate? (Reingeniería de trabajo: No Automatizar, Destruir), afirmó que el principal desafío para las empresas es destruir el trabajo que no agrega valor en lugar de utilizar la tecnología para la automatización de la misma.
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6. Utilice su conocimiento
Ahora que ya sabe las metas, los candidatos del proceso, los problemas y el potencial, cuenta con un conocimiento esencial para lograr transformar su organización. Es momento de sentarse y analizar toda esta información. Inicie mezclando y trate de hacer coincidir los procesos con potencial, con los objetivos de su empresa. ¿Cuáles son los que tienen el mayor potencial para alcanzar esas metas si son mejorados? Su lista debe haberse reducido a la mitad. Usted debe tener 3 – 4 procesos candidatos para la primera fase de una iniciativa BPM.
7. Sea inteligente, comience pequeño
Las empresas no cuentan con recursos ilimitados. Vaya sobre cada uno de los procesos que seleccionó y haga un mapa sobre cómo una solución BPM puede mejorarlos. ¿Cuál es el proceso que mejor se adapta a la solución que está buscando? ¿Esa solución está encaminada a lograr los objetivos de la compañía ¿Si las respuestas son afirmativas cómo va a hacer para lograrlo?, cuánto requerirá en tiempo y costos? Busque siempre un enfoque de pequeños pasos pero con gran impacto.
Asesórese con analistas, proveedores y expertos en BPM. Ellos lo pueden asesorar sobre la viabilidad del proyecto que tiene pensado.
8. Comunique la solución
Ahora que ya cuenta con los procesos seleccionados, y trazó el camino hipotético de una solución, vuelva a los equipos de trabajo y comuníqueles la solución planteada. De este trabajo saldrán nuevos consejos y comentarios, escuchar es uno de los aspectos más importantes de la mejora de procesos de negocio, y continúa a lo largo de toda la iniciativa. Realice los cambios y ajustes que considere necesario.
9. Elabore un plan, céntrese en el ROI
Ya sabe lo que hay que hacer, ahora es momento de buscar la aprobación del proyecto. Elabore un informe donde describa los objetivos, los procesos y las soluciones que propone. Asegúrese de incluir el ROI estimado para cada fase y una línea de tiempo.
Una vez hecho esto, usted comienza el siguiente paso en el viaje: la selección de una solución BPM que se ajuste a sus necesidades.
