Las organizaciones estn llenas de procesos que se ejecutan a diario. Algunos de ellos funcionan bien, otros por el contrario, son ineficientes. Algunos son rpidos y se ejecutan sin problemas, otros, son a largo plazo e involucran a muchas personas, y pueden ser indispensables para lograr los resultados del negocio. Si su empresa se encuentra buscando una solucin BPM (Business Process Management), con el objetivo de mejorar los resultados, es recomendable que identifique cules son los procesos que necesita mejorar.

Pero cmo identificar eficazmente estos procesos ? Aqu algunas guas prcticas:

1. Cules son los objetivos de su empresa?

El primer paso de una iniciativa de mejora de procesos de negocio es determinar los objetivos principales de su organizacin. Es importante que los directivos participen proporcionando la informacin. Cuando ya tenga esta informacin clara y concisa debe realizarse las siguientes preguntas: Son los procesos existentes eficaces para alcanzar esta meta? Estn realmente alineados a la estrategia de la compaa?

2. Prepare su odo

El siguiente paso es escuchar. Vaya a cada uno de los departamentos que componen su organizacin y entreviste a los responsables de cada equipo sobre lo que funciona y lo que no. Es importante que tambin se involucre con las personas y viva con ellos el da a da, de esta forma identificar las actividades que no son eficaces y cmo se podran mejorar.

Su misin no para ah, parte de este proceso consiste tambin en entrevistar a los clientes, si estn o no satisfechos con la calidad y el servicio.

Con esto claro usted finalizar con una lista de procesos que son los principales candidatos para la mejora.

3. Intervenga el problema

Para cada uno de los procesos de su lista, intente identificar el origen del problema, la causa principal que hace que los procesos no estn ayudando a la consecucin de los objetivos principales de la empresa. Examine si son cuellos de botella entorno a la actividad de una persona o equipo. Revise si es una desconexin entre equipos o una falla tecnolgica relacionada con el sistema. Busque el flujo de la informacin, cmo se est dando, las personas tienen acceso o visibilidad sobre los datos y flujos de trabajo? Enfquese en los procesos de su lista que son esenciales para alcanzar los objetivos.

4. Centre su atencin en el potencial

No es suficiente encontrar los problemas, tambin es necesario buscar las oportunidades. Busque en su lista aquellos procesos que tienen el potencial de generar un «gran cambio» para su organizacin. Aqu algunos ejemplos de procesos que si mejora significarn un gran cambio en su empresa:

  • Servicio al cliente
  • Posibilidad de modificar los procesos de forma rpida con el fin de competir mejor
  • Integracin de datos, procesos y personas con sistemas desconectados como CRM / ERP.

 

5. Cudese de los procesos de poco valor

Michael Hammer, profesor de MIT (Massachusetts Institute of Technology) en su artculo de Harvard Reengineering Work: Dont Automate, Obliterate (Reingeniera de trabajo: No Automatizar, Destruir), afirm que el principal desafo para las empresas es destruir el trabajo que no agrega valor en lugar de utilizar la tecnologa para la automatizacin de la misma.

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6. Utilice su conocimiento

Ahora que ya sabe las metas, los candidatos del proceso, los problemas y el potencial, cuenta con un conocimiento esencial para lograr transformar su organizacin. Es momento de sentarse y analizar toda esta informacin. Inicie mezclando y trate de hacer coincidir los procesos con potencial, con los objetivos de su empresa. Cules son los que tienen el mayor potencial para alcanzar esas metas si son mejorados? Su lista debe haberse reducido a la mitad. Usted debe tener 3 – 4 procesos candidatos para la primera fase de una iniciativa BPM.

7. Sea inteligente, comience pequeo

Las empresas no cuentan con recursos ilimitados. Vaya sobre cada uno de los procesos que seleccion y haga un mapa sobre cmo una solucin BPM puede mejorarlos. Cul es el proceso que mejor se adapta a la solucin que est buscando? Esa solucin est encaminada a lograr los objetivos de la compaa? Si las respuestas son afirmativas cmo va a hacer para lograrlo?, cunto requerir en tiempo y costos? Busque siempre un enfoque de pequeos pasos pero con gran impacto.

Asesrese con analistas, proveedores y expertos en BPM. Ellos lo pueden asesorar sobre la viabilidad del proyecto que tiene pensado.

8. Comunique la solucin

Ahora que ya cuenta con los procesos seleccionados, y traz el camino hipottico de una solucin, vuelva a los equipos de trabajo y comunqueles la solucin planteada. De este trabajo saldrn nuevos consejos y comentarios, escuchar es uno de los aspectos ms importantes de la mejora de procesos de negocio, y contina a lo largo de toda la iniciativa. Realice los cambios y ajustes que considere necesario.

9. Elabore un plan, cntrese en el ROI

Ya sabe lo que hay que hacer, ahora es momento de buscar la aprobacin del proyecto. Elabore un informe donde describa los objetivos, los procesos y las soluciones que propone. Asegrese de incluir el ROI estimado para cada fase y una lnea de tiempo.

Una vez hecho esto, usted comienza el siguiente paso en el viaje: la seleccin de una solucin BPM que se ajuste a sus necesidades.

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